La certificazione di avvenuta deliberazione

La certificazione di avvenuta deliberazione

1. I tempi delle cinque fasi della collegialità amministrativa

L’attività di un organo collegiale di un’Università o di un Ente pubblico di ricerca può essere suddivisa in cinque fasi: convocazione, adunanza, discussione, votazione e verbalizzazione. Possiamo enucleare tali fasi in tre tempi sequenziali e cronologicamente: tempo antecedente all’adunanza, adunanza, tempo successiva all’adunanza.

A ciascuno di essi corrispondono specifiche azioni amministrative, che possiamo a loro volta enucleare come segue:

1.Tempo antecedente all'adunanza

a) Istruttoria procedimentale

b) Convocazione

c) Ordine del giorno

2. Adunanza

a) Verifica quorum strutturale

b) Discussione

c) Votazione, con verifica del quorum funzionale

3. Tempo successivo all’adunanza

a) Comunicazione dei risultati

b) Certificazione di avvenuta deliberazione

c) Verbalizzazione

In questa sede ci occuperemo del punto 3 b), cioè del modo in cui sono prodotti i documenti contenenti le deliberazioni assunte dal collegio amministrativo.

2. Contenuto e contenitore: deliberazione e verbale

Conviene, prima di proseguire, ribadire un concetto fondamentale: la deliberazione è un atto collegiale e rappresenta il contenuto dell’atto amministrativo assunto, mentre il verbale è il documento scritto dal pubblico ufficiale, con forme determinate e capace di rappresentare con forza di prova quanto deliberato. In una parola, mentre la deliberazione è il contenuto, il verbale ne è il contenitore affidabile.

Nella prassi esecutiva, invece, assistiamo in moltissimi enti a una produzione irrituale addirittura di estratti dal verbale, quando il verbale ancora non è stato redatto. Oltre a esondare dal diritto amministrativo e dalla logica, potremmo scherzosamente rimarcare anche la violazione dei principi della fisica della materia: com’è possibile produrre un estratto di succo di arancia senza avere a disposizione l’arancia stessa?

L’estratto, dunque, ha come fondamentale presupposto l’esistenza di un documento estraendo, cioè il verbale. Tale verbale, inoltre e prima di essere sottoscritto dal Segretario verbalizzante come unico ed esclusivo autore, deve prevedere la presa d’atto da parte dell’organo collegiale. Allora, come agire nelle more dell’approvazione del verbale nei casi in cui è necessario documentare la deliberazione per ragioni concrete?

3. Un parallelo notarile

Un parallelo con l’attività notarile può essere utile. Per comprenderlo appieno è tuttavia prima necessario un accenno al quadro normativo prettamente fiscale che ha richiesto una soluzione pratica ad un’altrettanta pratica esigenza.

Di per sé in astratto dal punto di vista civilistico l’atto notarile, che abbia natura negoziale o di verbalizzazione, è perfetto e compiuto nell’istante in cui il notaio appone la propria firma munita dell’impronta del sigillo. Nel medesimo istante l’atto notarile assume un numero di repertorio e nella maggioranza dei casi anche un numero di raccolta, laddove l’originale del documento sia conservato dal notaio. Dal punto di vista civilistico quindi nulla vieterebbe l’immediato rilascio di copie o estratti da tale atto in quanto ormai perfetto.

Interviene tuttavia in questo quadro la norma fiscale, la quale da un lato assoggetta ad obbligo di registrazione in termine fisso la quasi totalità degli atti ricevuti dal notaio e dall’altro vieta al notaio il rilascio di copie di atti che ancora non siano stati registrati. Così dispongono infatti l’art. 10, lettera b) Testo Unico Imposta di Registro D.P.R. 131/1986

“1. Sono obbligati a richiedere la registrazione:

[…]

b) i notai, gli ufficiali giudiziari, i segretari o delegati della pubblica amministrazione e gli altri pubblici ufficiali per gli atti da essi redatti, ricevuti o autenticati;”

ed il successivo art. 66, testualmente rubricato “«Divieto di rilascio di documenti relativi ad atti non registrati» che così dispone:

1. I soggetti indicati nell’art. 10, lettere b) e c), possono rilasciare originali, copie ed estratti degli atti soggetti a registrazione in termine fisso da loro formati o autenticati solo dopo che gli stessi sono stati registrati, indicando gli estremi della registrazione, compreso l’ammontare dell'imposta, con apposita attestazione da loro sottoscritta.”

