La disambiguazione dei termini "archiviazione" e "conservazione" in ambito documentale: un'analisi comparata multilingue

La disambiguazione dei termini "archiviazione" e "conservazione" in ambito documentale: un'analisi comparata multilingue

Nell’ambito documentale la distinzione tra i termini "archiviazione" e "conservazione" è di cruciale importanza. Tuttavia, in ambito internazionale, le traduzioni e gli utilizzi variano in base a differenti quadri normativi, culturali e disciplinari. Questo articolo tenta di chiarire le ambiguità semantiche e operative di questi concetti in italiano, inglese, francese e tedesco, fornendo un riferimento comparato.

Analisi dei termini per ciascuna lingua

Italiano

Archiviazione: L’archiviazione si riferisce all’insieme delle attività di raccolta, classificazione e organizzazione dei documenti, al fine di renderli facilmente reperibili e fruibili nel tempo. In altre parole, garantisce che i documenti siano gestiti in modo strutturato e consultabile.
Secondo il Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004), l’archiviazione rientra tra le attività di “gestione dei beni culturali e documentari” e ne facilita la fruizione da parte degli utenti. In questo senso, l’archiviazione include la predisposizione di strumenti idonei a descrivere, classificare e localizzare i documenti, consentendone l’accesso sia fisico(nel mondo analogico), sia digitale.

Conservazione: La conservazione si concentra sul mantenimento dell’integrità dei documenti e dei beni nel tempo, prevenendone il deterioramento fisico o la perdita di informazioni (es.corruzine di bit). Si tratta quindi di un insieme di misure e tecniche mirate a preservare il contenuto e l’aspetto originario dei documenti.
Secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005), art. 44, comma 1-ter, la conservazione è definita come “il complesso delle attività volte a garantire integrità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici nel tempo”. Questa formulazione evidenzia tre fattori centrali:

• Integrità: i documenti non devono subire alterazioni non autorizzate.
• Leggibilità: devono rimanere comprensibili e visualizzabili, anche al variare delle tecnologie.
• Reperibilità: devono poter essere localizzati e recuperati
   

Inglese

Archiving

Nel mondo anglosassone l’archiving ha l’obiettivo principale di rendere i documenti (o i dati) ricercabili, ordinati e accessibili a lungo termine. Si focalizza sui processi di organizzazione, indicizzazione e classificazione dei contenuti, affinché siano reperibili in modo efficiente quando necessario.
Lo standard ISO 15489 (Records management) è spesso citato nel mondo anglofono come base per strutturare i processi di archiviazione, insieme a raccomandazioni da parte di enti come il NARA (National Archives and Records Administration) e la Library of Congress.

Preservation

Ha come obiettivo principale quello di “proteggere” i documenti da deterioramento, obsolescenza tecnologica e possibili danni, mantenendone autenticità e leggibilità nel lungo periodo. Si focalizza sul concetto di integrità e sull’adozione di tecniche specifiche (ad esempio, conversione in formati stabili, checksum, ecc.) per far sì che i contenuti rimangano fruibili e affidabili anche dopo molti decenni. Prevede aspetti operativi come l’implementazione di procedure di migrazione dei dati (digital data migration), monitoraggio della qualità dei supporti, controllo delle condizioni ambientali (per le infrastrutture), definizione di piani di disaster recovery, backup e misure di sicurezza.

Gli standard di riferimento, oltre alla  ISO 14721 (OAIS – Open Archival Information System) per le architetture di archivi digitali affidabili, comprendono anche linee guida fornite dalla Society of American Archivists (SAA) e dalla Library of Congress per garantire la sostenibilità digitale.

Francese

Archivage

Indica l’insieme delle operazioni di classificazione, ordinamento, descrizione e deposito di documenti (cartacei o digitali) in un sistema archivistico strutturato. Riguarda i documenti utilizzati nel lavoro quotidiano dell’organizzazione. Questi documenti sono facilmente accessibili e gestiti in sistemi di archiviazione destinati a rispondere alle esigenze operative immediate. L’“archivage courant” punta principalmente all’efficacia nel recupero delle informazioni e alla continuità del flusso di lavoro, senza necessariamente mettere in atto i requisiti di sicurezza e di tracciabilità tipici della conservazione legale.

