Le nuove regole contenute nel 2215bis Codice Civile: caro legislatore come ti stabilizzo trimestralmente il registro contabile?

Tralasciando discorsi sull’opportunità o meno di introdurre modifiche al codice civile utilizzando una legge di conversione di un decreto legge che inizialmente non conteneva nulla al riguardo, sicuramente possiamo affermare che il Legislatore ha, senza evidentemente ragionarci il tempo necessario[1], introdotto una norma che letta superficialmente può portare a interpretazioni non in linea con il sistema giuridico ormai consolidato in tema di formazione e conservazione dei documenti informatici[2].

Numerosi interventi legislativi hanno ormai delineato un quadro piuttosto chiaro in tema di documento informatico; la lettura combinata del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs 82/2005), le normative tecniche da esso richiamate (Del. CNIPA n.11/2004 e DPCM 13 gennaio 2004) e le recenti normative di settore (relative ai documenti fiscali[3], del lavoro[4] e assicurativi[5]) mostrano come Tenuta (e Emissione) e Conservazione dei Documenti informatici hanno esigenze e regole differenti.

In una prima fase, quella della tenuta e emissione del documento, l’esigenza di dare stabilità ed inalterabilità al documento viene soddisfatta mediante il ricorso al riferimento temporale e alla firma digitale di chi lo ha formato (o lo detiene). Successivamente, al fine di cristallizzarne il contenuto e renderlo opponibile a terzi, il documento informatico viene portato in Conservazione mediante l’apposizione della firma digitale e, quindi, della marca temporale.

Se questo è il quadro venutosi a formare, davvero non si comprende perché il legislatore abbia voluto “sconvolgerlo” introducendo una “marcatura” (sempre se con tale termine ci si è voluti riferire alla marca temporale) trimestrale, quando una conservazione annuale sarebbe più che sufficiente ( oltre che in linea con la prassi attuale) .

A questo punto è quantomeno lecito chiedersi se con il termine marcatura si sia voluto realmente intendere apposizione della “marca temporale”; il legislatore ha voluto veramente restringere i tempi per la Conservazione? Se così è, allora perché non abrogare la Conservazione annuale prevista DMEF 23 gennaio 2004?

Più corretto sarebbe stato parlare di riferimento temporale e con molta probabilità, come ipotizzato anche dagli avvocati Lisi e. Zingarelli[6], il legislatore ha solo utilizzato un termine con poca attenzione.

Ad ulteriore riprova di quanto affermato è utile effettuare alcune ulteriori considerazioni.

La vidimazione, insieme alla bollatura, sono adempimenti aboliti, per la versione cartacea del libro giornale ed inventari, già dal 2001 (Legge n.383 del 18/10/2001), perché reintrodurli per la versione informatica di tali scritture?

Ancora, in riferimento alle altre scritture, l’utilizzo della marca temporale e non del riferimento, ogni tre mesi comporterebbe una “cristallizzazione” ad una data certa, anche quando il documento potrebbe tranquillamente non contenere ciò che cronologicamente è avvenuto nei tre mesi precedenti: l’art. 22 del Dpr 600/1973 richiede espressamente che le iscrizioni vengano effettuate entro 60 giorni e tale possibilità non sembra essere venuta meno. Per capirci meglio, apponendo una marca temporale a marzo il documento così cristallizzato potrebbe, e nulla lo vieterebbe, non contenere iscrizioni di avvenimenti relativi ai mesi di febbraio e marzo.

Ancora una volta non si può fare a meno di notare l’inutilità del ricorso alla marca temporale, quando per i soli fini di stabilizzazione del documento a garanzia della sua tenuta risulta più che sufficiente il collaudato sistema riferimento temporale+firma digitale.

La conservazione e, quindi, la cristallizzazione nel tempo del registro contabile deve continuare a essere effettuata annualmente.

Ci si augura che al più presto si ponga rimedio a tali situazione di incertezza interpretativa intervenendo, quantomeno, a modificare il termine “marcatura”; solo un percorso chiaro verso la dematerializzazione permetterà di raggiungere gli obiettivi di semplificazione e riduzione degli adempimenti amministrativi per la aziende che il governo si era prefissato.

[2] Dello stesso avviso Lisi-Zingarelli in Commento al nuovo art. 2215bis cod. civ.: ma siamo sicuri che la “marcatura temporale” è la “marca temporale”? pubblicato sul sito di ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti) alla pagina http://www.anorc.it/notizia/93_Commento_al_nuovo_art._2215bis_cod._civ.__ma_siamo_sicuri_che_la_“marcatura.html.

[3] DMEF 23 gennaio 2004.

[4] DM 9 luglio 2008 e Circolare 20/2008 del Ministero del lavoro.

[5] Regolamento Isvap 27/2008.

[6] Lisi-Zingarelli in Commento al nuovo art. 2215bis cod. civ.: ma siamo sicuri che la “marcatura temporale” è la “marca temporale”?, cit.

