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Il bilancio e la contabilità per non addetti

Contabilità e bilancio per non addetti - Parte terza

(Parte Prima - Parte Seconda)

Le operazioni (registrazioni contabili) di fine anno - Bilancio per cassa e bilancio per competenza

Abbiamo anticipato che il bilancio viene redatto a scadenze annuali e normalmente coincide con l’anno solare, cioè dal 1 gennaio al 31 dicembre. L’anno è chiamato anche normalmente esercizio e può in qualche caso non coincidere con l’anno solare, ad esempio può andare dal 31 marzo di un anno al 31 marzo dell’anno successivo. Quindi si evidenzia sia lo stato del patrimonio che l’andamento del reddito una volta all’anno. Pertanto dopo aver effettuato, nel corso dell’anno (o dell’esercizio), tutte le registrazioni contabili necessarie, arrivati alla fine dell’anno si chiudono tutti i conti al fine di pervenire alle sintesi finali. Allo scopo vengono effettuate le cd. registrazioni contabili di fine anno ovvero registrazioni contabili di chiusura.

Le registrazioni di fine anno ed il conseguente bilancio possono essere redatti sulla base di 2 criteri. Il criterio per cassa e il criterio per competenza.

Se si segue il criterio per cassa, si tiene conto soltanto delle spese e delle entrate effettivamente incassate o pagate nell'esercizio, non già delle spese che si riferiscono a tale periodo ma che sono ancora da incassare o da pagare. Questo modo di operare garantisce una sostanziale coincidenza dei i movimenti registrati nella contabilità con i movimenti bancari (estratto conto), ma comporta imprecisioni, anche notevoli. Esistono infatti spese avvenute, ma il cui importo non risulta ancora pagato, ovvero vendite il cui incasso non è ancora avvenuto. Il principio per cassa viene adottato oggi solamente per le attività molto semplici, quali negozi di modeste dimensioni che vendono esclusivamente tramite registratori di cassa.

Se si segue il principio per competenza si tiene conto delle spese e dei ricavi quando si avverano, indipendentemente dall’incasso e  dal pagamento. Questo criterio viene oramai adottato in tutte le attività imprenditoriali (e non).

Le operazioni di fine anno, al fine di applicare il principio di competenza, sono molte numerose e costituiscono la parte più complessa delle registrazioni contabili. Qui ne analizzeremo solamente due a titolo di esempio. Come al solito, lasciamo il resto agli specialisti.

Se si applica il principio di cassa di fatto non esistono operazioni di fine anno. I dati risultanti dalla contabilità, che sostanzialmente coincidono con i movimenti bancari, sono utilizzate per comporre il bilancio di esercizio: stato patrimoniale e conto economico.

Immobilizzazioni e ammortamenti. Si chiamano immobilizzazioni tutte quelle attività la cui utilità supera l’anno, esse partecipano alla formazione del reddito attraverso il conto economico con il processo dell’ammortamento. Spieghiamoci meglio.

Se acquisto e utilizzo una materia prima questa è chiaramente un costo dell’anno in cui l’acquisto, perché esaurisce la sua utilità al momento del suo consumo in produzione. L’acquisto viene quindi contabilizzato nel conto economico nell’anno del suo acquisto, ovvero del suo utilizzo.

Se invece acquisto un macchinario questo non viene consumato in produzione e la sua utilità supera sicuramente 1 anno, un macchinario è destinato a durare molti anni. Devo pertanto decidere quale quota del suo valore entra nei costi e quindi nel conto economico. Il relativo processo si chiama ammortamento, cioè si carica sul conto economico una quota del suo costo, stimando la durata negli anni del macchinario stesso per il processo produttivo. Se ad esempio stimiamo che il macchinario durerà per la produzione 10 anni, il suo ammortamento sarà pari al 10% del suo valore e quindi il 10% del suo valore entrerà nei costi di conto economico attraverso il processo di attribuzione proporzionale del costo, chiamato ammortamento. Per il momento non scriviamo la relativa registrazione contabile per non complicarci la vita, è sufficiente avere chiaro il perché del processo di ammortamento.

Giacenze di magazzino. Facciamo il caso di un’impresa commerciale che è più semplice e di immediata comprensione. Per un’impresa industriale i principi sono gli stessi, ma i conteggi sono più complessi. Abbiamo detto che gli acquisti vengono contabilizzati fra i costi e le vendite vengono contabilizzate fra i ricavi, ovviamente i valori unitari di vendita dovranno essere superiori ai valori unitari di acquisto per ottenere degli utili. La cosa è semplice se alla fine dell’anno, quando redigo il bilancio, non mi è rimasto nulla a magazzino. Tuttavia se ho delle giacenze di magazzino ancora invendute, il confronto fra i costi di acquisto e i ricavi di vendita non è sufficiente, manca qualcosa: mancano infatti le giacenze di magazzino ancora invendute. Ecco allora che viene compilata un’apposita registrazione contabile per tenere conto delle giacenze di magazzino. Anche qui rinviamo la relativa registrazione contabile, ci basta aver indicato il concetto.

