eIDAS2 e PREMIS 3.0: quali strategie per la long term preservation

eIDAS2 e PREMIS 3.0: quali strategie per la long term preservation
 

Oggi, mentre le organizzazioni di tutto il mondo abbandonano gradualmente i documenti cartacei a favore di file e risorse elettroniche, diventa fondamentale individuare strategie efficaci per garantire la conservazione nel tempo di queste risorse. Nell’ambito di queste esigenze, PREMIS 3.0 si presenta come uno degli standard più completi e riconosciuti per la descrizione dei metadati legati alla conservazione dei documenti digitali. Questa specifica di metadati risulta essenziale per preservare e mantenere accessibili, in prospettiva futura, oggetti digitali di grande valore storico, culturale o scientifico.

Allo stesso tempo, il regolamento europeo eIDAS2 (Regolamento UE 2024/1183) ha recentemente chiarito l’importanza di rispettare una serie di requisiti di conformità nella gestione degli archivi digitali dedicati alla “conservazione”.  Il regolamento, oltre a ribadire l’importanza della validità e autenticità dei documenti elettronici, mette in luce la distinzione tra “conservazione/archiviazione legale” (ossia l’obbligo di mantenere conformi i documenti per un certo periodo richiesto dalla legge) e “conservazione/archiviazione a lungo termine” (vale a dire la necessità di preservare e rendere disponibili i documenti per un tempo indefinito).

In merito al significato di Archiviazione e Conservazione, ne parleremo nello specifico in un altro articolo, in questa sede non sarà fatta una disambiguazione, anche alla luce del fatto che l’una (la Conservazione) non avrebbe senso senza l’altra (l’Archiviazione).
 

Il ruolo di PREMIS 3.0 per la Long term preservation

PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies), giunto alla versione 3.0, mette a disposizione una struttura di metadati in grado di catturare, descrivere e documentare tutte le informazioni necessarie per la gestione e la conservazione di oggetti digitali sul lungo periodo. Sviluppato in origine dal comitato editoriale PREMIS con il sostegno della Library of Congress, è considerato uno standard di riferimento per la long term preservation. La sua robustezza consiste nel supportare quattro entità principali, considerate alla base della conservazione:

• Objects: file o altre entità digitali che devono essere conservati, con i relativi formati, strutture e informazioni di codifica;
• Events: azioni effettuate sugli oggetti (per esempio, migrazioni di formato, cambio di Conservatore, verifiche di integrità, modifiche ai diritti di accesso) collegati agli Agents;
• Rights: dettagli su copyright, proprietà intellettuale, autorizzazioni e restrizioni di utilizzo (informazioni importanti poiché gli obblighi legali di conservazione (legal archiving) e le finalità di preservazione culturale o scientifica (long-term preservation) dipendono anche dai contratti e dalle concessioni di uso associati ai documenti;
• Agents: sistemi, organizzazioni o individui che intervengono sul ciclo di vita del documento, con funzioni di responsabilità e tracciabilità. Nel modello PREMIS, si registra non solo chi ha compiuto una determinata azione (collegata all’Event), ma anche in che ruolo (amministratore di sistema, stakeholder legale, proprietario), così da tenere traccia delle responsabilità e garantire la massima trasparenza sulla gestione dei documenti.

Con la versione 3.0, PREMIS ha ampliato i campi di natura tecnica, includendo dati su dipendenze software, ambiente di conservazione e versioning, così da rendere più sicura la leggibilità futura del documento. Questo consente di trattare la conservazione non soltanto come un deposito di contenuti, ma come un processo continuativo di protezione, allineato anche alle nuove direttive europee in tema di gestione documentale (ad esempio, all’eIDAS2).

Uno degli obiettivi principali è stato quello di accrescere la precisione e la granularità delle informazioni relative all’oggetto digitale, così da poter garantire, anche in contesti tecnologici futuri, accessibilità, interpretabilità e integrità dei contenuti.
 

Il contributo di eIDAS2 e il potenziamento dell’e-archiving

Adottato con il titolo ufficiale di Regolamento (UE) 2024/1183, il quadro eIDAS2 rafforza l’impegno dell’Unione Europea per favorire la digitalizzazione in un contesto transfrontaliero. Questo impegno passa attraverso un quadro di regole condivise per l’identificazione elettronica, l’autenticazione e i servizi fiduciari. In particolare, eIDAS2 richiede la garanzia dell’integrità, dell’autenticità e dell’accessibilità dei documenti digitali sia per la conformità legale sia per la conservazione a lungo termine. Il regolamento sottolinea, infatti, che i documenti vadano protetti contro manomissioni o alterazioni, così da mantenerli disponibili e fruibili. MI riferisco soprattutto al Considerando 66  e alla  Sezione 10 – Electronic Archiving Services, (articoli 45i e 45j) dove si fa riferimento ai requisiti per l’archiviazione elettronica e, in particolare, si pone l’attenzione alla conservazione per assolvere ai requisiti legali (Legal archiving potremmo definirla) e alla conservazione a lungo termine (la long term preservation).

