L’Organismo di vigilanza nelle piccole imprese secondo la UNI/PdR 138:2023
L’Organismo di vigilanza nelle piccole imprese secondo la UNI/PdR 138:2023
Torno sulla Prassi di riferimento UNI 138:2023, redatta dal tavolo di lavoro promosso dalla Provincia di Trento che ho avuto il piacere di coordinare.
La prassi di riferimento definisce gli elementi di contenuto e i profili di attuazione di un Modello semplificato di organizzazione, gestione e controllo di cui al d.lg. 231/2001 per la prevenzione dei reati contro la Pubblica Amministrazione e dei reati societari nelle imprese di piccole dimensioni (micro e piccole imprese).
Mi vorrei soffermare sulle disposizioni in tema di strutturazione e attività dell’Organismo di vigilanza.
La strutturazione dell' OdV
Il d.lg. 231 consente che, negli “enti di piccole dimensioni”, le funzioni di OdV possano essere svolte direttamente dall’organo amministrativo.
Ferma restando tale possibilità, la Prassi propone anche altre soluzioni, che garantiscono maggiormente i requisiti di autonomia, indipendenza e professionalità dell’OdV che l’organo amministrativo dell’impresa deve attentamente valutare al fine di rafforzare la tenuta del Modello stesso.
Le soluzioni ragionevolmente ipotizzabili per la composizione dell’OdV in una micro o piccola impresa sono essenzialmente le seguenti:
a) le funzioni di OdV sono assegnate all’organo amministrativo, come consentito dal d.lg. 231/2001; a questi fini, la PdR richiede che l’organo amministrativo si impegni a partecipare periodicamente a corsi di formazione sui temi della responsabilità da reato degli enti.
b) le funzioni di OdV sono assegnate ad un consulente esterno con adeguata professionalità sulla materia;
c) le funzioni di OdV sono assegnate al sindaco unico, ove nominato.
È opportuno ricordare che la nomina del sindaco unico o del revisore è obbligatoria se la società:
- è tenuta alla redazione del bilancio consolidato;
- controlla una società obbligata alla revisione legale dei conti;
- ha superato per due esercizi consecutivi almeno uno dei seguenti limiti:
1) totale dell'attivo dello stato patrimoniale: 4 milioni di euro;
2) ricavi delle vendite e delle prestazioni: 4 milioni di euro;
3) dipendenti occupati in media durante l'esercizio: 20 unità
d) le funzioni di OdV sono assegnate al responsabile del sistema di gestione aziendale eventualmente adottato dall’impresa.
È comunque rimessa alla valutazione dell’organo amministrativo l’istituzione di un OdV con composizione collegiale.
Se la Società intende istituire un OdV collegiale può optare per una combinazione delle figure sopra indicate, per esempio:
a) organo amministrativo e sindaco unico;
b) organo amministrativo e consulente esterno;
c) consulente esterno e responsabile SGA;
d) sindaco unico e consulente esterno.
L’attività di verifica dell’ OdV
Si realizza attraverso due fasi:
1) vigilanza sui protocolli: verifica della loro attuazione e indagine su eventuali anomalie o non conformità nella loro applicazione; la PdR contiene i protocolli utili alla prevenzione dei reati considerati
2) azioni correttive e azioni preventive.
A tal fine, l’OdV deve:
- verbalizzare le verifiche effettuate e le eventuali non conformità/anomalie rilevate;
- individuare i fattori che possano aver causato o contribuito a causare il loro verificarsi;
- individuare le azioni correttive per eliminare, ove possibile, le cause che hanno determinato il comportamento difforme dal protocollo;
- adottare (se coincidente con l’organo amministrativo) o proporre (all’organo amministrativo) le azioni preventive necessarie e verificarne l’adozione.
L’OdV svolge, almeno una volta l’anno, un’attività di monitoraggio dei protocolli aziendali, anche sulla base di informazioni ricevute dal personale, preventivamente definite dallo stesso OdV.
La vigilanza e il monitoraggio sono raccomandate, in aggiunta alla periodicità stabilita, in occasione di modifiche all’attività di impresa, alla sua governance, alla struttura organizzativa e di aggiornamenti normativi rilevanti.
L’organo amministrativo individua i canali (e-mail, posta ordinaria) che consentano, in via riservata, a tutti i destinatari di presentare segnalazioni di reati, rilevanti ai sensi del d.lg. 231/2001, o di violazioni del Modello stesso, di cui siano venuti a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. Tali canali sono comunicati formalmente al personale. Il segnalante è tutelato ai sensi della normativa applicabile.
