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Il bilancio e la contabilità per non addetti

Contabilità e bilancio per non addetti - Parte seconda

(Parte Prima)

La contabilità

Proviamo a spiegare ora la funzione della contabilità e come questa sia lo strumento per poter seguire l’andamento sia del patrimonio che del reddito nel corso del tempo. La contabilità ci consente infatti di pervenire a fine di un periodo di tempo, normalmente l’anno, ai 2 prospetti sopra visti: stato patrimoniale e conto economico (chiamato anche conto profitti e perdite). Ciò vale, come detto per un’attività imprenditoriale, ma anche per una ONLUS che opera nel campo del sociale senza mire di lucro.

Sia il patrimonio che il reddito cambiano, nel corso del tempo, in funzione di operazioni o fatti che accadono nell’impresa. Queste in gergo si chiamano transazioni. Cosa fa diventare i fatti aziendali transazioni, che poi daranno origine a registrazioni contabili? Il fatto appunto che variano il reddito o il patrimonio dell’azienda. E’ possibile che vari sia il patrimonio che il reddito ovvero solo il patrimonio o solo il reddito, ma in ogni caso deve variare almeno uno di questi due elementi per far trasformare il fatto aziendale in transazione e quindi in registrazione contabile.

Facciamo qualche esempio a titolo semplificativo:

  • non diventano transazioni e non danno origine a registrazioni contabili
    • la elaborazione e il successivo controllo di un budget di conto economico, cioè di un conto economico previsionale, la semplice previsione infatti non fa variare né reddito, né patrimonio
    • la decisione e la stesura di una nuova campagna pubblicitaria: solamente quando perverranno le fatture dell’agenzia di pubblicità avrò dei costi e quindi una variazione del reddito
    • una trattativa di vendita, la vendita non è ancora conclusa il reddito non aumenta ancora attraverso le vendite
  • diventano transazioni e danno origine a registrazioni contabili
    • l’incasso di un credito cliente, il pagamento di un debito fornitore:essi infatti diminuisco rispettivamente i crediti e i debiti, quindi il patrimonio
    • il pagamento degli stipendi ai dipendenti fa aumentare i costi e contemporaneamente diminuire il patrimonio
    • l’acquisto di materie prime fa aumentare i costi e quindi influisce sul reddito e quindi sul conto economico

La contabilità è lo strumento che consente di seguire le transazioni, dal punto di vista numerico, le quali causano una variazione del patrimonio e/o del reddito. La contabilità fu inventata da un frate, Fra Luca Pacioli, verso la fine del 1400 e fu all’origine utilizzata per supportare l’attività dei mercanti e dei banchieri dell’epoca. E’ sistema semplice ma completo, che è rimasto nella sua struttura base sostanzialmente invariato fino ad oggi.

In sintesi è possibile affermare che la contabilità è composta dalle scritture (registrazioni) contabili e dai conti contabili. La scrittura contabile evidenzia come si muovono le grandezze relative alle transazioni e viene riportata su un documento chiamato libro giornale, il conto è il serbatoio in cui si accumulano le grandezze relative alle scritture.

I conti sono un po’ come le anagrafiche del magazzino: è importante infatti che l’accumulo delle grandezze relative alle transazioni avvenga in un sistema opportunamente classificato e raggruppato; esso può essere inoltre classificato su più livelli. L’insieme di tutti i conti si chiama piano dei conti. Se vogliamo seguire le attrezzature di ufficio è importante creare una categoria generale “attrezzature di ufficio” e quindi sottocategorie intestate a: strumenti informatici hardware, strumenti informatici software, mobili, etc.

I saldi dei conti, in cui vengono riportate le registrazioni contabili, danno origine ai citati documenti che evidenziano il patrimonio (stato patrimoniale) e il reddito (conto economico). 

Vediamo quali sono le regole di funzionamento. La contabilità funziona in partita doppia, ciò significa che ogni registrazione contabile movimenta 2 (o più) grandezze, cioè due o più conti; i movimenti avvengono in dare e in avere. La contabilità permette di considerare ogni transazione sotto 2 aspetti, per questo si chiama anche contabilità in partita doppia.

Per ogni registrazione contabile gli importi dare sono complessivamente uguali agli importi avere.