Il Considerando 66 infatti, illustra le ragioni per cui il legislatore ha incluso i servizi di “archiviazione elettronica”, (e-Archiving) tra i servizi fiduciari, servizi capaci di rispondere sia agli obblighi di conservazione legale (periodi minimi previsti dalle normative, pensiamo alle fatture, alle PEC), sia alla necessità di rendere i dati e i documenti leggibili e integri oltre la semplice scadenza normativa (fiscale, civilistica), pensando appunto all’orizzonte della long term preservation. Requisiti che, grazie al sistema di metadati proposto da PREMIS 3.0, possono essere soddisfatti in toto. Lo standard infatti, documenta non solo le informazioni relative a copyright e permessi (cioè i “Rights”), ma anche tutti i passaggi e le azioni di conservazione compiuti sui file (gli “Events”) e le caratteristiche tecniche essenziali (gli “Objects” e gli “Agents”). Questo significa che, a fronte delle esigenze di affidabilità poste da eIDAS2, l’uso di PREMIS 3.0 facilita un approccio conforme e sicuro alla conservazione dei documenti informatici.
 

Diversi obiettivi: conservazione legale e conservazione a lungo termine

Un aspetto spesso trascurato è la distinzione tra obblighi legali di conservazione  e finalità di conservazione permanente, ossia a fini storici. Nel primo caso, la conservazione è regolata da normative che prevedono tempi e procedure ben precisi (ad esempio, obblighi fiscali, commerciali o di altra natura). Al termine dei periodi previsti, i documenti possono essere eliminati o trasformati ulteriormente, senza particolari esigenze di fruizione futura.

La conservazione/archiviazione a lungo termine, al contrario, si applica ai documenti che hanno un valore storico, culturale o scientifico, oppure un interesse di natura istituzionale e giuridica che persiste oltre i limiti temporali stabiliti dalla legge. PREMIS 3.0 aiuta a chiarire e gestire queste differenti esigenze, offrendo strumenti per categorizzare i documenti, memorizzare la storia dei vari passaggi e delle migrazioni di formato e conservare informazioni critiche per garantirne l’integrità su tempi lunghi. Soprattutto aiuta l’archivista a preparare i documenti per le comunità di riferimento dell’OAIS, aspetto questo assolutamente trascurato nell'archiviazione/conservazione legale dove il “consumer” non è altro che il soggetto produttore.

Vediamo un po' più in dettaglio gli event, rights e object.

• Event metadata: elencano le operazioni significative, come i controlli periodici di integrità o le migrazioni in nuovi formati, così da poter verificare la validità nel rispetto degli obblighi legali. Allo stesso tempo, consentono una piena ricostruzione della storia del documento, indispensabile per la conservazione sul lunghissimo periodo.
• Rights metadata: descrivono permessi e vincoli di uso, come il copyright o eventuali date di scadenza delle licenze. Sono essenziali per la conservazione “legale” (stabilire gli usi consentiti entro una certa data) e per la tutela del contenuto “a vita” (mantenere traccia dei diritti d’autore).
• Object characteristics: in PREMIS 3.0 i dati tecnici relativi a formati, dipendenze software, struttura interna, sono fondamentali per assicurare che, anche in un futuro con tecnologie differenti, si abbiano tutte le informazioni per ricostruire il documento originario. È qui che si colloca la differenza tra la semplice registrazione di base (richiesta dalle normative) e la ricchezza di metadati necessaria a un’efficace long term preservation.
   

Standard europei, interoperabilità e scambio di documenti: Archivi resilienti e future-proof

Poiché l’Unione Europea è composta da Stati con tradizioni e lingue diverse, c’è la necessità di una chiara strutturazione dei metadati che superi barriere linguistiche e nazionali. In quest’ottica, PREMIS 3.0 fornisce un modello di metadati ampio e dettagliato, che può essere integrato nelle schede o pacchetti di informazioni con possibilità di standardizzare gli schemi a livello europeo/paneuropeo.

L’interoperabilità è, dunque, la parola d’ordine: avere standard condivisi aiuta a garantire che un archivio digitale in un Paese possa leggere e scambiare documenti e metadati con un archivio in un altro Paese. Un uso comune dello standard PREMIS 3.0 in ambito europeo semplificherebbe scambi e confronti, consentendo alle istituzioni di consultare documenti digitali in modo coerente e a prova di futuro.

