GPS e auto aziendali: massima attenzione nell’installazione e nell’utilizzo

GPS e auto aziendali: massima attenzione nell’installazione e nell’utilizzo

 

L’utilizzo di GPS sulle auto aziendali è sempre stato ed è tuttora oggetto di ampio dibattito. Il recente provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 7 del 16 gennaio 2025, reso noto con newsletter n. 533 del 21.03.2025, ricorda, infatti, che, a fronte di esigenze che ne impongano l’utilizzo e pur nella liceità della relativa installazione, occorre prestare la massima attenzione alla tutela della privacy dei lavoratori.

Il recente provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 7 del 16 gennaio 2025, reso noto con newsletter n. 533 del 21.03.2025, offre l’occasione per approfondire un tema sempre molto caldo nella gestione dei rapporti di lavoro, ovvero l’utilizzo dei GPS sulle auto aziendali.

Come noto, la norma fondamentale che disciplina la fattispecie è l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, che, nella sua versione attuale (v. Tabella 1), consente di utilizzare gli impianti audiovisivi e gli altri strumenti che comportano un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori solamente per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale, previo accordo collettivo con le rappresentanze sindacali o previa autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL). Le uniche eccezioni a questa regola generale sono (a) gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa e (b) gli strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

La norma in questione, oltre ad essere stata oggetto, come visto, di importanti modifiche legislative con il c.d. “Jobs Act”, è sempre stata al centro di molteplici interventi interpretativi da parte degli organi ispettivi e del Garante per la protezione dei dati personali, che ne hanno delineato via via l’ambito di applicazione.

In pericolare, uno dei temi maggiormente dibattuti è sempre stato ed è tuttora quello relativo all’utilizzo dei GPS sulle auto aziendali.

Sul punto, uno dei primi e principali provvedimenti è la circolare dell’INL n. 2 del 07.11.2016, che ha precisato che “... In linea di massima, e in termini generali, si può ritenere che i sistemi di geolocalizzazione rappresentino un elemento “aggiunto” agli strumenti di lavoro, non utilizzati in via primaria ed essenziale per l’esecuzione dell’attività lavorativa ma per rispondere ad esigenze ulteriori di carattere assicurativo, organizzativo, produttivo o per garantire la sicurezza del lavoro. Ne consegue che, in tali casi, la fattispecie rientri nel campo di applicazione di cui al comma 1 dell’art.4 L. n. 300/1970 e pertanto le relative apparecchiature possono essere installate solo previo accordo stipulato con la rappresentanza sindacale ovvero, in assenza di tale accordo, previa autorizzazione da parte dell’Ispettorato nazionale del lavoro”. Ciò, salvo casi del tutto particolari in cui la prestazione lavorativa non può effettivamente essere resa senza ricorrere all’uso dei sistemi di localizzazione o, comunque, la relativa installazione è richiesta dalla normativa (si pensi, per esempio, al trasporto di portavalori).

Passando, poi, all’aspetto della tutela della privacy, le pronunce che si rintracciano sul tema sono molteplici.

Tra queste, spicca il recentissimo provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 7 del 16.01.2025. Il caso di specie riguardava l’installazione di GPS su trattori con semirimorchio per esigenze asseritamene connesse alla tutela del patrimonio aziendale, alla sicurezza sul lavoro, nonché ed in generale organizzative e produttive; l’installazione era avvenuta previa autorizzazione dell’ITL e previa informativa ai dipendenti affissa in bacheca. In tale contesto, il Garante ha pesantemente sanzionato la Società in ragione:

1. dell’inadeguatezza e incoerenza riscontrate nell’informativa resa ai dipendenti rispetto alle specifiche modalità con cui il trattamento veniva realizzato e alla diretta identificabilità dei conducenti dei veicoli geolocalizzati;
2. dell’eccessivo periodo di conservazione dei dati raccolti;
3. del mancato rispetto delle misure di garanzia indicate dall’ITL nel provvedimento di autorizzazione in merito all’anonimizzazione dei dati raccolti e all’adozione di soluzioni tecnologiche in grado di limitare la raccolta di dati personali non necessari o eccedenti rispetto alle finalità di sicurezza e organizzazione aziendale;
4. del fatto che le informazioni sulla posizione del veicolo, sul suo stato (acceso o spento), sulla telemetria e, indirettamente, anche sull’attività degli autisti risultavano acquisite in modo continuativo, in contrasto, quindi, con l’insegnamento del Garante secondo il quale “la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite”.

Alla luce di tutto quanto sopra, risulta, quindi, fondamentale prestare massima attenzione nell’utilizzo dei dispositivi GPS e ciò soprattutto di fronte alle nuove tecnologie e software, che consentono controlli sempre più avanzati. Si tratta, infatti, di strumenti certamente molto utili ed al giorno d’oggi ormai di uso comune, ma, prima di procedere alla relativa installazione, si dovrà verificarne la conformità alla normativa, alle prescrizioni dell’ITL e ed ai principi in materia di tutela della privacy, nonché informare in modo adeguato i dipendenti. Altrettanto importante, è poi assicurarne l’utilizzo nei limiti strettamente necessari al conseguimento delle finalità per le quali sono stati installati.