Avvocatura e internet: binomio di crescente attualità

Internet è percepita come la più grande rete telematica mondiale ed anche detta rete delle reti e collega alcune centinaia di milioni di utenti per mezzo di interconnessioni. Creata negli anni sessanta come progetto del Dipartimento della difesa statunitense per lo sviluppo di una rete telematica decentrata, alla fine della guerra fredda è stata messa a disposizione di impieghi civili, collegando dapprima i principali centri universitari e raggiungendo poi, in modo ampio, l’utenza aziendale ed infine quella domestica. Nell’arco di alcuni decenni è oggi divenuta la rete globale. In Italia, sono14 milioni gli utenti che accedono alla rete, anche occasionalmente, di cui un milione collegati in situazioni esterne, come corsi di formazione, presso amici, in biblioteca o “bar”, 9 milioni di utenti che si collegano almeno una volta a settimana; 4 milioni che si collegano tutti i giorni.

L’avvocatura, come la generalità delle libere professioni intellettuali, ha da tempo ceduto al fascino della rete globale. Infatti, non di rado, nei motori di ricerca troviamo molti siti web di avvocati e studi legali che offrono consulenze online, pareri, ma che, al contempo, offrono la possibilità di scaricare informazioni e documenti giuridici, utili non solo per operatori giuridici ma anche per la cosiddetta gente comune. Nasce, di conseguenza, la necessità di conciliare il fenomeno “internet” con la professione forense, dal punto di vista strettamente deontologico. Lo stesso Consiglio Nazionale Forense, prendendo coscienza dell’importanza che detiene internet nel campo dell’informazione e della possibilità di utilizzo della stessa rete, il 26 ottobre 2002 ha apportato delle modifiche al codice deontologico forense, novellando l’art. 17 (Informazioni sull’esercizio professionale) che consente all’avvocato di dare informazioni sulla propria attività professionale, secondo correttezza e verità, nel rispetto della dignità e del decoro della professione e degli obblighi di segretezza e di riservatezza. Tra i mezzi di informazione, che devono ritenersi consentiti, spuntano i siti web e le reti telematiche (Internet), purché propri dell’avvocato o di studi legali associati o di società di avvocati, nei limiti e nei contenuti dell’informazione, che deve contenere:

• i dati personali necessari (nomi, indirizzi, anche web, numeri di telefono e fax e indirizzi di posta elettronica, dati di nascita e di formazione del professionista, fotografie, lingue conosciute, articoli e libri pubblicati, attività didattica, onorificenze, e quant’altro relativo alla persona, limitatamente a ciò che attiene all’attività professionale esercitata);

• le informazioni dello studio (composizione, nome dei fondatori anche defunti, attività prevalenti svolte, numero degli addetti, sedi secondarie, orari di apertura);

• l’indicazione di un logo;

• l’indicazione della certificazione di qualità (l’avvocato che intenda fare menzione di una certificazione di qualità deve depositare presso il Consiglio dell’ordine il giustificativo della certificazione in corso di validità e l’indicazione completa del certificatore e del campo di applicazione della certificazione ufficialmente riconosciuta dallo Stato);

• indicazione dei dati anagrafici, p. Iva e Consiglio dell’ordine di appartenenza;

• impegno espressamente dichiarato al rispetto del codice deontologico, con la riproduzione del testo, ovvero con la precisazione dei modi o mezzi per consentirne il reperimento o la consultazione;

• indicazione della persona responsabile;

• specificazione degli estremi della eventuale polizza assicurativa, con copertura riferita anche alle prestazioni on-line e indicazione dei massimali;

• indicazione delle vigenti tariffe professionali per la determinazione dei corrispettivi.

Non è consentito, in ogni caso, l’utilizzazione di Internet per offerta di servizi e consulenze gratuite, in proprio o su siti di terzi.

Questa modifica, inserita in una dettagliata normativa, tiene conto di questi nuovi fenomeni e costituisce una forte spinta innovativa dell’esercizio professionale forense.

