Specifiche di un software per l’archivio di deposito: il progetto “Titulus Caronte”

Specifiche di un software per l’archivio di deposito: il progetto “Titulus Caronte”

 

Gli archivi di deposito delle amministrazioni pubbliche possono essere idealmente rappresentati come una sorta di “terra di mezzo”. Si tratta, dunque, di un luogo – logico e fisico – in cui sono “traghettati” i documenti dalle due età polari (trasferiti dal corrente al deposito e versati dal deposito allo storico). Ciò avviene, rispettivamente, quando le aggregazioni documentali conservano documenti inerenti ad affari, ad attività e a procedimenti amministrativi conclusi (archivio di deposito) e quando, dopo le operazioni di selezione e previo scarto, i documenti sono destinanti alla conservazione a lungo termine (archivio storico).

Nell’archivio di deposito tali unità archivistiche, seppur non più necessarie alle attività correnti, devono restare disponibili in ragione della loro rilevanza giuridico-amministrativa, persistente anche dopo la conclusione del rispettivo fascicolo o della rispettiva serie. Esse tuttavia, ancora oggi, occupano consistenti spazi fisici perché si conservano, perlopiù, documenti in formato analogico.

La normativa italiana (sia il DPR 445/2000, sia le Linee guida AgID sui documenti informatici) stabilisce che i documenti tenuti negli archivi di deposito o nei locali adibiti alla tenuta, debbano essere conservati per un tempo congruo sulla base del periodo di conservazione stabilito nel Massimario di selezione, coincidente con i termini civilistici di prescrizione.

L’archivio di deposito, dunque, rappresenta una funzione di eccellenza archivistica, che nulla ha a che spartire con magazzini, logistica o supplly chain. In quella fase, infatti, si decide la sorte di fascicoli e serie da destinare allo scarto o alla conservazione, in base al principio di valutatività, che capovolge il principio di avalutatività proprio dell’archivio corrente: nella prima età, per dirla con Francesco Bonaini, «Va registrata la carta più umile come la più insigne», mentre nell’archivio di deposito si lavora per valutare il valore storico e archivistico delle aggregazioni documentali.

La destinazione finale, dopo o durante questa fase non sempre delineabile cronologicamente ma variabile in dipendenza dalla durata, dall’importanza e dalle esigenze proprie delle unità organizzative responsabili, può essere duplice: la distruzione a seguito del procedimento amministrativo di scarto, che si conclude con l’autorizzazione dagli organi di vigilanza sugli archivi pubblici (o dalle Commissioni di sorveglianza per gli archivi statali), oppure la conservazione a lungo termine in caso di accertamento dell’interesse storico e culturale.

Da queste ragioni trae il nome Caronte, cioè il traghettatore, in questo caso non di persone, bensì di aggregazioni documentali, stilizzato nel nostro logo, unito per continuità concettuale al progetto Titulus che, sotto l’egida di Procedamus, si occupa degli archivi di deposito delle università e degli enti pubblici di ricerca (EPR), come di seguito specificheremo.

Titulus Caronte, infatti, si svolge nell’ambito del sistema documentale Titulus (ideato e progettato da Gianni Penzo Doria nel 1997 nell’Archivio Generale dell’Università degli Studi di Padova e nel Centro di Calcolo di Ateneo (con Raffaele Dei Campielisi e Alberta Panti) prodotto dalla ditta 3DInformatica, in particolare da Paolo Vandelli, e oggi ulteriormente sviluppato dal Consorzio Cineca.

Titulus Caronte, che resta n ogni caso indipendente dal software in uso presso le amministrazioni pubbliche, si prefigge l’obiettivo di redigere specifiche archivistiche e requisiti necessari per agevolare la realizzazione di un software per la tenuta degli archivi di deposito[1].

Nel concreto, si tratta di un programma annuale di lavoro con l’obiettivo di supportare informatici, archivisti e amministratori, in particolare di Università ed Enti pubblici di ricerca, nelle attività proprie degli archivi di deposito, questa sorta di limbo documentale delicatissimo per la sorte degli archivi.

Tali attività si concretizzano in:

• gestione delle marcature sullo status dei fascicoli (aperto, chiuso, trasferito, richiamato, etc.);
• gestione dei trasferimenti all’archivio di deposito delle aggregazioni documentali (serie e fascicoli inerenti ad affari, ad attività e a procedimenti amministrativi conclusi e a quelli di persona dopo la conclusione del rapporto);
• produzione della reportistica e degli elenchi di scarto a fini dell’ottenimento dell’autorizzazione in base al Massimario di selezione;
• gestione dei versamenti all’archivio storico delle aggregazioni documentali dichiarate rilevanti per la conservazione a lungo termine;
• carichi e scarichi di aggregazioni documentali (movimentazione dal deposito al corrente e viceversa, records delivery);
• pianificazione e gestione degli alloggiamenti a scaffale della documentazione;
• redazione di inventari topografici;
• etichettature parlanti;
• scadenzari documentali collegati ai Massimari di selezione
• e altro ancora in corso di individuazione.

Il progetto, inoltre, terrà in massima considerazione la relazione della Corte dei conti, approvata con Delibera 30 dicembre 2015, n. 17, Gli archivi di deposito delle amministrazioni statali e la spending review. Infatti, per ampiezza delle argomentazioni e per il taglio scientifico, la relazione – pur rivolta alle amministrazioni dello Stato – può essere agevolmente applicata anche agli archivi delle università e degli enti pubblici di ricerca, come descritto qualche anno fa[2].

Il progetto Titulus Caronte si svolgerà nell’ambito della Comunità professionale di Procedamus per tutto il 2025 con il personale proveniente dalle amministrazioni aderenti al percorso annuale, previa iscrizione.