L’archivio di deposito e la normalizzazione dei termini di versamento: sintesi della proposta di modifica al Codice dei beni culturali

L’archivio di deposito e la normalizzazione dei termini di versamento: sintesi della proposta di modifica al Codice dei beni culturali
 

1. Il contesto e il problema

Nel corso di un progetto biennale sull’archivio di deposito, denominato Titulus Caronte, la Comunità professionale di Procedamus ha prodotto le linee guida per l’archivio di deposito (analogico e digitale), pubblicate poi nella miscellanea L’archivio di deposito, Padova, Cleup, 2025. Il libro raccoglie numerosi contributi di professionisti con provenienze diverse, pubbliche e private (scaricabile gratuitamente qui).

Forte di quella esperienza, tra il 2025 e il 2026 un ulteriore gruppo di lavoro interprofessionale e interassociativo ha lavorato a una proposta di modifica del Codice dei beni culturali e del paesaggio, contenuto nel D.Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, finalizzata da un lato alla normalizzazione dei termini tra archivi vigilati e archivi sorvegliati, dall’altra alla riduzione del termine per entrambe le tipologie di archivio a 20 anni.

Il documento affronta temi che chi si occupa quotidianamente di gestione documentale conosce bene. Infatti, l’attuale quadro normativo italiano in materia di versamento agli archivi storici è disomogeneo e da aggiornare rispetto alle sfide poste dalla digitalizzazione dell’amministrazione pubblica.

Il D.Lgs. 42/2004 disciplina i termini di versamento attraverso due articoli. L’articolo 30, comma 4, stabilisce in quarant’anni il termine di versamento per gli archivi storici (sezioni separate di archivio) degli enti pubblici non statali. L’articolo 41, comma 1, stabilisce invece in trent’anni il termine per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato verso l’Archivio centrale dello Stato e gli Archivi di Stato. Ne risulta una discrasia che non trova giustificazione né sul piano archivistico, né su quello giuridico.

Uno degli obiettivi centrali della proposta, dunque, è il superamento della disomogeneità normativa tra gli archivi statali (sorvegliati) e quelli degli enti pubblici (vigilati). Attualmente, il sistema presenta termini temporali differenti, il che non trova più giustificazione, dato che la natura dei documenti e la funzione strategica della conservazione a lungo termine sono identiche per tutti i soggetti produttori. La proposta mira pertanto a:

• Uniformare il termine di versamento, stabilendo un criterio di normalizzazione fissato a vent’anni per tutti gli affari esauriti, riducendo le attuali soglie temporali;
• Adattamento all’ambiente digitale, riconoscendo che termini eccessivamente lunghi sono incompatibili con una gestione documentale moderna. L’ambiente digitale, infatti, impone una riflessione sulla velocità di obsolescenza dei supporti e dei formati, oltre a comportare rilevanti oneri tecnici e finanziari per garantire l’integrità e la leggibilità dei documenti a lungo termine;
• Efficienza gestionale, evitando l’accumulo prolungato di documenti privi di valore storico potenziale, che genera inefficienze organizzative, criticità legate alla carenza di spazi di deposito e aumento dei costi per le amministrazioni, peraltro risolvibili anche con l’applicazione periodica del massimario di selezione.

2. Il nodo centrale dell’archivio di deposito

Il cuore concettuale del documento che qui si presenta è la valorizzazione dell’archivio di deposito — o archivio intermedio — come fase essenziale e insostituibile del ciclo di vita del documento. Questa fase, troppo spesso trascurata, tanto nella prassi quanto nella normativa, è quella in cui si esercitano le attività più delicate e intellettualmente impegnative della gestione documentale: la valutazione archivistica (appraisal) e la conseguente selezione, che si traduce operativamente nello scarto o nella conservazione a lungo termine.

L’archivio di deposito, a ben vedere, non è un semplice magazzino di documenti semi-attivi in attesa di destinazione finale. È il luogo logico di decantazione in cui si decide il destino del patrimonio documentale di un soggetto produttore, cosa sarà tramandato alle generazioni future come testimonianza storica e cosa, invece, ha già esaurito la propria funzione e può essere legittimamente eliminato. È, in altri termini, il luogo in cui l’archivista esercita la responsabilità intellettuale e giuridica sul patrimonio documentale.

La proposta ripropone e sottolinea con forza un principio che dovrebbe essere ovvio, ma che nella prassi viene sistematicamente disatteso: nessun versamento all’archivio storico può avvenire senza che siano state previamente effettuate le operazioni di selezione. Tant’è che l’archivio storico potrebbe essere definito anche come «complesso di documenti selezionati per la conservazione permanente».