Archivage à valeur probante/  à long terme

Si riferisce al processo di “conservation” in grado di garantire l’integrità, l’autenticità e la leggibilità dei documenti per un periodo prolungato, spesso richiesto da obblighi normativi o per finalità giuridiche e legali (ad esempio in caso di controversie, verifiche fiscali o audit). Il sistema deve assicurare che ogni documento conservato possa fungere da prova in giudizio, il che implica procedure più rigide di controllo degli accessi, certificazione dell’origine, inalterabilità, tracciabilità delle operazioni e sicurezza.

La norma francese NF Z42-013, emanata dall’AFNOR (Association Française de Normalisation), definisce un quadro di riferimento per distinguere la semplice gestione operativa dei documenti (archivage courant) dalla conservazione a lungo termine con finalità di prova (archivage à valeur probante), evidenziando come quest’ultima richieda requisiti molto più stringenti per preservare l’integrità e la validità legale degli archivi.

Tedesco

Archivierung

In tedesco, "Archivierung" descrive la memorizzazione e l’organizzazione sistematica dei documenti, con l’obiettivo di garantirne un facile accesso e una gestione strutturata. Tale concetto si concentra meno sulla conservazione a lungo termine e più sul corretto stoccaggio dei documenti.

Erhaltung

Si riferisce alle misure di conservazione e protezione di documenti o di beni culturali da influenze dannose, allo scopo di assicurarne la sopravvivenza nel lungo periodo. Ciò include la tutela fisica e digitale dei documenti, come definito nello standard tedesco “DIN 31644” ("DIN 31644: Kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive") che definisce i requisiti per la costruzione e la gestione di archivi digitali  "affidabili" o "trustworthy" nel lungo periodo. Nel contesto dello standard, il termine “Erhaltung” (che in italiano può essere reso come “conservazione” o “mantenimento”) indica l’insieme di misure e procedure mirate a preservare i documenti digitali nel tempo, sia in termini di integrità (nessuna modifica non autorizzata) che di accessibilità (leggibilità e comprensibilità garantite nonostante l’obsolescenza tecnologica).

Confronto incrociato e difficoltà di traduzione

La traduzione e l'uso di "archiviazione" e "conservazione" nelle varie lingue mostra differenze culturali. Sebbene le differenze semantiche possano sembrare sottili, esse hanno implicazioni cruciali per la gestione dei dati e la conformità alle normative. La difficoltà principale nella traduzione di questi termini emerge quando si applicano a contesti normativi specifici come quelli dei beni culturali o della protezione dei dati personali, dove la distinzione tra archiviazione (come organizzazione e accessibilità) e conservazione (come protezione e integrità) diventa fondamentale.

Implicazioni pratiche per la gestione documentale e la conservazione digitale

Le implicazioni pratiche di questa distinzione terminologica sono evidenti nelle pratiche quotidiane di gestione dei documenti, in particolare nelle pubbliche amministrazioni e nelle istituzioni private. L'archiviazione di documenti elettronici, in conformità con la normativa europea e le linee guida AgID, richiede un sistema che consenta non solo l'archiviazione fisica ma anche la sicurezza e l'integrità dei dati. In parallelo, la conservazione digitale deve garantire che i documenti archiviati possano essere ripristinati in caso di necessità, e che le informazioni sensibili siano protette contro la perdita o il danneggiamento.

Nello standard OAIS ISO 14721, i concetti di archiviazione (archiving) e conservazione (preservation) sono distinti ma interconnessi. Ecco una sintesi chiara della differenza:

Archiviazione (Archiving)

Nel contesto OAIS, l'Archival Storage è una delle entità funzionali principali del modello. Si occupa di diverse operazioni, ma in particolare di eseguire controlli sugli errori, eseguire operazioni come refreshment, replication, repackaging per garantire l’integrità e l’accessibilità nel tempo e supportare il recupero degli oggetti digitali  in caso di disastri​.