Chiariamo una volta per tutte anche i significati di dare e avere che risultano un po’ misteriosi per i non addetti ai lavori. Non sprechiamo tempo per fare ragionamenti su chi o cosa deve dare o deve avere, ma limitiamoci ad affermare che le 2 grandezze che abbiamo menzionato, il patrimonio e il reddito aumentano o diminuiscono. Pertanto aumentano o diminuiscono tutte le componenti sia del patrimonio o del reddito. Quindi aumentano o diminuiscono sia gli elementi patrimoniali: crediti, debiti, banche, magazzino, mutui passivi etc, sia gli elementi del conto economico; vendite, costi del personale, acquisti materie, etc. Questi aumenti e diminuzioni, che come abbiamo detto, avvengono attraverso i conti contabili (consideriamoli come un serbatoio di accumulo), vanno situati in dare o in avere sulla base di alcune semplici regole. Dare e avere hanno pertanto la funzione di aumenti e diminuzioni, ovvero più e meno.

Poiché vengono movimentate sempre 2 conti (o più di 2 conti ma sempre in 2 gruppi), questi possono riguardare: entrambe il patrimonio, entrambe il reddito , uno il reddito uno il patrimonio. Ricordiamo inoltre che in contabilità non esistono numeri negativi; pertanto se una voce funziona in dare, le diminuzioni vanno in avere. Viceversa se una voce funziona in avere, le diminuzioni vanno in dare. Di seguito alcune regole per orientarsi fra le varie categorie di conti.

Ricordiamo inoltre che per convenzione, in tutti i prospetti: bilancio, conti contabili, registrazioni contabili inserite a giornale, il dare viene indicato a sinistra, l’avere a destra.

Stato patrimoniale

Le attività sono collocate in dare, quindi gli aumenti vanno posizionati in dare e le diminuzioni in avere.

Le passività sono collocate in avere, quindi gli aumenti vanno posizionati in avere e le diminuzioni in dare.

Gli elementi del patrimonio netto (capitale, riserve e utile) sono collocati in avere, quindi gli aumenti vanno posizionati in avere e le diminuzioni in dare.

Conto economico

Gli elementi positivi, quindi le vendite, sono collocati in avere, quindi gli aumenti (nuove vendite) vanno posizionati in avere e le diminuzioni (ad esempio i resi merce) in dare.

Gli elementi negativi, quindi tutti i costi (personale dipendente, acquisti materie prime, etc) sono collocati in dare, quindi gli aumenti vanno posizionati in dare e le diminuzioni in avere.

Per quanto concerne le registrazioni contabili, non mi perdo qui in spiegazioni tecniche che sicuramente interessano poco ai non addetti ai lavori, ma faccio solamente qualche esempio, semplificando al massimo. Naturalmente il contabile esperto conosce centinaia di scritture contabili corrispondenti ad altrettanti tipi di transazioni e le esegue con maggiori dettagli e precisazioni. Ricordiamo tuttavia che sul significato di dare o avere valgono le semplici regole sopraesposte.

Tutte le regole sovraesposte possono anche essere espresse nella seguente tabella

Dare

Avere

Stato patrimoniale attivo - aumenti

Stato patrimoniale passivo - aumenti

Conto economico costi - aumenti

Patrimonio netto – aumenti

 

Conto economico ricavi - aumenti

 

 

Stato patrimoniale passivo - diminuzioni

Stato patrimoniale attivo - diminuzioni

Patrimonio netto – diminuzioni

Conto economico costi - diminuzioni

Conto economico ricavi - diminuzioni

 

 

Scritture contabili - esempi

Indico qui alcuni esempi di scritture contabili. Non impegnatevi ad immaginare come possano essere altre differenti registrazioni, non dovete diventare dei contabili. Qui è sufficiente che si comprenda il fluire delle scritture contabili, con le quali si registrano le transazioni che rappresentano lo svolgimento dell’attività dell’azienda. Le registrazioni (scritture) fanno accumulare, attraverso i conti, un sistema ordinato che consente di seguire l’andamento del patrimonio e del reddito e a fine anno pervenire ai 2 documenti finali: lo stato patrimoniale e il conto economico.

Nell’esporre la scrittura (o registrazione) contabile, per convenzione, si scrive il dare a sinistra e l’avere a destra. Il documento sul quale vengono riportate le scritture contabili viene chiamato libro giornale.

