Il modello di estratto dal verbale
Il modello di estratto dal verbale
Nel mondo universitario, la più piccola frazione del tempo si misura anche attraverso il computo in nanosecondi decorrente dalla chiusura dell’adunanza di un organo collegiale e la prima richiesta di una “copia della delibera” a cura degli uffici oppure da parte dei diretti interessati.
Il problema è che risulta necessario lasciare al segretario verbalizzante il tempo materiale necessario per redigere documenti idonei a sostenere nel tempo l’azione amministrativa, anche in caso di contenzioso.
Proprio da queste pagine della rubrica Le delibere dell’università avevamo chiarito come, in assenza di verbale, si possa confezionare soltanto una certificazione di avvenuta deliberazione: https://www.filodiritto.com/la-certificazione-di-avvenuta-deliberazione
Da sempre invischiate nel falso problema dell’urgenza, le amministrazioni pubbliche arrancano per fornire prova affidabile di quanto deliberato dall’organo collegiale con tempistiche adatte soltanto a provocare errori giuridici. Si tratta, infatti, di un falso problema, ma di difficile destrutturazione a causa di una cultura organizzativa che privilegia l’urgenza senza programmare l’ordinaria amministrazione. Di fatto anche le cose più semplici si trasformano in emergenze, in cui i più bravi a vendere fumo sanno trasformare le finte urgenze in possibili, ma improbabili, ripercussioni catastrofiche sull’ateneo.
Sull’urgenze avevo già scritto questo articolo qualche anno fa, ma vedo che il problema persiste senza latitudini: https://www.forumpa.it/riforma-pa/la-pa-vittima-della-cultura-dellurgenza/ Senza disturbare i concetti del Time management dobbiamo impedire ai colleghi – che poi sono sempre gli stessi – di farci perdere tempo inutilmente.
A questo punto, dobbiamo suddividere la questione in due fasi distinte: l’attività antecedente alla presa d’atto del verbale e quella successiva, come rappresentata nelle due infografiche sottostanti.
In assenza di verbale, non si può produrre giuridicamente un estratto, dal momento che si deve avere a disposizione un documento da cui, appunto, estrarre la decisione. In questo caso, ci soccorrono il diritto notarile e il diritto civile, tanto che ci propongono la “certificazione di avvenuta deliberazione”, già ampiamente illustrata su queste
pagine, assieme al notaio Succhi https://www.filodiritto.com/la-certificazione-di-avvenuta-deliberazione .
Per queste ragioni, l’estratto costituisce atto pubblico e, quindi, prova affidabile, tanto che si può produrre esclusivamente in presenza di un verbale (repertoriato). A differenza della certificazione, provenendo da un documento già esistente, non risulta necessaria la sottoscrizione del presidente, ma esclusivamente del segretario o di chi detiene stabilmente il documento, come illustrato nell’immagine seguente:
Nel corso del 2026, la Comunità professionale di PuntoOrgani ha organizzato un gruppo di lavoro che, raccolti i modelli di estratto dal verbale provenienti da circa 50 università, ha proposto la redazione di un nuovo modello di estratto dal verbale conforme a queste regole.
Il gruppo di lavoro (https://www.puntoorgani.it/14-presiditematici/361-gdlestratto2026.html) era formato da partecipanti alla Comunità professionale di PuntoOrgani Members (https://www.puntoorgani.it/contatti/mailinglist.html), provenienti da Università ed Enti pubblici di ricerca.
Dopo un lavoro off-line e due incontri di coordinamento nazionale, è stato deciso di proporre due modelli di estratto dal verbale: uno breve e uno esteso.
Il primo si riferisce alla normale produzione di un estratto, mentre il secondo si attaglia a quelle situazioni in cui il ricevente assume la necessità di verificare la regolarità della composizione e dei legittimati come, ad esempio, per la costituzione di uno spin off oppure per le chiamate di un professore universitario.
Sul sito web sono a disposizione i due modelli di estratto, come presentati al 6° Seminario nazionale di PuntoOrgani svoltosi il 25 giugno 2026 all’Università degli Studi di Roma Foro Italico.