Ovviamente, internet non costituisce solo una forte spinta innovativa dell’esercizio professionale forense, ma dell’intero sistema giudiziario italiano. Si tratta della telematizzazione del processo o processo telematico, previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 123 del 13 febbraio 2001, che ha integrato e completato la disciplina prevista dal Decreto Presidenziale n. 513 del 1997 sul documento informatico. Tale progetto di digitalizzazione del processo consente l’esecuzione on-line delle operazioni di cancelleria: deposito di atti, trasmissioni di comunicazioni e notifiche, consultazione dello stato dei procedimenti, dei registri, dei fascicoli e della giurisprudenza. Secondo alcune stime, tale telematizzazione permetterà un significativo accorciamento dei procedimenti: secondo il Ministero della Giustizia, permetterà una riduzione della durata del processo civile fino a sei mesi, grazie all’eliminazione dei tempi di "attraversamento"; permetterà un’accelerazione delle cause di almeno il 20%; permetterà il recupero del 30-40% di efficienza nei servizi di cancelleria; una ottimizzazione dell’utilizzo del personale; la razionalizzazione e accelerazione dei tempi di notifica, con una riduzione media di 10 giorni per notifica; miglioramento della reperibilità di tutti gli eventi relativi a una causa e degli atti a essa associati, con indiretti benefici sui tempi del processo stimabili in circa cinque mesi; la semplificazione nell’organizzazione degli archivi e risparmio dei costi di conservazione del materiale cartaceo; una significativa diminuzione o eliminazione delle cause "esplorative"; l’aumento della cooperazione tra uffici giudiziari e attori esterni e all’interno dello stesso ufficio.

In definitiva, costituisce un importante approccio, nell’ambito dell’amministrazione della giustizia, dei principi relativi all’informatizzazione delle attività delle Pubbliche Amministrazioni.

Il processo telematico ruota intorno a quattro concetti fondamentali:

• documento informatico: l’art. 1 del decreto, lo definisce come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Questa definizione ha posto questioni circa la validità giuridica del documento informatico rispetto al tradizionale modello di documento scritto. I problemi che rilevano in questo ambito afferiscono alla valenza probatoria del documento redatto in forma digitale, alla sua immodificabilità e alla possibilità di identificarne con certezza l’autore.

• firma digitale: è il risultato di una procedura informatica basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

• dominio giustizia: si intende l’insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura.

• sistema informatico civile: si intende il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta il processo civile.

Quale funzione assume l’avvocato nel processo telematico?

Ovviamente, l’impulso per l’avvio del processo non può che venire dall’avvocato, in quanto il processo non può prescindere da un atto di impulso di parte. Pertanto, l’avvocato dovrà dotarsi di un lettore di smart card che consenta la sottoscrizione con firma digitale del documento prodotto, di un antivirus aggiornato e di una applicazione in grado di generare documenti in formato XML. Con tale dotazione, l’avvocato invierà atti e documenti agli uffici giudiziari, consultare registri e fascicoli d’ufficio e di parte, richiedere copie e ricevere le comunicazioni e le notificazioni della cancelleria e degli altri professionisti, che interagiscono nel processo, nella casella di posta elettronica, preventivamente comunicata al competente Consiglio dell’Ordine, che costituisce l’effettivo domicilio elettronico dell’avvocato.

Una volta completato il documento processuale, l’avvocato lo invierà al “punto di accesso” del sistema del processo telematico, che funge da ponte tra la postazione dell’avvocato e la rete internet, tramite la quale il documento arriverà al “dominio giustizia”.

Una volta ricevuto il documento sottoscritto dall’avvocato, il “punto di accesso” interpellerà il “punto di certificazione dei difensori”, che gestisce, in modo informatico, l’Albo dei soggetti abilitati all’esercizio della professione forense e che fornisce informazioni sullo stato dei difensori.

Confermata la qualità di soggetto legittimato all’esercizio della professione forense, il documento, firmato digitalmente, sarà inoltrato al “gestore centrale” ovvero il luogo, posto all’interno del sistema informatico del Ministero della Giustizia, nel quale viene ricevuto e smistato automaticamente all’ufficio giudiziario competente (“gestore locale”). Quest’ultimo, verificato che trattasi di documento processuale, provvederà alla formazione del “fascicolo informatico”, restituendo al mittente, come atto finale, una comunicazione contenente l’avvenuta ricezione e l’inserimento del documento nel fascicolo.

Tale fascicolo, alla stessa stregua di quello cartaceo, verrà incrementato da successivi atti di parte nonché dai verbali di udienza, dai provvedimenti redatti e firmati digitalmente dal Giudice, dalla relazione, firmata digitalmente, del consulente tecnico d’ufficio sino al deposito e trasmissione della sentenza.

Dall’analisi fin qui svolta, internet e avvocatura è un binomio di una crescente attualità e di un diffuso interesse pratico. L’Avvocatura ha un continuo e crescente bisogno di fruire di informazioni e di gestione informatizzata delle stesse. Chi se non internet può offrire e consentire ciò?