 

Vendita di prodotti finiti.

 

Dare - Crediti clienti

Avere - Vendite

1.500 

Spiegazione.

I crediti sono un’attività, le attività sono collocate in dare, le vendite aumentano i crediti, quindi la transazione va sul conto “crediti clienti” in dare. Le vendite sono un componente positivo del conto economico. I componenti positivi del conto economico sono collocati in avere. Le vendite aumentano, quindi la transazione va sul conto “vendite” in avere.

Da questa scrittura contabile si carica il conto crediti clienti, che aumenta in dare e di contro il conto vendite, che aumenta in avere.

In questo caso una variazione è sul patrimonio (crediti clienti) , l’altra sul reddito (vendite).

 

Incasso del precedente credito cliente in contanti

Dare – Cassa

Avere – Crediti clienti

1.500 

Spiegazione.

I crediti sono un’attività, le attività sono collocate in dare, l’incasso diminuisce il credito, quindi la transazione va sul conto “crediti clienti” in avere. La cassa è un’attività, l’incasso fa aumentare la cassa, quindi la transazione va sul conto “cassa” in dare.

In questo caso sia il movimento in dare che quello in avere sono su conti di  patrimonio (Cassa e Crediti clienti).

 

Acquisto materie prime

Dare - Acquisti

Avere – Debiti fornitori

2.200 

Spiegazione.

I debiti sono una passività, le passività sono collocate in avere, gli acquisti aumentano i debiti, quindi la transazione va sul conto “debiti fornitori” in avere. Gli acquisti sono un componente negativo del conto economico. I componenti negativi sono collocati in dare. Gli acquisti aumentano, quindi la transazione va sul conto “acquisti” in dare.

Da questa scrittura contabile si carica il conto debiti fornitori, che aumenta in avere e di contro il conto acquisti, che aumenta in dare.

In questo caso una variazione è sul patrimonio (Debiti fornitori), l’altra sul reddito (Acquisti).

Vediamo cosa succede ai conti dopo un certo numero di registrazioni contabili. Abbiamo anticipato che i conti funzionano da serbatoio di accumulo delle grandezze date dalle registrazioni contabili effettuate. I conti infatti accumulano i valori delle transazioni per quanto concerne: attività e passività (patrimonio), costi e ricavi (reddito).

Facciamo l’esempio di 2 conti (schede contabili): i crediti clienti e le vendite

Crediti clienti

Dare

Avere

transazione

Importo

transazione

Importo

Credito fatt attiva 1

1500

Incasso fatt 1

1500

Credito fatt attiva 2

2000

Nota credito(reso merce) su fatt 2

300

Credito fatt attiva 3

2500

Incasso fatt 2 meno nota credito

1700

Totale dare al….

6000

Totale avere al….

3500

Vendite

Dare

Avere

transazione

Importo

transazione

Importo

Nota credito (reso merce) su fatt 2

300

Fattura attiva 1

1500

 

Fattura attiva 2

2000

 

Fattura attiva 3

2500

Totale dare al….

300

Totale avere al….

6000

 

Alcuni commenti.

  • Le 2 schede contabili riguardano una un elemento del patrimonio, i crediti clienti, e l’altra un elemento del reddito, le vendite.
  • Le registrazioni si cumulano sia in dare che in avere, secondo il fluire delle registrazioni contabili, che come già precisato vengono riportate sul libro giornale. Come si può vedere non ci sono numeri negativi: le diminuzioni, ad esempio la nota credito, vengono registrate nella sezione opposta; nel caso specifico in avere sul conto clienti e in dare sul conto vendite.
  • Alla fine del periodo (mese , semestre, anno, etc), il saldo della scheda è dato dalla differenza fra totale dare e totale avere.
    • per i crediti clienti si ha: 6.000 – 3.500 = 2.500. Ciò significa che, a seguito delle registrazioni contabili del periodo i crediti clienti che risultano alla fine sono 2.500. Il saldo dei crediti clienti è in dare, trattasi infatti di una attività
    • per le vendite si ha: 6.000 – 300 = 5.700. Ciò significa che, a seguito delle registrazioni contabili del periodo, le vendite che risultano alla fine sono 5.700. Il saldo delle vendite è in avere, trattasi infatti di un ricavo di conto economico.

