Lo sentiamo il richiamo alla transizione al digitale?

Il 29 novembre 2021 AgID ha pubblicato due nuovi regolamenti, destinato a puntellare la struttura su cui si deve reggere la transazione al digitale, ovvero:

- il Regolamento recante le procedure finalizzate allo svolgimento dei compiti previsti dall’articolo 17, comma 1-quater, del CAD, adottato con determinazione n. 610/2021

- il Regolamento recante le procedure di contestazione, accertamento, segnalazione delle violazioni in materia di transizione digitale e di esercizio del potere sanzionatorio ai sensi dell’art.18-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modifiche, adottato con determinazione n. 611/2021.

Il primo riguarda il difensore civico per il digitale (CAD, art. 17, c. 1quater), ossia il soggetto cui debbono essere presentate le segnalazioni relative a presunte violazioni del Codice (il CAD) e di ogni altra norma in materia di digitalizzazione ed innovazione della pubblica amministrazione da parte delle pubbliche amministrazioni (D.lgs. 165/2001, art. 1, c. 2; Costituzione, art. 117), dei gestori di servizi pubblici, comprese le società quotate, in relazione ai servizi di pubblico interesse e delle società a controllo pubblico (D.lgs. 175/2016).

Chiunque può segnalare una situazione che viola la norma attraverso un’apposita aerea presente nel sito web di AgID; il Regolamento disciplina il procedimento attraverso cui il difensore per il digitale accerterà la non manifesta infondatezza della segnalazione. Qual è quindi il compito del difensore?

Sulla base dell’attività svolta dall’istruttore (nominato ex art. 3 del Regolamento, determinazione 610/2021) valuta la segnalazione, che risulta irricevibile nei casi in cui:

• non sia di competenza del difensore per il digitale, anche tenuto conto delle competenze istituzionali dell’Agenzia;

• sia eccessivamente generica o indeterminata;

• siano carenti gli elementi informativi;

• sia assimilabile ad altra segnalazione per la quale è già stato emesso un provvedimento.

Se non è data alcuna di queste situazioni, comunica l’avvio del procedimento al segnalante e dà inizio alla fase istruttoria, volta a verificare se il caso segnalato costituisca una violazione.

La conclusione vede due possibilità:

1. è manifesta l’infondatezza e l’irrilevanza della segnalazione, quindi si archivia il procedimento, trasmettendone comunicazione al segnalante;

2. la segnalazione è fondata, quindi, informando il segnalante, si trasmette il fascicolo al Direttore generale di AgID affinché proceda secondo quanto stabilito dall’art. 18bis del CAD, o meglio nel dettato del secondo Regolamento emanato il 29 novembre (determinazione 611/2021).

Il termine per la conclusione del procedimento è di 90 giorni, decorrenti dalla data di ricezione della segnalazione; va da sé che se entro questo termine non viene comunicato l'avvio del procedimento, la segnalazione s'intende archiviata (art. 4, c. 3 del Regolamento, determinazione 610/2021).

Veniamo dunque al secondo Regolamento (determinazione 611/2021) emanato il 29 novembre, pubblicato il 1° dicembre ma già aggiornato con determinazione n. 650 del 28 dicembre, per la necessità di sanare errori materiali rilevati nel frattempo, talvolta caduti sui richiami alla normativa.

L’AgID esercita poteri di vigilanza, verifica, controllo e monitoraggio sul rispetto delle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale e di ogni altra norma in materia di innovazione tecnologica e digitalizzazione della pubblica amministrazione (CAD, art. 18bis, c. 1). Il Regolamento disciplina i procedimenti volti ad accertare le violazioni e irrogare le sanzioni, nell’ambito di queste attività.

Input per l’avvio del procedimento di accertamento può essere :

• la trasmissione di una segnalazione accertata dal difensore per il digitale;

• la notizia di possibili violazioni generalizzate, che deve essere accertata in via preliminare nel termine di 90 giorni del momento in cui perviene.

Ove ricorrano quindi i presupposti prende avvio il procedimento di accertamento, di cui si dà comunicazione al soggetto vigilato, secondo la forma dettata dall’art. 5, c. 2 del Regolamento (determinazione 611/2021).