Questo punto merita di essere evidenziato: versare negli archivi storici tutto ciò che si è accumulato, senza aver operato la selezione, significa scaricare sugli archivi storici un problema che avrebbe dovuto essere risolto a monte e significa soprattutto che il massimario di selezione — o piano di conservazione — non è stato applicato correttamente e sistematicamente durante la fase corrente e la fase di deposito.

3. La distinzione fondamentale tra termini di versamento e tempi di scarto

Il documento tenta di chiarire un equivoco concettuale che genera molta confusione, anche tra gli operatori del settore. I termini di versamento all’archivio storico (trenta, venti, quarant’anni che siano) indicano il momento oltre il quale, per determinate aggregazioni documentali, il valore storico prevale su quello amministrativo. Non hanno nulla a che fare con i tempi di conservazione indicati nei massimari di selezione, che si riferiscono, invece, alle aggregazioni documentali destinate allo scarto, cioè a quelle che non assumeranno (o, meglio, si presume che non assumeranno) un valore storico-istituzionale.

Ciò significa, in termini pratici, che un soggetto conservatore di aggregazioni documentali con un termine di scarto previsto dal massimario superiore a vent’anni — tipicamente trent’anni — non potrà versarli all’archivio storico, ma scartarli decorso il termine di prescrizione, indipendentemente dal termine di versamento fissato dalla legge. Il versamento riguarda esclusivamente i documenti destinati alla conservazione illimitata e solo dopo che lo scarto è stato correttamente effettuato e autorizzato dal Ministero mediante le Commissioni di sorveglianza (Uffici di Stato) o l’autorizzazione della Soprintendenza archivistica che esercita la vigilanza sul soggetto produttore.

4. La proposta di normalizzazione a vent’anni

La soluzione proposta è lineare: normalizzare il termine di versamento a vent’anni per tutti gli archivi, siano statali (archivi sorvegliati) oppure non statali (archivi vigilati). Le ragioni sono molteplici e convergenti.

Sul piano archivistico, vent’anni rappresenta oggi un termine congruo oltre il quale il valore amministrativo dei documenti può ragionevolmente considerarsi esaurito per la stragrande maggioranza delle tipologie di aggregazione documentale. La distinzione tra soggetti statali e altri enti pubblici non trova alcuna giustificazione sul piano archivistico.

Sul piano organizzativo ed economico, termini eccessivamente lunghi producono effetti negativi ben chiari: accumulo prolungato di documenti privi di valore per il soggetto produttore, ritardo nelle operazioni di selezione, incremento dei costi di conservazione (per il materiale ritenuto inutile), e — aspetto sempre più critico — aumento dei rischi di obsolescenza tecnologica in ambiente digitale.

Sul piano digitale, ed è forse l’argomento più urgente, giova ricordare che i termini di versamento attualmente vigenti erano stati concepiti per l’ambiente analogico, in cui la conservazione di documenti cartacei, pur costosa in termini di spazio, non comporta i rischi di leggibilità e di integrità che caratterizzano i documenti digitali. In ambiente digitale, conservare aggregazioni documentali per trent’anni o quarant’anni prima di versarli agli archivi storici significa esporli a rischi seri di obsolescenza dei formati e dei supporti, con conseguente perdita irreversibile di patrimonio archivistico. La riduzione a vent’anni tende a mitigare significativamente questo rischio.

Il gruppo di lavoro è ben consapevole delle criticità di spazio che affliggono non da ora gli Archivi di Stato e della preoccupazione che può essere avvertita dai loro responsabili per un possibile versamento, dopo venti anni, di residua documentazione analogica. Per queste ragioni, è stato ritenuto di richiamare l’attenzione sulla imprescindibile necessità di risolvere questo problema nella relazione che accompagna la proposta.

5. La dimensione europea e digitale

Il documento finale segnala, inoltre, la necessità di affrontare temi che si estendono oltre la semplice normalizzazione dei termini e che riguardano le sfide poste dalla trasformazione digitale dell’amministrazione. In particolare, viene richiamata l’esigenza di linee guida o di norme specifiche sugli archivi intermedi in ambiente digitale, sul modello dei Records Center e dei Poli di conservazione (come diremo nel prossimo paragrafo), tenendo conto delle novità introdotte a livello europeo dal regolamento eIDAS 2 e dalle relative regole tecniche in materia di servizi fiduciari di eArchiving (UNI CEN/TS 18170).