Aspetti finanziari e aspetti economici

Spesso questa differenza non è ben chiara e i 2 aspetti vengono confusi con conseguenze a volte disastrose.

Facciamo un semplice esempio. Quando vendo un prodotto abbiamo visto la registrazione contabile

Dare - Crediti clienti

Avere – Vendite

 

Con questa registrazione, che viene usualmente effettuata con la emissione della fattura di vendita, contabilizziamo l’aspetto economico. Infatti la vendita viene registrata in avere fra i ricavi nel conto economico. Alla fine dell’anno contribuirà a formare il reddito di esercizio. Ma ciò non mi dice nulla sull’aspetto finanziario. Potrei infatti avere fatto molte vendite, anche vantaggiose che mi causeranno un utile, ma posso aver venduto a clienti che mi pagano con molto ritardo e quindi soffrire dal punto di vista finanziario.

L’aspetto finanziario entra in causa quando la fattura viene pagata dal cliente e si trasforma da credito in attività di banca, cioè quando il relativo bonifico bancario va sul conto corrente.

Lo stesso ragionamento al contrario può essere effettuato con le fatture di acquisto ed il relativo pagamento. La fattura, conseguente all’acquisto influenza il conto economico come costo, ma nulla mi dice sulla situazione finanziaria, che entra in causa quando il pagamento viene effettuato.

L’analisi del conto economico pertanto nulla mi dice sulla situazione finanziaria. Per avere qualche informazione su di essa devo analizzare alcune voci della stato patrimoniale (crediti, debiti, banche) e il loro andamento nel tempo.

Perché dicevo che confondere le 2 situazioni (economica e finanziaria), può avere conseguenze disastrose. Facciamo i il caso, purtroppo frequente ai nostri giorni, di un’azienda che comincia a registrare un andamento negativo. Molti imprenditori se ne accorgono in ritardo perché il conto in banca va in negativo e ci sono problemi per affrontare le normali scadenze di pagamento: i fornitori, gli stipendi, i contributi sociali, etc. L’aspetto finanziario che prende una piega negativa è tuttavia, nel 90% dei casi una conseguenza dell’aspetto economico: redditività in calo che diventa negativa a causa di mille fattori: la concorrenza e i prezzi di vendita non più remunerativi, i costi della struttura troppo elevati, investimenti fatti che non hanno dato un adeguato ritorno etc.

L’aspetto finanziario è importante perché tocca il portafoglio e la pancia degli imprenditori e viene sempre percepito per tempo, ma spesso è una conseguenza dell’aspetto economico e può avvenire con ritardo rispetto all’andamento economico negativo. E’ pertanto indispensabile distinguere i due aspetti e accendere dei campanelli di allarme prima che la situazione economica negativa abbia influenzato la situazione finanziaria.

I criteri di valutazione – Cenni

L’argomento è complesso e si entra nel cuore della materia. Anche qui vediamo di semplificare al massimo, al fine di fornire solamente i concetti di base per orientarsi nella materia.

Diciamo subito che le registrazioni contabili non sono tutte uguali dal punto di vista degli importi da contabilizzare. Alcune registrazioni infatti hanno un alto grado di certezza, altre sono meno certe, soprattutto perché sono soggette a valutazioni o stime. Le voci incerte sono presenti soprattutto fra le registrazioni di fine anno per rispettare il principio della competenza

Facciamo qualche esempio per orientarci fra operazioni certe e operazioni soggette a valutazione.

Se contabilizzo un incasso clienti, un pagamento fornitori, un versamento di denaro in banca, l’importo della transazione non presenta dubbi, l’importo è chiaro e perfettamente definito, l’importo della registrazione contabile è certo.

Se calcolo le quote di ammortamento alla fine dell’anno, l’importo della registrazione dipende dal periodo di ammortamento e dalla conseguente quota decisa. Se ammortizzo in 10 anni e la quota è il 10%, l’importo della registrazione contabile è evidentemente diverso dal caso in cui decido di ammortizzare in 8 anni e la quota è 12,5%. Ugualmente quando valuto il magazzino a fine anno, devo decidere quale configurazione di costo adotto per la sua valutazione: sulla base delle decisioni prese il valore cambia.

Se le registrazioni sono soggette a stime o valutazioni soggettive si possono prestare evidentemente ad abusi; devono avere pertanto una cornice di regole entro le quali muoversi. Queste sono date da un lato dalle norme di legge (vedi la prox quarta parte) ovvero da indicazioni e raccomandazioni di organismi professionali.

