La cancellazione dei file aziendali giustifica il licenziamento: l’archivio come bene giuridico dell’impresa
La cancellazione dei file aziendali giustifica il licenziamento: l’archivio come bene giuridico dell’impresa
La vicenda processuale e la negligenza nella conservazione
La Corte di appello di Palermo, con sentenza 3 giugno 2026, n. 713, ha confermato il licenziamento di una lavoratrice che aveva cancellato o sottratto file aziendali dal proprio computer. La pronuncia si inserisce nell’alveo del consolidato orientamento giurisprudenziale di tutela del patrimonio documentale e informativo dell’impresa, nonché nel solco degli obblighi di diligenza e di fedeltà gravanti sul dipendente.
Nel giudizio di secondo grado, il licenziamento per giusta causa è stato ritenuto legittimo poiché, in occasione del passaggio di consegne conseguente al cambio d’ufficio, la dipendente aveva cancellato numerosi documenti inerenti all’attività dell’ente, nonostante l’impegno assunto nel corso della conciliazione di eliminare esclusivamente i file di carattere personale dal pc in dotazione.
Nel giudizio di impugnazione, la difesa aveva sostenuto da un lato, che i documenti distrutti fossero comunque recuperabili, in quanto “presumibilmente” conservati sul server oppure su supporto cartaceo e, dall’altro, che i documenti non risultavano particolarmente significativi in quanto non qualificabili come riservati.
La Corte ha ritenuto entrambe le obiezioni infondate.
Quanto al primo profilo, i giudici hanno statuito che la mera esistenza di un sistema di conservazione non consente di presumere che i documenti siano stati effettivamente conservati. In applicazione delle ordinarie regole sull’onere della prova, infatti, era dovere della lavoratrice dimostrare che i file cancellati fossero integralmente reperibili su altri supporti o formati, circostanza rimasta del tutto indimostrata.
Da tali premesse deriva il fatto che la cancellazione di documenti deve ritenersi idonea a determinare un’effettiva compromissione dell’archivio aziendale. Per tale motivo, i giudici hanno rilevato che «valutando anche il ritardo con cui aveva provveduto alla consegna delle password di accesso al proprio computer (condotta omissiva distinta da quella qui in esame, per la quale la ricorrente era stata separatamente sanzionata) riteneva il Tribunale adeguatamente dimostrata la sussistenza di “una palese intenzionalità della condotta lesiva, chiaramente finalizzata ad impedire l’uso e la conservazione dei documenti in questione da parte della [ditta] di Palermo, e per essa, del suo nuovo segretario generale».
L’avalutatività e la tutela dell’archivio
Parimenti infondata è stata ritenuta l’assenza di un carattere strettamente riservato. La Corte ha ribadito che la rilevanza disciplinare della condotta non dipende dalla natura confidenziale dei documenti eliminati, bensì dalla loro appartenenza al patrimonio istituzionale del soggetto produttore, mettendo in luce uno dei principi più importanti per l’archivistica: l’avalutatività. Il principio archivistico dell’avalutatività, infatti, impedisce di distinguere, ex post, documenti “importanti” e documenti “ordinari”: ogni documento, in quanto parte dell’archivio del soggetto produttore, concorre alla formazione della memoria istituzionale d’impresa.
Tra l’altro, nel merito, i documenti non possono essere classificati come di scarso rilievo. La Corte richiama, tra gli altri: «il protocollo elettronico, la corrispondenza e la posta elettronica in entrata ed in uscita sul programma Outlook, i materiali congressuali, i verbali e le delibere della Segreteria e del Comitato Direttivo, gli atti ed i documenti prodotti dai Segretari, dai Dipartimenti, dai Coordinatori e dalle [strutture] zonali, la documentazione fotografica delle iniziative, delle manifestazioni e degli eventi organizzati». Tali documenti, infatti, rappresentano beni funzionali alla continuità organizzativa dell’impresa e, pertanto, di per sé meritevoli di tutela.
Gli obblighi di fedeltà e di diligenza
La decisione nel giudizio di secondo grado trova fondamento, anzitutto, nell’art. 2104 c.c., che impone al lavoratore di eseguire la prestazione con la diligenza richiesta dalla natura dell’attività svolta e nell’interesse dell’impresa. Tale obbligo non si esaurisce nella corretta esecuzione dei compiti affidati, ma si estende anche alla corretta gestione degli strumenti di lavoro e dei documenti. Di conseguenza, ciò impone al dipendente di conservarne l’integrità, assicurarne la reperibilità e garantirne la disponibilità, soprattutto nel corso di un passaggio di consegne.
La condotta si pone, altresì, in contrasto con l’art. 2105 c.c., il quale, pur disciplinando espressamente l’obbligo di fedeltà mediante il divieto di concorrenza e di divulgazione di notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione, secondo un consolidato orientamento giurisprudenziale, è norma che impone al lavoratore di astenersi da qualsiasi comportamento idoneo ad arrecare pregiudizio agli interessi istituzionali e patrimoniali del datore di lavoro.
In questa prospettiva, la cancellazione di documenti, anche di natura non riservata, integra una violazione dell’obbligo di fedeltà, in quanto incide negativamente sulla disponibilità di informazioni e compromette il regolare svolgimento dell’attività quotidiana.
La gravità della condotta giustifica, infine, il licenziamento per giusta causa ai sensi dell’art. 2119 c.c. La sottrazione o la distruzione di documenti, infatti, non costituisce una mera inosservanza di prescrizioni regolamentari, ma realizza una lesione irreversibile del vincolo fiduciario. Quest’ultimo, com’è noto, si erge come elemento essenziale del rapporto di lavoro subordinato.