Contabilità e bilancio per non addetti - Parte seconda

(Parte Prima)

La contabilità

Proviamo a spiegare ora la funzione della contabilità e come questa sia lo strumento per poter seguire l’andamento sia del patrimonio che del reddito nel corso del tempo. La contabilità ci consente infatti di pervenire a fine di un periodo di tempo, normalmente l’anno, ai 2 prospetti sopra visti: stato patrimoniale e conto economico (chiamato anche conto profitti e perdite). Ciò vale, come detto per un’attività imprenditoriale, ma anche per una ONLUS che opera nel campo del sociale senza mire di lucro.

Sia il patrimonio che il reddito cambiano, nel corso del tempo, in funzione di operazioni o fatti che accadono nell’impresa. Queste in gergo si chiamano transazioni. Cosa fa diventare i fatti aziendali transazioni, che poi daranno origine a registrazioni contabili? Il fatto appunto che variano il reddito o il patrimonio dell’azienda. E’ possibile che vari sia il patrimonio che il reddito ovvero solo il patrimonio o solo il reddito, ma in ogni caso deve variare almeno uno di questi due elementi per far trasformare il fatto aziendale in transazione e quindi in registrazione contabile.

Facciamo qualche esempio a titolo semplificativo:

  • non diventano transazioni e non danno origine a registrazioni contabili
    • la elaborazione e il successivo controllo di un budget di conto economico, cioè di un conto economico previsionale, la semplice previsione infatti non fa variare né reddito, né patrimonio
    • la decisione e la stesura di una nuova campagna pubblicitaria: solamente quando perverranno le fatture dell’agenzia di pubblicità avrò dei costi e quindi una variazione del reddito
    • una trattativa di vendita, la vendita non è ancora conclusa il reddito non aumenta ancora attraverso le vendite
  • diventano transazioni e danno origine a registrazioni contabili
    • l’incasso di un credito cliente, il pagamento di un debito fornitore:essi infatti diminuisco rispettivamente i crediti e i debiti, quindi il patrimonio
    • il pagamento degli stipendi ai dipendenti fa aumentare i costi e contemporaneamente diminuire il patrimonio
    • l’acquisto di materie prime fa aumentare i costi e quindi influisce sul reddito e quindi sul conto economico

La contabilità è lo strumento che consente di seguire le transazioni, dal punto di vista numerico, le quali causano una variazione del patrimonio e/o del reddito. La contabilità fu inventata da un frate, Fra Luca Pacioli, verso la fine del 1400 e fu all’origine utilizzata per supportare l’attività dei mercanti e dei banchieri dell’epoca. E’ sistema semplice ma completo, che è rimasto nella sua struttura base sostanzialmente invariato fino ad oggi.

In sintesi è possibile affermare che la contabilità è composta dalle scritture (registrazioni) contabili e dai conti contabili. La scrittura contabile evidenzia come si muovono le grandezze relative alle transazioni e viene riportata su un documento chiamato libro giornale, il conto è il serbatoio in cui si accumulano le grandezze relative alle scritture.

I conti sono un po’ come le anagrafiche del magazzino: è importante infatti che l’accumulo delle grandezze relative alle transazioni avvenga in un sistema opportunamente classificato e raggruppato; esso può essere inoltre classificato su più livelli. L’insieme di tutti i conti si chiama piano dei conti. Se vogliamo seguire le attrezzature di ufficio è importante creare una categoria generale “attrezzature di ufficio” e quindi sottocategorie intestate a: strumenti informatici hardware, strumenti informatici software, mobili, etc.

I saldi dei conti, in cui vengono riportate le registrazioni contabili, danno origine ai citati documenti che evidenziano il patrimonio (stato patrimoniale) e il reddito (conto economico). 

Vediamo quali sono le regole di funzionamento. La contabilità funziona in partita doppia, ciò significa che ogni registrazione contabile movimenta 2 (o più) grandezze, cioè due o più conti; i movimenti avvengono in dare e in avere. La contabilità permette di considerare ogni transazione sotto 2 aspetti, per questo si chiama anche contabilità in partita doppia.

Per ogni registrazione contabile gli importi dare sono complessivamente uguali agli importi avere.