Contabilità e bilancio per non addetti - Parte terza

(Parte Prima - Parte Seconda)

Le operazioni (registrazioni contabili) di fine anno - Bilancio per cassa e bilancio per competenza

Abbiamo anticipato che il bilancio viene redatto a scadenze annuali e normalmente coincide con l’anno solare, cioè dal 1 gennaio al 31 dicembre. L’anno è chiamato anche normalmente esercizio e può in qualche caso non coincidere con l’anno solare, ad esempio può andare dal 31 marzo di un anno al 31 marzo dell’anno successivo. Quindi si evidenzia sia lo stato del patrimonio che l’andamento del reddito una volta all’anno. Pertanto dopo aver effettuato, nel corso dell’anno (o dell’esercizio), tutte le registrazioni contabili necessarie, arrivati alla fine dell’anno si chiudono tutti i conti al fine di pervenire alle sintesi finali. Allo scopo vengono effettuate le cd. registrazioni contabili di fine anno ovvero registrazioni contabili di chiusura.

Le registrazioni di fine anno ed il conseguente bilancio possono essere redatti sulla base di 2 criteri. Il criterio per cassa e il criterio per competenza.

Se si segue il criterio per cassa, si tiene conto soltanto delle spese e delle entrate effettivamente incassate o pagate nell'esercizio, non già delle spese che si riferiscono a tale periodo ma che sono ancora da incassare o da pagare. Questo modo di operare garantisce una sostanziale coincidenza dei i movimenti registrati nella contabilità con i movimenti bancari (estratto conto), ma comporta imprecisioni, anche notevoli. Esistono infatti spese avvenute, ma il cui importo non risulta ancora pagato, ovvero vendite il cui incasso non è ancora avvenuto. Il principio per cassa viene adottato oggi solamente per le attività molto semplici, quali negozi di modeste dimensioni che vendono esclusivamente tramite registratori di cassa.

Se si segue il principio per competenza si tiene conto delle spese e dei ricavi quando si avverano, indipendentemente dall’incasso e  dal pagamento. Questo criterio viene oramai adottato in tutte le attività imprenditoriali (e non).

Le operazioni di fine anno, al fine di applicare il principio di competenza, sono molte numerose e costituiscono la parte più complessa delle registrazioni contabili. Qui ne analizzeremo solamente due a titolo di esempio. Come al solito, lasciamo il resto agli specialisti.

Se si applica il principio di cassa di fatto non esistono operazioni di fine anno. I dati risultanti dalla contabilità, che sostanzialmente coincidono con i movimenti bancari, sono utilizzate per comporre il bilancio di esercizio: stato patrimoniale e conto economico.

Immobilizzazioni e ammortamenti. Si chiamano immobilizzazioni tutte quelle attività la cui utilità supera l’anno, esse partecipano alla formazione del reddito attraverso il conto economico con il processo dell’ammortamento. Spieghiamoci meglio.

Se acquisto e utilizzo una materia prima questa è chiaramente un costo dell’anno in cui l’acquisto, perché esaurisce la sua utilità al momento del suo consumo in produzione. L’acquisto viene quindi contabilizzato nel conto economico nell’anno del suo acquisto, ovvero del suo utilizzo.

Se invece acquisto un macchinario questo non viene consumato in produzione e la sua utilità supera sicuramente 1 anno, un macchinario è destinato a durare molti anni. Devo pertanto decidere quale quota del suo valore entra nei costi e quindi nel conto economico. Il relativo processo si chiama ammortamento, cioè si carica sul conto economico una quota del suo costo, stimando la durata negli anni del macchinario stesso per il processo produttivo. Se ad esempio stimiamo che il macchinario durerà per la produzione 10 anni, il suo ammortamento sarà pari al 10% del suo valore e quindi il 10% del suo valore entrerà nei costi di conto economico attraverso il processo di attribuzione proporzionale del costo, chiamato ammortamento. Per il momento non scriviamo la relativa registrazione contabile per non complicarci la vita, è sufficiente avere chiaro il perché del processo di ammortamento.

Giacenze di magazzino. Facciamo il caso di un’impresa commerciale che è più semplice e di immediata comprensione. Per un’impresa industriale i principi sono gli stessi, ma i conteggi sono più complessi. Abbiamo detto che gli acquisti vengono contabilizzati fra i costi e le vendite vengono contabilizzate fra i ricavi, ovviamente i valori unitari di vendita dovranno essere superiori ai valori unitari di acquisto per ottenere degli utili. La cosa è semplice se alla fine dell’anno, quando redigo il bilancio, non mi è rimasto nulla a magazzino. Tuttavia se ho delle giacenze di magazzino ancora invendute, il confronto fra i costi di acquisto e i ricavi di vendita non è sufficiente, manca qualcosa: mancano infatti le giacenze di magazzino ancora invendute. Ecco allora che viene compilata un’apposita registrazione contabile per tenere conto delle giacenze di magazzino. Anche qui rinviamo la relativa registrazione contabile, ci basta aver indicato il concetto.

