Ricevere le fatture elettroniche: cosa bisogna fare?

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Ricevere le fatture elettroniche: cosa bisogna fare?

 

Dal 2019, con l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica tra privati, imprese e i professionisti italiani sono tenuti a emettere e ricevere le fatture in formato XML tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Ricevere correttamente una fattura elettronica non è un processo automatico, richiede la configurazione di strumenti idonei e la conoscenza delle modalità di consultazione e archiviazione. Vediamo insieme che cosa bisogna fare.

Come si ricevono le fatture elettroniche?

 

Per ricevere una fattura elettronica, è necessario comunicare al proprio fornitore un canale di ricezione valido. Può trattarsi di un indirizzo PEC oppure di un codice destinatario, che rappresenta la modalità più strutturata e affidabile. Quest’ultimo è un identificativo alfanumerico composto da sette caratteri, assegnato da un intermediario accreditato presso il Sistema di Interscambio (SdI). Viene utilizzato per instradare le fatture in arrivo direttamente verso un gestionale o una piattaforma autorizzata.

L’impresa o il professionista può comunicare indirizzo o codice ai fornitori, così da ricevere le fatture correttamente sin dal primo invio. Detto ciò, per evitare errori o omissioni, si consiglia di registrare tali dati all’interno dell’area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi" dell’Agenzia delle Entrate.

Ricevere una fattura senza PEC è possibile?

 

Ricevere fatture elettroniche senza utilizzare una casella PEC è consentito. Come anticipato, il canale efficace è il codice destinatario, la PEC è stata inizialmente il mezzo principale per la ricezione delle fatture elettroniche, specialmente per microimprese e lavoratori autonomi, ma negli ultimi anni si è assistito a una crescente transizione verso piattaforme dedicate, grazie anche alla maggiore affidabilità, velocità e integrazione con i software gestionali.

Chi non dispone né di codice destinatario né di casella PEC può comunque visualizzare e scaricare le proprie fatture direttamente accedendo all’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate. In questo caso, non si parla propriamente di “ricezione” automatica, bensì di consultazione manuale. Le fatture saranno disponibili nella sezione "Fatture e Corrispettivi" e l’utente dovrà accedere con SPID, CIE o CNS per visualizzarle e scaricarle.

Tale modalità, pur essendo tecnicamente valida, è meno efficiente e non consente l’integrazione con sistemi di contabilità. Per questo motivo, i soggetti che inizialmente utilizzavano solo la consultazione manuale stanno adottando soluzioni strutturate, oltremodo in vista dell’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per i forfettari, in vigore dal 1° gennaio 2024.

Dove si trovano le fatture ricevute elettronicamente?

 

Le fatture elettroniche inviate tramite SdI vengono archiviate nei sistemi dell’Agenzia delle Entrate e sono consultabili attraverso il portale "Fatture e Corrispettivi". Dopo aver effettuato l’accesso all’area riservata con credenziali SPID, CIE o CNS, l’utente può accedere alla sezione "Consultazione" e selezionare il periodo di riferimento per visualizzare le fatture ricevute.

Le fatture saranno disponibili in formato XML originale, e spesso anche in una versione PDF leggibile, utile per una verifica più agevole. Si suggerisce di notare che la semplice visualizzazione sul portale non equivale all’archiviazione sostitutiva: quest’ultima, infatti, richiede l’adozione di specifiche soluzioni conformi alla normativa, con apposizione di firma digitale e marca temporale.

Per una gestione corretta, è consigliabile che le aziende si dotino di un software di fatturazione elettronica o si affidino a un intermediario specializzato che consenta la ricezione automatica e la conservazione digitale a norma di legge. In questo modo, le fatture ricevute saranno continuamente accessibili, ordinate per fornitore o data e immediatamente disponibili per la contabilità, evitando rischi di smarrimento o errori fiscali.