L’ottimizzazione dei flussi passa anche dall’implementazione di workflow documentali

L’ottimizzazione dei flussi passa anche dall’implementazione di workflow documentali

Nell’ambito della progressiva digitalizzazione e automazione della gestione documentale Sapienza Università di Roma sta implementando alcuni workflow autorizzativi all’interno di Titulus, nella sua versione 5.

Si è scelto di partire con le disposizioni dei dirigenti dell’amministrazione centrale per testare le modalità di intervento.

è apparso subito chiaro che si è di fronte a un passaggio non meramente tecnico ma culturale; non si tratta infatti di trasporre ipso facto le modalità analogiche al digitale, ma occorre operare un’integrazione e una normalizzazione delle varie fasi del processo, individuando ripetizioni inutili e colli di bottiglia, rimuovendo laddove possibile situazioni di stallo.

Il controllo dell’iter delle pratiche permette infatti una misurazione più puntuale dei tempi di lavorazione associando a ciascuna fase una responsabilità e assicurando trasparenza e tracciabilità all’azione amministrativa.

Partendo dall’analisi dei comportamenti agiti, mediante una verifica sugli atti prodotti dalle varie Aree dirigenziali, si è preso atto di approcci anche molto diversi tra le stesse, e al loro interno in base alle tipologie di disposizioni. L’implementazione del workflow, da attività meramente operativa, si è tradotta quindi nell’occasione di un ripensamento generale e di confronto con i diversi attori per arrivare a tracciare un disegno unico, replicabile e standardizzato.

Tra i temi trattati vi è stato quello relativo all’individuazione della modalità di proposta, approvazione e adozione, cioè di sigla/sottoscrizione con riguardo ai diversi attori partecipanti al procedimento che in Sapienza sono rappresentati da Capo Settore, Capo Ufficio, Dirigente.

Anche sulla scorta di quanto discusso nell’ambito del progetto AlterEGO sulla delega e i poteri di firma, si è proposto un iter approvativo che prevede la sigla di Capo Settore e Capo Ufficio e la sottoscrizione a cura del Dirigente.

Attualmente il sistema di gestione documentale non permette ancora di creare il documento al suo interno, ma si stima che a breve ciò sarà reso possibile.

Il flusso modellizzato pertanto prevede che il documento venga redatto a cura del Settore proponente e caricato sul sistema di gestione documentale.

Il Capo del Settore nel licenziare il documento per il livello superiore lo sigla, apponendo un flag che corrisponde a una firma elettronica (cosiddetta debole). Analogamente procede il Capo Ufficio trasmettendo il documento al Dirigente in capo al quale è la responsabilità della sottoscrizione in qualità di autore che si assume la responsabilità giuridico-intellettuale di quanto scritto “sopra”[1].

Quest’ultimo appone una firma digitale che dà il via alla repertoriazione della disposizione.

Nel caso di provvedimenti che prevedano un impegno contabile interviene anche l’Area competente per la contabilità che deve attestare la disponibilità delle risorse per quanto descritto nel provvedimento. Anche in questo caso è prevista una firma digitale.

Il modello è stato proposto ai dirigenti per condividere il metodo e per raccogliere suggerimenti. La metodologia è stata apprezzata e, pur partendo da una situazione di fatto molto diversificata in cui il modello proposto non era, tra l’altro, quello prevalentemente utilizzato, tuttavia dalla discussione e dal confronto si è arrivati a optare per l’iter descritto.

La scelta tecnologica non riguarda, quindi, solo l’utilizzo di un sistema al posto di un altro ma rappresenta una preziosa occasione di ripensamento generale delle attività, dei flussi, delle procedure e può essere il punto di ri-partenza per una standardizzazione delle attività, dei processi e dei modelli.