La fase istruttoria prevede l’acquisizione degli elementi necessari alla valutazione delle criticità rilevate nell’attuazione degli obblighi di transizione al digitale a carico dei soggetti vigilati ed è condotta sulla base della documentazione relativa alle presunte irregolarità (vedi esempi all’art. 6, c. 2 del Regolamento, determinazione 611/2021). Sono previste audizioni dei soggetti vigilati, ispezioni da remoto, richieste di informazioni aggiuntive, che comunque devono portare alla conclusione del procedimento di accertamento entro il termine di 180 giorni, decorrenti dalla data di protocollo della comunicazione di avvio dello stesso e considerate le possibili sospensioni normate dall’art. 7, cc. 2-3.

L’atto di accertamento conclude la fase istruttoria e se risultano verificate una o più violazioni viene trasmesso al soggetto vigilato, con l’indicazione di eventuali osservazioni – ovvero proposte o richieste finalizzate al miglioramento dei servizi erogati o delle modalità di conduzione dei progetti – e non conformità – che si traducono i violazioni di tipo A, violazione delle norme indicate dall’art. 18bis c. 1 e 5 del CAD e tipo B, violazione degli ulteriori obblighi previste dalle norme richiamate al c. 1, ovvero con la richiesta di informazioni e documenti aggiuntivi.

L’istruttoria può essere quindi integrata, secondo i termini previsti (art. 12 del Regolamento); il soggetto accusato può inviare scritti difensivi o chiedere di essere sentito.

Rimaste verificate le violazioni, sul trasgressore giunge la diffida che impone di adottare le soluzioni opportune per soddisfare gli obblighi previsti dalla normativa vigente, entro il termine perentorio fissato. Il soggetto diffidato, cui è eventualmente richiesto un piano di rientro che specifichi tempi e azioni di adeguamento alla norma, può presentare circostanze impedienti, perché dipendenti da terzi o dovute a situazioni particolarmente complesse, al fine di proporre un nuovo termine entro cui completare le azioni programmate.

Quindi, dato avvio ad un procedimento di accertamento, si prospettano le seguenti conclusioni:

• il fascicolo viene archiviato, perché non sono state accertate violazioni;

• il fascicolo viene archiviato, perché il trasgressore ha ottemperato entro i termini previsti a quanto disposto nella diffida;

• il fascicolo viene trasmesso al Direttore generale di AgID per l’attivazione del procedimento sanzionatorio, con riferimento alla mancata ottemperanza agli obblighi di conformare la propria condotta ai sensi dell’art. 18bis, c. 3 del CAD, nonché con riferimento alle violazioni indicate nell’art. 18bis, c. 5 sempre del CAD.

Il procedimento sanzionatorio quindi prende avvio qualora:

1. il soggetto vigilato non soddisfi le richieste di dati, documenti, informazioni ovvero trasmetta informazioni o dati parziali o non veritieri (art. 19 del Regolamento);

2. sia accertata la violazione.

La fase istruttoria di questo procedimento prevede la notifica al soggetto vigilato della violazione amministrativa, con indicate le irregolarità accertate, le sanzioni comminabili e la possibilità di effettuare entro 30 giorni il pagamento in misura ridotta ai sensi dell’art. 16 della L. 689/1981, ma anche con l’invito a presentare, entro i termini previsti, la richiesta di essere sentito o documenti difensivi.

Il provvedimento finale determina l’importo e dispone la sanzione amministrativa pecuniaria, salvo il caso in cui il trasgressore non provveda al pagamento in misura ridotta (ex art. 20 del Regolamento) e non sia dunque dichiarata l’estinzione del procedimento.

Attualmente nel sito web di AgID, nella sezione dedicata al Difensore civico per il digitale sono consultabili gli inviti rivolti dal difensore alle Amministrazioni affinché risolvessero problematiche accertate a seguito di segnalazione. Sarà interessante seguire attraverso gli estratti dei provvedimenti emanati e pubblicati da AgID in virtù di questo Regolamento, come rispondono le Amministrazioni a questo ulteriore richiamo alla necessità di impegnarsi sul percorso di transizione al digitale, in cui gioco-forza deve essere coinvolto l’utente, chiunque esso sia.