La norma ha un chiaro intento di tutela fiscale limitando la fruibilità del documento sino a che non siano saldati i “debiti” con l’amministrazione finanziaria. Specifica ma ristrettissima deroga è infatti prevista per le “copie” destinate ad usi pubblici e destinate alla trascrizione o iscrizione nei registri immobiliari o alle copie di atti che il pubblico ufficiale è tenuto per legge a depositare presso pubblici uffici.

Un ultimo accenno pratico per comprendere la portata della norma è quello di chiarire che l’attività di “registrazione” è attività complessa, che prevede il calcolo, liquidazione e pagamento delle imposte e la contestuale esecuzione di formalità immobiliari e catastali e che quindi non può – salvi casi assolutamente eccezionali – essere immediata, ma richiede una lavorazione ulteriore che nella prassi viene perfezionata dal notaio nei giorni immediatamente successivi.

Chiarito quindi il quadro normativo appare evidente la ragione per la quale non sia possibile per il notaio rilasciare copie o estratti di atti immediatamente dopo il loro perfezionamento quando invece diverse esigenze pratiche lo richiederebbero.

La prassi notarile pertanto ha da tempo ammesso la produzione di “certificati di avvenuto rogito” dove il pubblico ufficiale, con efficacia di piena prova, in modo teologicamente orientato secondo le concrete esigenze delle parti riassume o dà conto di quanto disposto o verbalizzato, citando gli estremi di repertorio dell’atto ed avvertendo che lo stesso è ancora in corso di registrazione e chiudendo spesso tale certificazione con l’avvertenza (invero un po’ tautologica, ma comprensibile nella prassi) che tale certificazione viene rilasciata “per tutti gli usi consentiti dalla legge”.

4. Una semplificazione: la dichiarazione di avvenuta deliberazione

Parallelamente quindi a quanto pacificamente ammesso nella prassi notarile, anziché produrre, come avviene in molti Atenei ed EPR, una deliberazione sotto forma di estratto, addirittura riportando in maniera ultronea i presenti, gli assenti, gli assenti giustificati, tutti i votanti con le loro determinazioni (favorevole, contrario, astenuto), senza che il verbale sia stato ancora redatto, è possibile adottare un’auspicabile semplificazione, in grado di fornire una soluzione di equilibrio giuridico-amministrativo e di coerenza diplomatistica: la dichiarazione di avvenuta deliberazione.

Nel modus operandi abituale, sempre soffocato da ragioni d’urgenza, peraltro più percepite che effettive, il Segretario verbalizzante può, con piena validità ed efficacia giuridiche, produrre un proprio documento, nel quale egli attesta quando deciso dal collegio amministrativo.

Si tratta di una sorta di riassunto riferito in via esclusiva alla deliberazione, senza orpelli inutili e senza gli elementi tipici della deliberazione estratto dal verbale (premesse di fatto e di diritto, accertamenti tecnici, motivazione) o del verbale (entrati e usciti, discussione, chiusura del punto, etc.).

Utilizzando il solito modello dell’inesistente – ma utilissima – Università degli Studi di Gazughi [https://www.puntoorgani.it/quesiti-e-rispostepuntoorgani/gazughi.html], abbiamo prodotto un modello di dichiarazione di avvenuta deliberazione.

Si noterà come sia richiesta, pur essendo un atto monocratico del Segretario, anche la firma del Presidente del collegio amministrativo. Si tratta, infatti, non di una sottoscrizione, ma di una controfirma, assimilabile in tutto e per tutto alla presa d’atto che il collegio è chiamato a fare come atto di ricognizione sul verbale proposto dal Segretario.

Un’ultima nota. L’estratto completo del verbale si può produrre esclusivamente dopo la presa d’atto e la repertoriazione del verbale. Non si tratta, infatti, di trasferire dei contenuti in un documento, ma di copiare dei contenuti informativi giuridicamente rilevanti da un documento amministrativo pienamente efficace. In parole povere, non siamo di fronte a un banale copia&incolla. Infine, non dobbiamo dimenticare che anche l’estratto deve essere, com’è noto, teleologicamente orientato, cioè esso contenere tutti gli elementi utili alla comprensione della deliberazione, senza omissioni di parti e confezionato in maniera neutrale, come entrambi abbiamo avuto modo di ribadire tempo fa in questa stessa rivista [https://www.filodiritto.com/print/pdf/node/28795].

Per queste ragioni abbiamo messo a disposizione della Comunità professionale di PuntoOrgani [https://www.puntoorgani.it/] un modello di certificazione di avvenuta deliberazione [https://www.puntoorgani.it/14-presiditematici/332-modellietemplate.html], nel rispetto di quanto fin qui esposto.