Tralasciando discorsi sull’opportunità o meno di introdurre modifiche al codice civile utilizzando una legge di conversione di un decreto legge che inizialmente non conteneva nulla al riguardo, sicuramente possiamo affermare che il Legislatore ha, senza evidentemente ragionarci il tempo necessario[1], introdotto una norma che letta superficialmente può portare a interpretazioni non in linea con il sistema giuridico ormai consolidato in tema di formazione e conservazione dei documenti informatici[2].

Numerosi interventi legislativi hanno ormai delineato un quadro piuttosto chiaro in tema di documento informatico; la lettura combinata del Codice dell’amministrazione digitale (D.Lgs 82/2005), le normative tecniche da esso richiamate (Del. CNIPA n.11/2004 e DPCM 13 gennaio 2004) e le recenti normative di settore (relative ai documenti fiscali[3], del lavoro[4] e assicurativi[5]) mostrano come Tenuta (e Emissione) e Conservazione dei Documenti informatici hanno esigenze e regole differenti.

In una prima fase, quella della tenuta e emissione del documento, l’esigenza di dare stabilità ed inalterabilità al documento viene soddisfatta mediante il ricorso al riferimento temporale e alla firma digitale di chi lo ha formato (o lo detiene). Successivamente, al fine di cristallizzarne il contenuto e renderlo opponibile a terzi, il documento informatico viene portato in Conservazione mediante l’apposizione della firma digitale e, quindi, della marca temporale.

Se questo è il quadro venutosi a formare, davvero non si comprende perché il legislatore abbia voluto “sconvolgerlo” introducendo una “marcatura” (sempre se con tale termine ci si è voluti riferire alla marca temporale) trimestrale, quando una conservazione annuale sarebbe più che sufficiente ( oltre che in linea con la prassi attuale) .

A questo punto è quantomeno lecito chiedersi se con il termine marcatura si sia voluto realmente intendere apposizione della “marca temporale”; il legislatore ha voluto veramente restringere i tempi per la Conservazione? Se così è, allora perché non abrogare la Conservazione annuale prevista DMEF 23 gennaio 2004?

Più corretto sarebbe stato parlare di riferimento temporale e con molta probabilità, come ipotizzato anche dagli avvocati Lisi e. Zingarelli[6], il legislatore ha solo utilizzato un termine con poca attenzione.

Ad ulteriore riprova di quanto affermato è utile effettuare alcune ulteriori considerazioni.

La vidimazione, insieme alla bollatura, sono adempimenti aboliti, per la versione cartacea del libro giornale ed inventari, già dal 2001 (Legge n.383 del 18/10/2001), perché reintrodurli per la versione informatica di tali scritture?

Ancora, in riferimento alle altre scritture, l’utilizzo della marca temporale e non del riferimento, ogni tre mesi comporterebbe una “cristallizzazione” ad una data certa, anche quando il documento potrebbe tranquillamente non contenere ciò che cronologicamente è avvenuto nei tre mesi precedenti: l’art. 22 del Dpr 600/1973 richiede espressamente che le iscrizioni vengano effettuate entro 60 giorni e tale possibilità non sembra essere venuta meno. Per capirci meglio, apponendo una marca temporale a marzo il documento così cristallizzato potrebbe, e nulla lo vieterebbe, non contenere iscrizioni di avvenimenti relativi ai mesi di febbraio e marzo.

Ancora una volta non si può fare a meno di notare l’inutilità del ricorso alla marca temporale, quando per i soli fini di stabilizzazione del documento a garanzia della sua tenuta risulta più che sufficiente il collaudato sistema riferimento temporale+firma digitale.

La conservazione e, quindi, la cristallizzazione nel tempo del registro contabile deve continuare a essere effettuata annualmente.

Ci si augura che al più presto si ponga rimedio a tali situazione di incertezza interpretativa intervenendo, quantomeno, a modificare il termine “marcatura”; solo un percorso chiaro verso la dematerializzazione permetterà di raggiungere gli obiettivi di semplificazione e riduzione degli adempimenti amministrativi per la aziende che il governo si era prefissato.

[2] Dello stesso avviso Lisi-Zingarelli in Commento al nuovo art. 2215bis cod. civ.: ma siamo sicuri che la “marcatura temporale” è la “marca temporale”? pubblicato sul sito di ANORC (Associazione Nazionale Operatori e Responsabili della Conservazione digitale dei documenti) alla pagina http://www.anorc.it/notizia/93_Commento_al_nuovo_art._2215bis_cod._civ.__ma_siamo_sicuri_che_la_“marcatura.html.

[3] DMEF 23 gennaio 2004.

[4] DM 9 luglio 2008 e Circolare 20/2008 del Ministero del lavoro.

[5] Regolamento Isvap 27/2008.

[6] Lisi-Zingarelli in Commento al nuovo art. 2215bis cod. civ.: ma siamo sicuri che la “marcatura temporale” è la “marca temporale”?, cit.