Documento informatico: emanate le regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale, nonché di conservazione
È stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, n. 8 del 12 gennaio 2015, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005”.
Il provvedimento specifica le regole tecniche per la corretta gestione dei documenti informatici da parte delle pubbliche amministrazioni, alle quali vengono concessi diciotto mesi dalla sua entrata in vigore per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti (articolo 17).
Va tuttavia evidenziato come ai sensi dell’articolo 2, comma 3, del Codice dell’amministrazione digitale - peraltro espressamente richiamato dall’articolo 2, comma 4, del decreto de qua - dette regole si applicano anche ai privati, assumendo esse così portata generale.
Per quanto attiene al contenuto, il decreto individua in via preliminare le seguenti “principali” modalità di formazione del documento informatico: “a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica” (articolo 3, comma 1).
Per ciascuna modalità vengono indicate le operazioni da porre in essere al fine di garantire l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico: nel caso in cui sia stato redatto tramite l’utilizzo di strumenti software è, ad esempio, necessaria la sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata oppure il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa (articolo 3, comma 4).
Nel provvedimento viene prescritto che le copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico debbano essere poste in essere “mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia” (articolo 4) e che il duplicato informatico di un documento informatico debba essere “prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine” (articolo 5).
Dello stesso tenore anche le regole relative alle copie e agli estratti informatici di un documento informatico che devono essere prodotte/i “mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia” (articolo 6, comma 1).
Alla formazione dei documenti amministrativi informatici vengono dedicate alcune regole ulteriori rispetto a quelle dettate per i documenti informatici, mentre regole ad hoc disciplinano la formazione e la conservazione dei fascicoli informatici della Pubblica Amministrazione.
In allegato al decreto vengono, invece, riportate le “specifiche tecniche” relative ai formati, agli standard tecnici di riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, al pacchetto di archiviazione e alla struttura dei metadati, il cui aggiornamento viene demandato all'Agenzia per l’Italia digitale, la quale provvederà all’occorrenza con delibera (articolo 1, comma 2). Tale soluzione legislativa dovrebbe permettere – o almeno questa è l’intenzione – di rivedere prontamente le specifiche tecniche alla luce dell’esperienza e delle novità tecnologiche col tempo maturate.
L’importanza del rispetto delle regole tecniche disposte dal decreto in parola è legata alle rilevanti conseguenze che il Codice dell’amministrazione digitale ne fa discendere. Solo la loro osservanza, infatti, (i) rende “Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici (…) validi e rilevanti agli effetti di legge” (articolo 20, comma 1); (ii) consente di soddisfare “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente (…) a mezzo di documenti informatici” (articolo 20, comma 5-bis); (iii) attribuisce alle “copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico” la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte, potendo sostituire questi ultimi “ad ogni effetto di legge” ed essere “idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge” (articolo 22); (iv) attribuisce ai “duplicati informatici (…) il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti” (articolo 23-bis); (v) permette alle “copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti” di avere “il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte” (articolo 23-ter); (vi) consente alle pubbliche amministrazioni di poter formare “gli originali dei propri documenti con mezzi informatici” senza dover più produrre e conservare documenti su supporto analogico (articolo 40, comma 1); (vii) rende i procedimenti amministrativi conformi “ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico” (articolo 41).
(Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 13 novembre 2014)
Avv. Italo Cerno
È stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, Serie Generale, n. 8 del 12 gennaio 2015, il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 recante le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al Decreto Legislativo n. 82 del 2005”.
Il provvedimento specifica le regole tecniche per la corretta gestione dei documenti informatici da parte delle pubbliche amministrazioni, alle quali vengono concessi diciotto mesi dalla sua entrata in vigore per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei documenti (articolo 17).
Va tuttavia evidenziato come ai sensi dell’articolo 2, comma 3, del Codice dell’amministrazione digitale - peraltro espressamente richiamato dall’articolo 2, comma 4, del decreto de qua - dette regole si applicano anche ai privati, assumendo esse così portata generale.
Per quanto attiene al contenuto, il decreto individua in via preliminare le seguenti “principali” modalità di formazione del documento informatico: “a) redazione tramite l’utilizzo di appositi strumenti software; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) registrazione informatica delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più basi dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica” (articolo 3, comma 1).
Per ciascuna modalità vengono indicate le operazioni da porre in essere al fine di garantire l’immodificabilità e l’integrità del documento informatico: nel caso in cui sia stato redatto tramite l’utilizzo di strumenti software è, ad esempio, necessaria la sottoscrizione con firma digitale o con firma elettronica qualificata oppure il trasferimento a soggetti terzi con posta elettronica certificata con ricevuta completa (articolo 3, comma 4).
Nel provvedimento viene prescritto che le copie per immagine su supporto informatico di un documento analogico debbano essere poste in essere “mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia” (articolo 4) e che il duplicato informatico di un documento informatico debba essere “prodotto mediante processi e strumenti che assicurino che il documento informatico ottenuto sullo stesso sistema di memorizzazione, o su un sistema diverso, contenga la stessa sequenza di bit del documento informatico di origine” (articolo 5).
Dello stesso tenore anche le regole relative alle copie e agli estratti informatici di un documento informatico che devono essere prodotte/i “mediante processi e strumenti che assicurino la corrispondenza del contenuto della copia o dell’estratto informatico alle informazioni del documento informatico di origine previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia” (articolo 6, comma 1).
Alla formazione dei documenti amministrativi informatici vengono dedicate alcune regole ulteriori rispetto a quelle dettate per i documenti informatici, mentre regole ad hoc disciplinano la formazione e la conservazione dei fascicoli informatici della Pubblica Amministrazione.
In allegato al decreto vengono, invece, riportate le “specifiche tecniche” relative ai formati, agli standard tecnici di riferimento per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici, al pacchetto di archiviazione e alla struttura dei metadati, il cui aggiornamento viene demandato all'Agenzia per l’Italia digitale, la quale provvederà all’occorrenza con delibera (articolo 1, comma 2). Tale soluzione legislativa dovrebbe permettere – o almeno questa è l’intenzione – di rivedere prontamente le specifiche tecniche alla luce dell’esperienza e delle novità tecnologiche col tempo maturate.
L’importanza del rispetto delle regole tecniche disposte dal decreto in parola è legata alle rilevanti conseguenze che il Codice dell’amministrazione digitale ne fa discendere. Solo la loro osservanza, infatti, (i) rende “Il documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici (…) validi e rilevanti agli effetti di legge” (articolo 20, comma 1); (ii) consente di soddisfare “Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti dalla legislazione vigente (…) a mezzo di documenti informatici” (articolo 20, comma 5-bis); (iii) attribuisce alle “copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico” la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono tratte, potendo sostituire questi ultimi “ad ogni effetto di legge” ed essere “idonee ad assolvere gli obblighi di conservazione previsti dalla legge” (articolo 22); (iv) attribuisce ai “duplicati informatici (…) il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti” (articolo 23-bis); (v) permette alle “copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti” di avere “il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte” (articolo 23-ter); (vi) consente alle pubbliche amministrazioni di poter formare “gli originali dei propri documenti con mezzi informatici” senza dover più produrre e conservare documenti su supporto analogico (articolo 40, comma 1); (vii) rende i procedimenti amministrativi conformi “ai principi di una corretta gestione documentale ed alla disciplina della formazione, gestione, conservazione e trasmissione del documento informatico” (articolo 41).
(Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, 13 novembre 2014)
Avv. Italo Cerno