Chiariamo una volta per tutte anche i significati di dare e avere che risultano un po’ misteriosi per i non addetti ai lavori. Non sprechiamo tempo per fare ragionamenti su chi o cosa deve dare o deve avere, ma limitiamoci ad affermare che le 2 grandezze che abbiamo menzionato, il patrimonio e il reddito aumentano o diminuiscono. Pertanto aumentano o diminuiscono tutte le componenti sia del patrimonio o del reddito. Quindi aumentano o diminuiscono sia gli elementi patrimoniali: crediti, debiti, banche, magazzino, mutui passivi etc, sia gli elementi del conto economico; vendite, costi del personale, acquisti materie, etc. Questi aumenti e diminuzioni, che come abbiamo detto, avvengono attraverso i conti contabili (consideriamoli come un serbatoio di accumulo), vanno situati in dare o in avere sulla base di alcune semplici regole. Dare e avere hanno pertanto la funzione di aumenti e diminuzioni, ovvero più e meno.

Poiché vengono movimentate sempre 2 conti (o più di 2 conti ma sempre in 2 gruppi), questi possono riguardare: entrambe il patrimonio, entrambe il reddito , uno il reddito uno il patrimonio. Ricordiamo inoltre che in contabilità non esistono numeri negativi; pertanto se una voce funziona in dare, le diminuzioni vanno in avere. Viceversa se una voce funziona in avere, le diminuzioni vanno in dare. Di seguito alcune regole per orientarsi fra le varie categorie di conti.

Ricordiamo inoltre che per convenzione, in tutti i prospetti: bilancio, conti contabili, registrazioni contabili inserite a giornale, il dare viene indicato a sinistra, l’avere a destra.

Stato patrimoniale

Le attività sono collocate in dare, quindi gli aumenti vanno posizionati in dare e le diminuzioni in avere.

Le passività sono collocate in avere, quindi gli aumenti vanno posizionati in avere e le diminuzioni in dare.

Gli elementi del patrimonio netto (capitale, riserve e utile) sono collocati in avere, quindi gli aumenti vanno posizionati in avere e le diminuzioni in dare.

Conto economico

Gli elementi positivi, quindi le vendite, sono collocati in avere, quindi gli aumenti (nuove vendite) vanno posizionati in avere e le diminuzioni (ad esempio i resi merce) in dare.

Gli elementi negativi, quindi tutti i costi (personale dipendente, acquisti materie prime, etc) sono collocati in dare, quindi gli aumenti vanno posizionati in dare e le diminuzioni in avere.

Per quanto concerne le registrazioni contabili, non mi perdo qui in spiegazioni tecniche che sicuramente interessano poco ai non addetti ai lavori, ma faccio solamente qualche esempio, semplificando al massimo. Naturalmente il contabile esperto conosce centinaia di scritture contabili corrispondenti ad altrettanti tipi di transazioni e le esegue con maggiori dettagli e precisazioni. Ricordiamo tuttavia che sul significato di dare o avere valgono le semplici regole sopraesposte.

Tutte le regole sovraesposte possono anche essere espresse nella seguente tabella

Dare

Avere

Stato patrimoniale attivo - aumenti

Stato patrimoniale passivo - aumenti

Conto economico costi - aumenti

Patrimonio netto – aumenti

 

Conto economico ricavi - aumenti

 

 

Stato patrimoniale passivo - diminuzioni

Stato patrimoniale attivo - diminuzioni

Patrimonio netto – diminuzioni

Conto economico costi - diminuzioni

Conto economico ricavi - diminuzioni

 

 

Scritture contabili - esempi

Indico qui alcuni esempi di scritture contabili. Non impegnatevi ad immaginare come possano essere altre differenti registrazioni, non dovete diventare dei contabili. Qui è sufficiente che si comprenda il fluire delle scritture contabili, con le quali si registrano le transazioni che rappresentano lo svolgimento dell’attività dell’azienda. Le registrazioni (scritture) fanno accumulare, attraverso i conti, un sistema ordinato che consente di seguire l’andamento del patrimonio e del reddito e a fine anno pervenire ai 2 documenti finali: lo stato patrimoniale e il conto economico.

Nell’esporre la scrittura (o registrazione) contabile, per convenzione, si scrive il dare a sinistra e l’avere a destra. Il documento sul quale vengono riportate le scritture contabili viene chiamato libro giornale.