La valutazione della proporzionalità della sanzione disciplinare deve essere effettuata non tanto con riguardo all’effettivo danno economico prodotto, quanto piuttosto alla potenzialità lesiva della condotta e alla idoneità a compromettere definitivamente l’affidamento che il datore di lavoro deve poter riporre nel corretto adempimento degli obblighi contrattuali da parte del dipendente.
La pronuncia assume particolare rilievo perché contribuisce a individuare l’archivio non soltanto quale complesso di documenti, ma quale bene giuridico autonomamente tutelabile, la cui integrità costituisce presupposto indispensabile per la continuità dell’impresa.
La giurisprudenza di legittimità, infatti, ha progressivamente chiarito che tale patrimonio comprende non soltanto le informazioni riservate o i segreti commerciali, ma anche l’archivio necessario al funzionamento istituzionale e al disbrigo degli affari. In tale prospettiva, il dovere del lavoratore non si limita ad astenersi dalla divulgazione di documenti aziendali, ma comprende anche l’obbligo positivo di organizzarli e di conservarli con la diligenza del buon padre di famiglia.
La sentenza offre, quindi, un’importante conferma del principio secondo il quale la corretta tenuta degli archivi, informatici o cartacei, costituisce espressione concreta degli obblighi di diligenza e di fedeltà posti dagli artt. 2104 e 2105 c.c. La conservazione ordinata dell’archivio e la sua piena fruibilità rappresentano presupposti indispensabili per garantire la continuità dell’attività e, nella fattispecie in commento, anche il regolare passaggio di consegne. La loro violazione, quando sia tale da compromettere in modo significativo la disponibilità delle informazioni tanto da incrinare irrimediabilmente il rapporto fiduciario, integra, come abbiamo visto, gli estremi della giusta causa di licenziamento ai sensi dell’art. 2119 c.c.
Un tema ulteriore, ancorché meno importante, affrontato dai giudici, sotto il profilo giuslavoristico, è la legittimità della sanzione disciplinare irrogata in primo grado per il rifiuto di consegnare le credenziali di accesso al PC e il codice della cassetta di sicurezza (tra l’altro, attività già concordate nel verbale di conciliazione). La Corte di appello di Palermo ha confermato, pertanto, la decisione del giudice di prime cure, fino a valorizzare gli obblighi di collaborazione e di correttezza che gravano sul lavoratore, anche (e soprattutto) nella fase di cessazione o di modifica delle mansioni.
Quali riflessi per le amministrazioni pubbliche?
Questa vicenda riguarda il mondo privato. A questo punto, sorge una domanda: se spostassimo il problema sugli archivi delle amministrazioni pubbliche? La domanda non è peregrina. Se gli stessi principi fossero applicati con analogo rigore agli archivi delle amministrazioni pubbliche, le conseguenze disciplinari potrebbero risultare assai più frequenti di quanto normalmente si possa immaginare.
Se non altro perché l’archivio riveste una funzione pubblicistica e la sua distruzione può integrare anche specifiche fattispecie penalmente rilevanti, quale quella prevista dall’art. 490 c.p. E ciò si intende riferibile anche alla negligenza diffusa con la quale sono conservati i documenti, spesso in locali e in condizioni climatiche inadeguate.
E qui tralasciamo il mondo della conservazione digitale, la quale ha bisogno estremo di figure altamente professionali e non di dipendenti spediti controvoglia, privi di formazione specialistica, a occuparsi di una materia in continuo divenire. Essa, infatti, richiede un approccio metodologico e interdisciplinare tra archivistica, diplomatica, diritto e informatica, che non può essere lasciato alla volontà dei singoli, ma deve essere necessariamente compresa come misura indefettibile del principio del buon andamento dell’azione amministrativa, dell’efficienza e dell’economicità, residenti nella Costituzioni e tra i principi generali dell’attività amministrativa, come rubricati nell’art. 1 della legge 7 agosto 1990, n. 241.
Conclusioni
La sentenza in commento offre un’importante conferma dell’orientamento in virtù del quale gli obblighi del lavoratore non si esauriscono nella prestazione lavorativa, ma si estendono ai comportamenti necessari per consentire il regolare funzionamento di un ente, tra i quali rientra la diligenza nella formazione e nella conservazione dell’archivio.
In tale prospettiva, la riconsegna tempestiva delle credenziali informatiche e degli altri strumenti in dotazione costituisce un preciso obbligo derivante dagli artt. 2104 e 2105 c.c., la cui violazione è disciplinarmente rilevante, anche in assenza della prova di un danno economico.
Il Collegio conferma, altresì, che la gravità dell’inadempimento deve essere valutata soprattutto in relazione alla lesione dell’interesse istituzionale del datore di lavoro e all’inosservanza consapevole degli obblighi assunti dal dipendente, ritenendo proporzionata la sanzione del licenziamento.
Tale impostazione si inserisce nel più ampio orientamento giurisprudenziale diretto a valorizzare il patrimonio documentale d’impresa
La pronuncia della Corte di appello di Palermo, infine, mostra come, anche nell’economia digitale, il patrimonio documentale costituisca esso stesso un bene dell’impresa. La sua cancellazione non integra soltanto una violazione regolamentare, ma incide direttamente sul rapporto fiduciario che lega lavoratore e datore di lavoro, giustificando, nei casi più gravi, il recesso per giusta causa. Siamo di fronte, dunque, a una componente essenziale del sinallagma contrattuale e del dovere di leale collaborazione tra le parti nel corso di un rapporto di lavoro.
La sentenza è reperibile qui