Esempi di implementazione possono essere:

• Foglio dati basato su PREMIS: uno schema uniforme da adottare nelle istituzioni, con campi obbligatori per la conservazione legale (date di scadenza, restrizioni di privacy, eventuali diritti residui ecc.) e campi aggiuntivi per la conservazione a lungo termine (dipendenze software, formati di riferimento, storici di eventi) una sorta di SInCRO, ma a livello EU e basato appunto su PREMIS 3.0 8che potrebbe essere adottato già a livello di sistema di gestione).
• Condivisione di dati: integrando i metadati PREMIS in progetti di scambio tra archivi europei, i documenti possono circolare con piena tracciabilità e conservare il loro significato anche se si aggiorna la tecnologia a livello continentale.
   

Guardando al futuro: PREMIS 3.0 e il ruolo centrale nella conservazione digitale in Europa e nel mondo

Con l’evoluzione costante del panorama digitale, la versatilità di PREMIS 3.0 lo rende un sistema di riferimento in grado di adattarsi a requisiti sempre più complessi. Oltre a garantire l’osservanza delle norme di eIDAS2 e dei futuri interventi legislativi, PREMIS 3.0 supporta la missione di custodire documenti di valore storico e culturale in modo duraturo.

In pratica, l’adozione di PREMIS 3.0 sostiene tanto la conformità normativa quanto le strategie di conservazione più durevoli, riducendo la distanza tra il mero “archivio a fini legali” e “l’archivio a fini storici”. Tale orientamento sottolinea la volontà di costruire un patrimonio digitale che possa davvero sostenere la memoria, la ricerca scientifica, le attività culturali e l’innovazione di domani.

Attraverso PREMIS 3.0, dunque, si pongono le basi per una nuova fase di armonizzazione paneuropea in grado di garantire ora e nel futuro, l’impegno verso la sicurezza, l’autenticità e la piena accessibilità delle risorse digitali, nel nome della democrazia.

Alla luce di quanto visto, come mai in Europa si assiste a una minore diffusione dello standard rispetto al mondo Anglosassone (Iighilterra, USA, America del Nord e Australia)?

La situazione europea riflette una serie di fattori strutturali e storici che hanno influenzato il modo in cui lo standard viene recepito e applicato. Di seguito alcune ipotesi, o meglio cause concatenate che potrebbero giustificare la scarsa adozione dello standard.
 

Tradizioni archivistiche e normative diverse

In Europa, la gestione documentale è fortemente radicata nelle tradizioni archivistiche nazionali, che a loro volta si appoggiano a leggi e procedure consolidate. Questo riduce la necessità di un framework “universale” come PREMIS e può rallentare la penetrazione di uno standard comune.

Inoltre, l’eterogeneità legislativa (diversi codici dei beni culturali, differenti linee guida e regole sul documento informatico negli Stati membri) rende più complesso adottare uno stesso modello di metadati pan-europeo.

Senza contare la forte rilevanza di standard esistenti. Alcuni Paesi europei hanno già sviluppato internamente i propri standard nazionali o best practice sulle politiche di conservazione, a volte parzialmente sovrapponibili a PREMIS, ma con nomenclature diverse. Molte istituzioni infatti si rifanno a standard archivistici (ISAD(G), EAD, e via dicendo) che coprono sì la descrizione, ma non necessariamente la long term preservation.  In alcuni Paesi, soprattutto le grandi biblioteche nazionali e gli archivi di Stato hanno effettivamente incluso PREMIS nelle proprie strategie di conservazione, e anche nell’allegato 4 delle Linee Guida AgID sul documento informatico compare PREMIS nella lista, ma di fatto la sua adozione non è mai stata incentivata.

Nel mondo anglosassone (soprattutto Stati Uniti e Australia), la spinta per la conservazione digitale e la collaborazione interistituzionale è stata più forte e si è tradotta in un uso più uniforme di PREMIS, anche grazie a grossi progetti condivisi  come la Library of Congress, NARA, National Library of Australia. In Europa, invece, l’adesione rimane più volontaria, sebbene raccomandata da consorzi e progetti di riferimento  come per esempio eArchiving, Europeana, OPF, Digital Preservation Coalition.

Vedremo cosa succederà tra maggio e aprile quando il gruppo di lavoro europeo sull’e-archiving rilascerà le linee guida che i prestatori di servizi fiduciari (qualificati e non) dovranno adottare per essere conformi ai principi dell’e-archiving dettati da eIDAS2.