Il mito della classificazione plurima: è possibile classificare due o più volte lo stesso documento?

Il mito della classificazione plurima: è possibile classificare due o più volte lo stesso documento?

L’entropia non è archivistica

Un documento, in casi peraltro non frequenti, può riguardare più di un argomento. La domanda nasce spontanea: perché non assegnargli più indici di classificazione? Il software lo permette con un clic, sembra comodo e «in fondo, cosa sarà mai, tanto vale trovarlo in più modi».

È la cosiddetta classificazione plurima: una pratica silenziosa, tanto diffusa quanto poco discussa dal punto di vista della sostenibilità teorica. Si può fare? O si dovrebbe fare per accontentare chi desidera avere più punti informativi di accesso all’informazione contenuta nei documenti?

Dobbiamo premettere come non tutto ciò che risulta informaticamente possibile lo è anche giuridicamente e, nel nostro caso, anche archivisticamente. In più, si tratta di una soluzione infida, perché apparentemente genera maggiore informazione la quale, tuttavia, diventa entropia. Come dieci zollette di zucchero non rendono il caffè più buono, così l’utilizzo di più classificazioni polverizza il significato del vincolo archivistico.

Vediamone insieme le ragioni, incrociando il diritto amministrativo con le scienze del documento, archivistica e diplomatica in particolare.

Il titolario non è un indice di argomenti, ma un funzionigramma

Ogni ente pubblico gestisce i propri documenti attraverso un titolario di classificazione: uno strumento che, classe dopo classe, suddivide l’archivio non per materia o per ufficio, ma per funzioni. Si tratta di una differenza apparentemente sottile, ma decisiva.

Per gran parte del Novecento, molti titolari di classificazione italiani sono stati redatti «per materia» (un elenco di argomenti, dal generale al particolare) o «per tecnostruttura» (sull’organigramma dell’ente). Entrambi gli approcci soffrono velocemente di obsolescenza strutturale: gli argomenti si moltiplicano all’infinito, gli uffici cambiano nome a ogni nuova organizzazione o al cambio di una legislatura (nuovo sindaco, presidente, rettore, etc. ma anche nuovo management). Le funzioni e i procedimenti amministrativi, invece, restano stabili, perché derivano da ciò che la legge attribuisce all’ente e non in base al modo in cui un soggetto produttore si organizza, di volta in volta, per esercitarle.

Per questo il titolario più stabile nel tempo si enuclea sulle funzioni: una sorta di funzionigramma che fotografa cosa l’ente è autorizzato a fare, non come si è organizzato per farlo. Non è un caso che il titolario delle università italiane, Titulus, sia stato aggiornato una decina di volte in trent’anni per stare al passo con le funzioni che nel fluire degli anni sono cambiate o sono state aggiunte.

Quello dei Comuni, invece, è fermo ormai da due decenni ed è stato aggiornato una sola volta in oltre un secolo (redatto nel 1897 e rivisto nel 2005). Da osservatore esterno, ma privilegiato, oggi appare come un cantiere di rattoppi locali, con esiti disomogenei e, nel complesso, ciò è accaduto e continua ad accadere perché manca un coordinamento nazionale. Ciò ne provoca, alla prova dei fatti, la sostanziale inapplicabilità, soprattutto dopo le riforme (con le conseguenti nuove funzioni) succedutesi per le amministrazioni pubbliche, sia nell’ordinamento italiano sia nell’ordinamento europeo, motivi per i quali un aggiornamento si rende pressoché inevitabile.

Una regola che vale anche per i documenti: il principio di tipicità

Da dove proviene la centralità della funzione? Da un principio cardine del diritto amministrativo: la tipicità. Un privato cittadino può fare tutto ciò che la legge non gli proibisce; una pubblica amministrazione, al contrario, può agire nei modi espressamente attribuiti e predeterminati dalla legge. Non è un dettaglio tecnico: è la traduzione giuridica dell’idea che il potere pubblico debba sempre essere riconducibile a una volontà democraticamente stabilita dalle norme primarie o dall’ordinamento interno (statuti, regolamenti, etc.).

Trasportato in archivistica, questo principio genera il principio della funzione esercitata: ogni documento prodotto da un ente deve poter essere ricondotto a una, e una sola, funzione prevalente. Non perché il documento non possa “toccare” più ambiti, ma perché chi lo classifica deve sempre individuare la funzione prevalente. E non si tratta nemmeno di una valutazione di priorità: la vita è fatta di scelte, anche in archivistica.

Due esemplificazioni pratiche (e una criticità aggiuntiva)

La teoria, però, va sempre messa alla prova dei fatti. Pensiamo alla chiamata di un professore universitario: la procedura attraversa almeno sette passaggi deliberativi, coinvolge un organo monocratico (il rettore), tre organi collegiali (senato accademico, consiglio di amministrazione, consiglio di dipartimento) e un collegio perfetto (la commissione valutatrice). Uffici diversi, sedi diverse, persino strutture organizzative diverse nell’amministrazione centrale, nei dipartimenti e nelle scuole. Eppure, in qualsiasi ufficio transiti, quella pratica avrà sempre lo stesso indice di classificazione, perché la funzione esercitata, cioè il reclutamento del personale docente, rimane identica, indipendentemente da chi materialmente la gestisce in quel momento e slegata dall’area organizzativa omogenea.