 

Vendita di prodotti finiti.

 

Dare - Crediti clienti

Avere - Vendite

1.500 

Spiegazione.

I crediti sono un’attività, le attività sono collocate in dare, le vendite aumentano i crediti, quindi la transazione va sul conto “crediti clienti” in dare. Le vendite sono un componente positivo del conto economico. I componenti positivi del conto economico sono collocati in avere. Le vendite aumentano, quindi la transazione va sul conto “vendite” in avere.

Da questa scrittura contabile si carica il conto crediti clienti, che aumenta in dare e di contro il conto vendite, che aumenta in avere.

In questo caso una variazione è sul patrimonio (crediti clienti) , l’altra sul reddito (vendite).

 

Incasso del precedente credito cliente in contanti

Dare – Cassa

Avere – Crediti clienti

1.500 

Spiegazione.

I crediti sono un’attività, le attività sono collocate in dare, l’incasso diminuisce il credito, quindi la transazione va sul conto “crediti clienti” in avere. La cassa è un’attività, l’incasso fa aumentare la cassa, quindi la transazione va sul conto “cassa” in dare.

In questo caso sia il movimento in dare che quello in avere sono su conti di  patrimonio (Cassa e Crediti clienti).

 

Acquisto materie prime

Dare - Acquisti

Avere – Debiti fornitori

2.200 

Spiegazione.

I debiti sono una passività, le passività sono collocate in avere, gli acquisti aumentano i debiti, quindi la transazione va sul conto “debiti fornitori” in avere. Gli acquisti sono un componente negativo del conto economico. I componenti negativi sono collocati in dare. Gli acquisti aumentano, quindi la transazione va sul conto “acquisti” in dare.

Da questa scrittura contabile si carica il conto debiti fornitori, che aumenta in avere e di contro il conto acquisti, che aumenta in dare.

In questo caso una variazione è sul patrimonio (Debiti fornitori), l’altra sul reddito (Acquisti).

Vediamo cosa succede ai conti dopo un certo numero di registrazioni contabili. Abbiamo anticipato che i conti funzionano da serbatoio di accumulo delle grandezze date dalle registrazioni contabili effettuate. I conti infatti accumulano i valori delle transazioni per quanto concerne: attività e passività (patrimonio), costi e ricavi (reddito).

Facciamo l’esempio di 2 conti (schede contabili): i crediti clienti e le vendite

Crediti clienti

Dare

Avere

transazione

Importo

transazione

Importo

Credito fatt attiva 1

1500

Incasso fatt 1

1500

Credito fatt attiva 2

2000

Nota credito(reso merce) su fatt 2

300

Credito fatt attiva 3

2500

Incasso fatt 2 meno nota credito

1700

Totale dare al….

6000

Totale avere al….

3500

Vendite

Dare

Avere

transazione

Importo

transazione

Importo

Nota credito (reso merce) su fatt 2

300

Fattura attiva 1

1500

 

Fattura attiva 2

2000

 

Fattura attiva 3

2500

Totale dare al….

300

Totale avere al….

6000

 

Alcuni commenti.

  • Le 2 schede contabili riguardano una un elemento del patrimonio, i crediti clienti, e l’altra un elemento del reddito, le vendite.
  • Le registrazioni si cumulano sia in dare che in avere, secondo il fluire delle registrazioni contabili, che come già precisato vengono riportate sul libro giornale. Come si può vedere non ci sono numeri negativi: le diminuzioni, ad esempio la nota credito, vengono registrate nella sezione opposta; nel caso specifico in avere sul conto clienti e in dare sul conto vendite.
  • Alla fine del periodo (mese , semestre, anno, etc), il saldo della scheda è dato dalla differenza fra totale dare e totale avere.
    • per i crediti clienti si ha: 6.000 – 3.500 = 2.500. Ciò significa che, a seguito delle registrazioni contabili del periodo i crediti clienti che risultano alla fine sono 2.500. Il saldo dei crediti clienti è in dare, trattasi infatti di una attività
    • per le vendite si ha: 6.000 – 300 = 5.700. Ciò significa che, a seguito delle registrazioni contabili del periodo, le vendite che risultano alla fine sono 5.700. Il saldo delle vendite è in avere, trattasi infatti di un ricavo di conto economico.