In estrema sintesi, internet ha aperto le porte alle infinite potenzialità delle libere professioni e dell’avvocatura in particolare, consentendo di aumentarne la qualità e l’efficienza dei contenuti testuali di alto valore informativo e di grande efficacia comunicativa. Internet è percepita come la più grande rete telematica mondiale ed anche detta rete delle reti e collega alcune centinaia di milioni di utenti per mezzo di interconnessioni. Creata negli anni sessanta come progetto del Dipartimento della difesa statunitense per lo sviluppo di una rete telematica decentrata, alla fine della guerra fredda è stata messa a disposizione di impieghi civili, collegando dapprima i principali centri universitari e raggiungendo poi, in modo ampio, l’utenza aziendale ed infine quella domestica. Nell’arco di alcuni decenni è oggi divenuta la rete globale. In Italia, sono14 milioni gli utenti che accedono alla rete, anche occasionalmente, di cui un milione collegati in situazioni esterne, come corsi di formazione, presso amici, in biblioteca o “bar”, 9 milioni di utenti che si collegano almeno una volta a settimana; 4 milioni che si collegano tutti i giorni.

L’avvocatura, come la generalità delle libere professioni intellettuali, ha da tempo ceduto al fascino della rete globale. Infatti, non di rado, nei motori di ricerca troviamo molti siti web di avvocati e studi legali che offrono consulenze online, pareri, ma che, al contempo, offrono la possibilità di scaricare informazioni e documenti giuridici, utili non solo per operatori giuridici ma anche per la cosiddetta gente comune. Nasce, di conseguenza, la necessità di conciliare il fenomeno “internet” con la professione forense, dal punto di vista strettamente deontologico. Lo stesso Consiglio Nazionale Forense, prendendo coscienza dell’importanza che detiene internet nel campo dell’informazione e della possibilità di utilizzo della stessa rete, il 26 ottobre 2002 ha apportato delle modifiche al codice deontologico forense, novellando l’art. 17 (Informazioni sull’esercizio professionale) che consente all’avvocato di dare informazioni sulla propria attività professionale, secondo correttezza e verità, nel rispetto della dignità e del decoro della professione e degli obblighi di segretezza e di riservatezza. Tra i mezzi di informazione, che devono ritenersi consentiti, spuntano i siti web e le reti telematiche (Internet), purché propri dell’avvocato o di studi legali associati o di società di avvocati, nei limiti e nei contenuti dell’informazione, che deve contenere:

• i dati personali necessari (nomi, indirizzi, anche web, numeri di telefono e fax e indirizzi di posta elettronica, dati di nascita e di formazione del professionista, fotografie, lingue conosciute, articoli e libri pubblicati, attività didattica, onorificenze, e quant’altro relativo alla persona, limitatamente a ciò che attiene all’attività professionale esercitata);

• le informazioni dello studio (composizione, nome dei fondatori anche defunti, attività prevalenti svolte, numero degli addetti, sedi secondarie, orari di apertura);

• l’indicazione di un logo;

• l’indicazione della certificazione di qualità (l’avvocato che intenda fare menzione di una certificazione di qualità deve depositare presso il Consiglio dell’ordine il giustificativo della certificazione in corso di validità e l’indicazione completa del certificatore e del campo di applicazione della certificazione ufficialmente riconosciuta dallo Stato);

• indicazione dei dati anagrafici, p. Iva e Consiglio dell’ordine di appartenenza;

• impegno espressamente dichiarato al rispetto del codice deontologico, con la riproduzione del testo, ovvero con la precisazione dei modi o mezzi per consentirne il reperimento o la consultazione;

• indicazione della persona responsabile;

• specificazione degli estremi della eventuale polizza assicurativa, con copertura riferita anche alle prestazioni on-line e indicazione dei massimali;

• indicazione delle vigenti tariffe professionali per la determinazione dei corrispettivi.

Non è consentito, in ogni caso, l’utilizzazione di Internet per offerta di servizi e consulenze gratuite, in proprio o su siti di terzi.

Questa modifica, inserita in una dettagliata normativa, tiene conto di questi nuovi fenomeni e costituisce una forte spinta innovativa dell’esercizio professionale forense.

Ovviamente, internet non costituisce solo una forte spinta innovativa dell’esercizio professionale forense, ma dell’intero sistema giudiziario italiano. Si tratta della telematizzazione del processo o processo telematico, previsto dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 123 del 13 febbraio 2001, che ha integrato e completato la disciplina prevista dal Decreto Presidenziale n. 513 del 1997 sul documento informatico. Tale progetto di digitalizzazione del processo consente l’esecuzione on-line delle operazioni di cancelleria: deposito di atti, trasmissioni di comunicazioni e notifiche, consultazione dello stato dei procedimenti, dei registri, dei fascicoli e della giurisprudenza. Secondo alcune stime, tale telematizzazione permetterà un significativo accorciamento dei procedimenti: secondo il Ministero della Giustizia, permetterà una riduzione della durata del processo civile fino a sei mesi, grazie all’eliminazione dei tempi di "attraversamento"; permetterà un’accelerazione delle cause di almeno il 20%; permetterà il recupero del 30-40% di efficienza nei servizi di cancelleria; una ottimizzazione dell’utilizzo del personale; la razionalizzazione e accelerazione dei tempi di notifica, con una riduzione media di 10 giorni per notifica; miglioramento della reperibilità di tutti gli eventi relativi a una causa e degli atti a essa associati, con indiretti benefici sui tempi del processo stimabili in circa cinque mesi; la semplificazione nell’organizzazione degli archivi e risparmio dei costi di conservazione del materiale cartaceo; una significativa diminuzione o eliminazione delle cause "esplorative"; l’aumento della cooperazione tra uffici giudiziari e attori esterni e all’interno dello stesso ufficio.