Aspetti finanziari e aspetti economici

Spesso questa differenza non è ben chiara e i 2 aspetti vengono confusi con conseguenze a volte disastrose.

Facciamo un semplice esempio. Quando vendo un prodotto abbiamo visto la registrazione contabile

Dare - Crediti clienti

Avere – Vendite

 

Con questa registrazione, che viene usualmente effettuata con la emissione della fattura di vendita, contabilizziamo l’aspetto economico. Infatti la vendita viene registrata in avere fra i ricavi nel conto economico. Alla fine dell’anno contribuirà a formare il reddito di esercizio. Ma ciò non mi dice nulla sull’aspetto finanziario. Potrei infatti avere fatto molte vendite, anche vantaggiose che mi causeranno un utile, ma posso aver venduto a clienti che mi pagano con molto ritardo e quindi soffrire dal punto di vista finanziario.

L’aspetto finanziario entra in causa quando la fattura viene pagata dal cliente e si trasforma da credito in attività di banca, cioè quando il relativo bonifico bancario va sul conto corrente.

Lo stesso ragionamento al contrario può essere effettuato con le fatture di acquisto ed il relativo pagamento. La fattura, conseguente all’acquisto influenza il conto economico come costo, ma nulla mi dice sulla situazione finanziaria, che entra in causa quando il pagamento viene effettuato.

L’analisi del conto economico pertanto nulla mi dice sulla situazione finanziaria. Per avere qualche informazione su di essa devo analizzare alcune voci della stato patrimoniale (crediti, debiti, banche) e il loro andamento nel tempo.

Perché dicevo che confondere le 2 situazioni (economica e finanziaria), può avere conseguenze disastrose. Facciamo i il caso, purtroppo frequente ai nostri giorni, di un’azienda che comincia a registrare un andamento negativo. Molti imprenditori se ne accorgono in ritardo perché il conto in banca va in negativo e ci sono problemi per affrontare le normali scadenze di pagamento: i fornitori, gli stipendi, i contributi sociali, etc. L’aspetto finanziario che prende una piega negativa è tuttavia, nel 90% dei casi una conseguenza dell’aspetto economico: redditività in calo che diventa negativa a causa di mille fattori: la concorrenza e i prezzi di vendita non più remunerativi, i costi della struttura troppo elevati, investimenti fatti che non hanno dato un adeguato ritorno etc.

L’aspetto finanziario è importante perché tocca il portafoglio e la pancia degli imprenditori e viene sempre percepito per tempo, ma spesso è una conseguenza dell’aspetto economico e può avvenire con ritardo rispetto all’andamento economico negativo. E’ pertanto indispensabile distinguere i due aspetti e accendere dei campanelli di allarme prima che la situazione economica negativa abbia influenzato la situazione finanziaria.

I criteri di valutazione – Cenni

L’argomento è complesso e si entra nel cuore della materia. Anche qui vediamo di semplificare al massimo, al fine di fornire solamente i concetti di base per orientarsi nella materia.

Diciamo subito che le registrazioni contabili non sono tutte uguali dal punto di vista degli importi da contabilizzare. Alcune registrazioni infatti hanno un alto grado di certezza, altre sono meno certe, soprattutto perché sono soggette a valutazioni o stime. Le voci incerte sono presenti soprattutto fra le registrazioni di fine anno per rispettare il principio della competenza

Facciamo qualche esempio per orientarci fra operazioni certe e operazioni soggette a valutazione.

Se contabilizzo un incasso clienti, un pagamento fornitori, un versamento di denaro in banca, l’importo della transazione non presenta dubbi, l’importo è chiaro e perfettamente definito, l’importo della registrazione contabile è certo.

Se calcolo le quote di ammortamento alla fine dell’anno, l’importo della registrazione dipende dal periodo di ammortamento e dalla conseguente quota decisa. Se ammortizzo in 10 anni e la quota è il 10%, l’importo della registrazione contabile è evidentemente diverso dal caso in cui decido di ammortizzare in 8 anni e la quota è 12,5%. Ugualmente quando valuto il magazzino a fine anno, devo decidere quale configurazione di costo adotto per la sua valutazione: sulla base delle decisioni prese il valore cambia.

Se le registrazioni sono soggette a stime o valutazioni soggettive si possono prestare evidentemente ad abusi; devono avere pertanto una cornice di regole entro le quali muoversi. Queste sono date da un lato dalle norme di legge (vedi la prox quarta parte) ovvero da indicazioni e raccomandazioni di organismi professionali.