Si segue la funzione, non l’organigramma. E, per tali ragioni, il fascicolo procedimentale deve avere un’unica classificazione perché la funzione esercitata è unica. Da una corretta fascicolatura, infatti, dipende anche l’insieme di informazioni utili per la governance e per il management.

Da quanto esposto finora conseguono due domande. Se il fascicolo nasce dalla classificazione, quale senso avrebbe un fascicolo procedimentale con più classificazioni? E, soprattutto, se ogni procedimento amministrativo corrisponde a una sola funzione esercitata, che utilità può avere una classificazione plurima? A mio avviso, la risposta è negativa in entrambi i casi. Anzi, soluzioni da bricolage amministrativo rappresentano il fallimento dell’archivistica e del diritto amministrativo applicati alla gestione documentale.

Poniamo ora all’attenzione del lettore un ulteriore esempio.

L’Ente X ottiene un finanziamento per un progetto di costruzione del nuovo palazzetto dello sport da parte di un ente esterno con co-finanziamento di privati del territorio. Ciò è stato possibile grazie a un progetto preliminare approvato prima dalla Giunta esecutiva e poi, data l’elevata somma, dal Consiglio consortile con tanto di variante urbanistica richiesta al Comune su cui insisterà la nuova opera. Ottenuto il finanziamento, gli uffici bandiscono la gara per la progettazione e, approvato il progetto, è dato avvio a una nuova gara europea per la costruzione.

Quale sarà la classificazione coerente? Finanziamento (IV/3), Rapporti con il territorio (IX/8), Giunta esecutiva (II/6), Consiglio consortile (II/8), Piano urbanistico (V/11), Acquisizione di beni e servizi (VIII/3), Progettazione opere (X/6) o altro ancora? Oppure le inseriamo tutte nello stile melius abundare quam deficere?

Prima di proseguire, conviene ribadire che l’essenzialità è un valore dimenticato nell’era dei dati massivi ed è necessario richiamare la definizione classica di procedimento amministrativo, come coniata da Aldo Maria Sandulli e da Pietro Virga qualche decennio fa: «una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un provvedimento finale». In questa definizione, l’espressione “allo stesso fine” richiama l’unicità della funzione e, di conseguenza, la classificazione omogenea.

Leggo anche che qualcuno sostiene come non esista alcuna norma che vieti la classificazione plurima. Ovviamente, l’ordinamento italiano, in quanto astratto, faticherebbe a regolare casi talmente specifici. Tuttavia, abbiamo la norma internazionale sul records management: «Un documento archivistico può essere classificato più di una volta, in momenti differenti della propria esistenza. In caso di riclassificazione, i metadati della classificazione precedente devono essere conservati»: ISO 15489-1:2016, Information and documentation. Records management, Part 1: Concepts and principles «§ 9.4: A record may be classified more than once, at different times in its existence. In cases of re-classification, any superseded classification metadata should be retained».

La ISO 15489-1:2016 ammette, dunque, che un documento possa essere classificato più volte soltanto in momenti diversi del proprio ciclo di vita, imponendo la conservazione dei metadati della classificazione precedente.

Ne consegue che è ammessa la riclassificazione o, come preferisco definirla, la classificazione plurima asincrona e non contestuale alla produzione del documento.

Torniamo ora al nostro esempio e, forti delle definizioni di procedimento amministrativo, possiamo enuclearne almeno tre:

• Progetto per la costruzione del nuovo Palazzetto dello sport (X/6);
• Gara per la progettazione (VIII/3);
• Gara per la costruzione (VIII/3).

Premesso che l’organo decisionale non è mai classificabile per i provvedimenti assunti (delibere o decreti, i quali hanno la rispettiva funzione di riferimento), che invece riguarda gli aspetti istituzionali di funzionamento (elezioni, dimissioni, indennità, etc.), siamo di fronte a tre procedimenti amministrativi distinti riferiti a tre funzioni tipiche. Pertanto, potremmo avere esclusivamente tre fascicoli distinti, ciascuno con classificazione omogenea propria. Se passasse l’idea che ogni documento ne ha una indipendente dal fascicolo e dal procedimento cui è riferito, ad es., finanziamento di progetto, significherebbe che tutti i progetti con finanziamento otterrebbero una classificazione differente, con buona pace della fascicolatura e dell’omogeneità funzionale.

Aggiungiamo una criticità. E se le ditte non vincitrici esercitassero il diritto di accesso agli atti di gara? Inseriamo i documenti nel fascicolo corrispondente o istruiamo un fascicolo a parte?

Anche in questo caso, ci soccorre il diritto amministrativo, per il quale l’esercizio del diritto di accesso è un procedimento, cioè azione amministrativa tipizzata, basata su istanza e risposta a valle di un’istruttoria con acquisizione di pareri, nota per i controinteressati, deduzioni e controdeduzioni, fino a terminare con l’adozione di un provvedimento finale. Di conseguenza, avremo un fascicolo procedimentale a parte e, con ogni probabilità nelle medie e grandi organizzazioni, anche con un responsabile del procedimento amministrativo differente da quello che ha istruito la gara.

Da quanto abbiamo detto finora emerge una conclusione lineare: l’efficienza nella ricerca delle informazioni non si ottiene moltiplicando le classificazioni, ma preservando il contesto archivistico e utilizzando strumenti di indicizzazione diversi dalla classificazione, evitando di applicare agli archivi in maniera acritica le scienze dell’informazione.