In definitiva, costituisce un importante approccio, nell’ambito dell’amministrazione della giustizia, dei principi relativi all’informatizzazione delle attività delle Pubbliche Amministrazioni.

Il processo telematico ruota intorno a quattro concetti fondamentali:

• documento informatico: l’art. 1 del decreto, lo definisce come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. Questa definizione ha posto questioni circa la validità giuridica del documento informatico rispetto al tradizionale modello di documento scritto. I problemi che rilevano in questo ambito afferiscono alla valenza probatoria del documento redatto in forma digitale, alla sua immodificabilità e alla possibilità di identificarne con certezza l’autore.

• firma digitale: è il risultato di una procedura informatica basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici.

• dominio giustizia: si intende l’insieme delle risorse hardware e software, mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta in via informatica e telematica qualsiasi tipo di attività, di dato, di servizio, di comunicazione e di procedura.

• sistema informatico civile: si intende il sottoinsieme delle risorse del dominio giustizia mediante il quale l’amministrazione della giustizia tratta il processo civile.

Quale funzione assume l’avvocato nel processo telematico?

Ovviamente, l’impulso per l’avvio del processo non può che venire dall’avvocato, in quanto il processo non può prescindere da un atto di impulso di parte. Pertanto, l’avvocato dovrà dotarsi di un lettore di smart card che consenta la sottoscrizione con firma digitale del documento prodotto, di un antivirus aggiornato e di una applicazione in grado di generare documenti in formato XML. Con tale dotazione, l’avvocato invierà atti e documenti agli uffici giudiziari, consultare registri e fascicoli d’ufficio e di parte, richiedere copie e ricevere le comunicazioni e le notificazioni della cancelleria e degli altri professionisti, che interagiscono nel processo, nella casella di posta elettronica, preventivamente comunicata al competente Consiglio dell’Ordine, che costituisce l’effettivo domicilio elettronico dell’avvocato.

Una volta completato il documento processuale, l’avvocato lo invierà al “punto di accesso” del sistema del processo telematico, che funge da ponte tra la postazione dell’avvocato e la rete internet, tramite la quale il documento arriverà al “dominio giustizia”.

Una volta ricevuto il documento sottoscritto dall’avvocato, il “punto di accesso” interpellerà il “punto di certificazione dei difensori”, che gestisce, in modo informatico, l’Albo dei soggetti abilitati all’esercizio della professione forense e che fornisce informazioni sullo stato dei difensori.

Confermata la qualità di soggetto legittimato all’esercizio della professione forense, il documento, firmato digitalmente, sarà inoltrato al “gestore centrale” ovvero il luogo, posto all’interno del sistema informatico del Ministero della Giustizia, nel quale viene ricevuto e smistato automaticamente all’ufficio giudiziario competente (“gestore locale”). Quest’ultimo, verificato che trattasi di documento processuale, provvederà alla formazione del “fascicolo informatico”, restituendo al mittente, come atto finale, una comunicazione contenente l’avvenuta ricezione e l’inserimento del documento nel fascicolo.

Tale fascicolo, alla stessa stregua di quello cartaceo, verrà incrementato da successivi atti di parte nonché dai verbali di udienza, dai provvedimenti redatti e firmati digitalmente dal Giudice, dalla relazione, firmata digitalmente, del consulente tecnico d’ufficio sino al deposito e trasmissione della sentenza.

Dall’analisi fin qui svolta, internet e avvocatura è un binomio di una crescente attualità e di un diffuso interesse pratico. L’Avvocatura ha un continuo e crescente bisogno di fruire di informazioni e di gestione informatizzata delle stesse. Chi se non internet può offrire e consentire ciò?

In estrema sintesi, internet ha aperto le porte alle infinite potenzialità delle libere professioni e dell’avvocatura in particolare, consentendo di aumentarne la qualità e l’efficienza dei contenuti testuali di alto valore informativo e di grande efficacia comunicativa.