La regolamentazione dei servizi fiduciari in outsourcing è identificata come un’ulteriore area che richiede intervento normativo urgente, soprattutto in sinergia tra Ministero della cultura, l’Agenzia per l’Italia digitale e le associazioni più rappresentative di settore.

6. Una valutazione conclusiva

Dal punto di vista archivistico, questa proposta rappresenta un passo verso una gestione documentale più razionale, moderna e sostenibile nel sistema pubblico italiano. I punti di forza sono stati ampiamente condivisi, anche perché la normalizzazione dei termini elimina una contraddizione normativa probabilmente nemmeno voluta. Dunque, la riduzione a vent’anni è coerente con le esigenze dell’ambiente digitale e il rafforzamento del ruolo dell’archivio di deposito come sede dell’appraisal che valorizza finalmente quella fase del ciclo documentale ed è concettualmente da un lato più importante, dall’altro storicamente trascurata.

Il messaggio di fondo è semplice: ogni archivista dovrebbe portare con sé come principio guida il fatto che le aggregazioni documentali non si versano in maniera acritica e alluvionale. Si selezionano prima e si versano poi. L’archivio storico non è il luogo in cui si scarica ciò che non si sa dove mettere. È il luogo in cui arriva ciò che ha superato il vaglio della valutazione archivistica e merita di essere tramandato. Tutto il resto, applicato correttamente il massimario, deve essere scartato, ovviamente secondo le modalità già previste dalla legge.

Infine, come anticipato, il gruppo di lavoro ha ampiamente discusso sui Records center e sui Poli di conservazione. Il concetto di archivio intermedio o Records Center nasce negli Stati Uniti nel secondo Dopoguerra, nel contesto della cosiddetta “esplosione documentale” prodotta dalla crescita esponenziale delle burocrazie moderne.

Il modello, elaborato e codificato dalla National Archives and Records Administration (NARA), si basa su un’idea semplice ma potente: i documenti che hanno esaurito la loro utilità corrente, ma non sono ancora pronti per la valutazione storica definitiva, devono essere gestiti in strutture specializzate, economicamente efficienti e in scala, dotate di competenze specifiche, che li mantengono in condizioni adeguate e li rendono disponibili per le consultazioni amministrative residue fino al momento della destinazione finale.

In Italia, il concetto esiste nella norma — l’archivio di deposito è menzionato nell’art. 67 del DPR 445/2000, nell’art. 124 del Codice dei beni culturali, e nelle Linee guida AGID del 2021 — ma non esiste nella pratica come istituzione autonoma, strutturata e diffusa sul territorio. Ciascun ente gestisce il proprio archivio di deposito in modo autonomo e spesso trascurandone la funzione: locali inadeguati, personale non qualificato o assente, strumenti di descrizione inesistenti o insufficienti, nessuna politica sistematica di selezione.

Il risultato è quello che chiunque abbia mai messo piede in un archivio di deposito di un ente pubblico italiano conosce bene: stanze o scantinati sovraffollati di carte polverose, senza ordine, senza inventari, senza che nessuno sappia con certezza cosa c’è dentro e per quanto tempo deve restare lì e senza che nessuno sembrerebbe averne l’effettiva responsabilità.

Per queste ragioni, la teoria archivistica moderna — a partire dal modello del ciclo di vita elaborato da Schellenberg negli anni Cinquanta fino alle più recenti elaborazioni del records continuum australiano — riconosce unanimemente che il documento attraversa fasi diverse, ciascuna con esigenze diverse di gestione, conservazione e accesso. La fase intermedia non è una zona grigia di transizione: è la fase in cui si esercita la funzione archivistica più importante, quella della valutazione.

L’appraisal — la valutazione del valore dei documenti ai fini della selezione — non può essere svolta correttamente né durante la fase corrente, quando i documenti sono ancora immersi nell’attività amministrativa e il loro valore primario è prevalente, né al momento del versamento all’archivio storico, quando spesso è troppo tardi per rimediare a decenni di disordine. Deve essere svolta nella fase intermedia, da personale qualificato, con strumenti adeguati, in un contesto organizzativo che lo consenta.

Un archivio intermedio strutturato è la condizione organizzativa che rende possibile questa funzione, tanto che – come abbiamo già visto – nessun versamento all’archivio storico dovrebbe avvenire senza che le operazioni di selezione siano state previamente completate. Questo principio, ineccepibile sul piano teorico, è sistematicamente violato nella prassi italiana, proprio perché manca la struttura organizzativa — l’archivio intermedio, appunto — che renderebbe possibile applicarlo.

Il documento finale è consultabile sul sito web di Procedamus: