E mail - Garante Privacy: email ex dipendente deve essere chiusa

Il Garante per la protezione dei dati personali, con Provvedimento n. 456 del 30 luglio del 2015, ha affermato che in caso di licenziamento o dimissione del dipendente, il datore di lavoro deve procedere alla chiusura dell’account aziendale dando comunicazione ad eventuali terzi e fornendo un indirizzo aziendale alternativo.

L’Autorità Garante, nell’accogliere  il reclamo da parte di alcuni ex-dipendenti, nel corso dell’istruttoria svolta, ha ritenuto illecito il trattamento dei dati personali effettuato da una società che, nonostante abbia comunicato a seguito delle dimissioni che gli account aziendali sarebbero stati chiusi, manteneva in essere le loro email reindirizzando automaticamente i messaggi ricevuti verso la casella posta di un altro dipendente attualmente  in servizio, monitorando inoltre, per un significativo periodo di tempo, il loro account.

Il Garante, pertanto, riscontrate le suddette irregolarità, ha bocciato la procedura della società che in assenza di una esplicita policy sull’utilizzo della posta elettronica aziendale, non ha rispettato i principi di correttezza in base ai quali le caratteristiche essenziali dei trattamenti devono essere preventivamente rese note ai lavoratori, in particolare se effettuati per finalità di controllo.

Infatti, il Garante precisa: il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l'esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e, in applicazione dei principi di liceità e correttezza dei trattamenti di dati personali, informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l'eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale”.

Secondo il Garante occorre comunque la rimozione, previa disattivazione dei menzionati account, come richiesto dagli ex dipendenti, per ottemperare la legittima aspettativa di segretezza e confidenzialità sulla corrispondenza.

Il provvedimento è interamente consultabile sul sito dell’Autorità Privacy

(Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento 30 luglio 2015, n. 456)

Il Garante per la protezione dei dati personali, con Provvedimento n. 456 del 30 luglio del 2015, ha affermato che in caso di licenziamento o dimissione del dipendente, il datore di lavoro deve procedere alla chiusura dell’account aziendale dando comunicazione ad eventuali terzi e fornendo un indirizzo aziendale alternativo.

L’Autorità Garante, nell’accogliere  il reclamo da parte di alcuni ex-dipendenti, nel corso dell’istruttoria svolta, ha ritenuto illecito il trattamento dei dati personali effettuato da una società che, nonostante abbia comunicato a seguito delle dimissioni che gli account aziendali sarebbero stati chiusi, manteneva in essere le loro email reindirizzando automaticamente i messaggi ricevuti verso la casella posta di un altro dipendente attualmente  in servizio, monitorando inoltre, per un significativo periodo di tempo, il loro account.

Il Garante, pertanto, riscontrate le suddette irregolarità, ha bocciato la procedura della società che in assenza di una esplicita policy sull’utilizzo della posta elettronica aziendale, non ha rispettato i principi di correttezza in base ai quali le caratteristiche essenziali dei trattamenti devono essere preventivamente rese note ai lavoratori, in particolare se effettuati per finalità di controllo.

Infatti, il Garante precisa: il datore di lavoro, pur avendo la facoltà di verificare l'esatto adempimento della prestazione lavorativa ed il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro da parte dei dipendenti, deve in ogni caso salvaguardarne la libertà e la dignità e, in applicazione dei principi di liceità e correttezza dei trattamenti di dati personali, informare in modo chiaro e dettagliato circa le consentite modalità di utilizzo degli strumenti aziendali e l'eventuale effettuazione di controlli anche su base individuale”.

Secondo il Garante occorre comunque la rimozione, previa disattivazione dei menzionati account, come richiesto dagli ex dipendenti, per ottemperare la legittima aspettativa di segretezza e confidenzialità sulla corrispondenza.

Il provvedimento è interamente consultabile sul sito dell’Autorità Privacy

(Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento 30 luglio 2015, n. 456)