Quindi, archiving si riferisce all’insieme delle attività tecniche e operative per immagazzinare, proteggere e gestire i dati digitali (AIP - Archival Information Package) nel tempo.

Conservazione (Preservation)

La conservazione a lungo termine è definita come:

“The act of maintaining information, in a correct and Independently Understandable form, over the Long Term”

dove “Long-Term” significa un periodo sufficientemente lungo da preoccuparsi di cambiamenti tecnologici (nuovi formati, nuove piattaforme, ecc.) e dei cambiamenti nella comunità degli utenti, in modo da garantire che l’informazione resti accessibile e comprensibile in futuro.

La Preservation include dunque obiettivi come mantenere l’informazione “utilizzabile”, garantire che possa essere compresa dalle comunità di riferimento senza dover consultare esperti del settore.

Differenza chiave

• Archiving è il "come": il processo tecnico per memorizzare e proteggere gli oggetti informativi
   
• Preservation è il "perché" e il "cosa": l’obiettivo più ampio di garantire nel tempo l’integrità, l’autenticità e la comprensibilità delle informazioni per la Comunità Designata.
   

In breve: archiviare è parte del processo di conservazione, ma la conservazione va oltre l’archiviazione tecnica, includendo anche la leggibilità, l’accesso e il significato informativo nel tempo.

Esempio pratico per i non addetti ai lavori:

Archiviazione (Archiving)

Che cos’è?

Immaginiamo di mettere delle foto e dei documenti in ordine, in diverse cartelle etichettate in modo chiaro: ad esempio “Foto delle vacanze 2025”, “Pagelle di scuola elementare”, “articoli blog”. Questa sistemazione accurata si chiama “archiviazione”.

Perché si fa?

Perché, se un domani si vorrà ritrovare le pagelle di terza elementare, si saprà esattamente in quale cartella cercare.

Conservazione (Preservation)

Che cos’è?

Ora però c’è un altro problema: nel tempo i CD, i DVD e gli harddrive  invecchiano e potrebbero non essere più leggibili, le pagelle delle elementari potrebbero essere in un formato non supportato correttamente dai computer moderni, le foto potrebbero essere in formati non compatibili… Ecco dove entra in gioco la “conservazione”.

Perché si fa?

Per assicurarsi che fra 10, 20 o 50 anni quei documenti siano ancora leggibili e integri. Non basta averli messi in ordine (archiviati): occorre anche proteggerli dal deterioramento, dalle modifiche accidentali, o dall’obsolescenza di formati e apparecchiature.
Per i file su computer, “conservazione” significa fare copie di sicurezza (backup), convertire i file in formati “a prova di futuro” (ad esempio PDF/A), e custodirli in posti sicuri.

In poche parole

Archiviazione: avere tutto in ordine, ben catalogato, in modo da trovare ciò che si cerca in modo veloce.

Conservazione: impedire che il tempo, le tecnologie o le condizioni esterne rovinino o rendano illeggibili i documenti, pensando alla preservation del singolo bit.

Conclusione e raccomandazioni

La distinzione tra archiviazione e conservazione risulta fondamentale affinché i processi di gestione documentale siano conformi alle leggi e alle normative tecniche vigenti a livello italiano ed europeo. Comprendere le peculiarità semantiche e operative dei due termini è un requisito chiave per i professionisti, soprattutto quando si collabora in ambito internazionale: solo così, infatti, è possibile strutturare norme e standard armonizzati a livello UE. Ciò implica la necessità di conoscere in modo approfondito tanto la propria legislazione quanto quella degli altri Stati membri, individuando convergenze, divergenze e possibili percorsi di integrazione. Questo confronto non solo assicura la coerenza delle linee guida per tutti gli attori coinvolti, ma contribuisce a salvaguardare la conoscenza e la democrazia, garantendo che i documenti – pubblici e privati – siano protetti e pienamente fruibili nel lungo termine.