L’oggetto di una delibera e le interrelazioni con il fascicolo procedimentale

L’oggetto si scrive dopo aver redatto la proposta di delibera. Si tratta, infatti, di una funzione di sintesi intellettuale del contenuto giuridico del provvedimento, che reca un doppio valore riferito al proprio contesto amministrativo:

i) giuridico-procedimentale;

ii) comunicativo

Come tale è strutturabile in maniera efficace solo alla fine dell’elaborazione testuale della proposta di delibera. Infatti, per scrivere una stringa significativa oppure, come affermano i linguisti, per redigere un oggetto parlante come risorsa informativa, è necessario sistematizzare una sequenza di informazioni. Tale sequenza deve essere ordinata, nel proprio estrinsecarsi fluente, dal generale al particolare.

Questa regola, prevista anche negli standard internazionali di descrizione archivistica (ad es., ISAD-G), segue princìpi semplici, ma rigorosi. Un oggetto scritto bene, dunque, contiene sempre il verbo principale del dispositivo. E contiene anche le indicazioni del fascicolo di affare, di attività o di procedimento amministrativo cui si riferisce (per le tipologie di fascicolo cliccare qui).

Si tratta, pertanto, di un’operazione intellettuale di tipo analitico-sintetica e non di mera e compilazione pedestre e frettolosa, in grado di lasciare ampi margini di ambiguità alla comprensione. Non a caso, il responsabile del procedimento amministrativo si assume la responsabilità anche rispetto all’efficacia informativa e alla sobrietà del linguaggio tecnico utilizzato.

Un punto importante, inoltre, riguarda l’attenzione alle esigenze della ricerca, che si manifesta soprattutto come attenzione alla:

• normalizzazione delle informazioni per uguali tipologie di deliberazioni;
• scrittura esplicita delle informazioni (evitare le indicazioni mute della normativa);
• scelta di parole chiare e peculiari.

L’oggetto, infatti, è il principale campo di ricerca strutturata (information retrieval). Quindi deve essere redatto con coerenza e rigore. Da ciò ne discende la natura di transunto diplomatistico minimo, nel quale vengono evidenziati gli elementi giuridicamente più rilevanti del provvedimento.

Il verbo della prima frase del dispositivo, ad esempio, contiene lo juris actum, cioè l’azione giuridica vera e propria. Pertanto, nel caso di un’autorizzazione, il verbo – da redigere all’infinito presente – dopo le premesse di fatto, i diversi “Premesso che”, i riferimenti normativi “Visto, richiamato e accertato” e la motivazione introdotta dal “Considerato” – sarà la seguente:

• “di autorizzare”.

Dal verbo dispositivo, a questo punto, possiamo far precipitare in modo sequenziale il sostantivo più importante dell’oggetto, cioè la parola “autorizzazione”. Tale sostantivo identifica la tipologia del provvedimento in uno scambio biunivoco tra oggetto e dispositivo, da considerarsi entrambi parte incardinata nel procedimento amministrativo di riferimento.

Come abbiamo visto, si tratta di trovare un punto di equilibrio tra due esigenze opposte: analisi e sintesi. Se da un lato risulta importante la necessità di fornire le informazioni giuridiche necessarie (da cui il transunto), dall’altro la capacità di enucleare l’essenziale è una delle attività meno scontate per il responsabile del procedimento.

Potremmo, a questo punto, definire una regola per la redazione dell’oggetto:

• Scrivere l’oggetto riportando la denominazione estesa del procedimento/affare/attività, attraverso l’utilizzo un linguaggio sobrio, preciso ed efficace in non meno di trenta caratteri, con l’aggiunta del sostantivo riferito al primo verbo del dispositivo oppure a più di uno nel caso di più dispositivi principali.

Oppure, in maniera più sintetica:

• Scrivere l’oggetto dal generale al particolare, indicando il verbo del primo dispositivo in forma nominale e utilizzare almeno trenta caratteri

Non a caso, si consiglia vivamente di scrivere l’oggetto in almeno trenta caratteri, i quali rappresentano “una soglia minima” di comprensione linguistica, anche in grado di costringere il responsabile del procedimento amministrativo allo sforzo redazionale di una stringa esaustiva, ancorché di sintesi.

In quale ordine? Ce lo dice il progetto Aurora. In buona sostanza, dovendo autorizzare la spesa del secondo stralcio dei lavori di restauro della sede di via Rossi del Dipartimento di Scienze umane, l’oggetto più efficace sarà simile al seguente:

• Dipartimento di Scienze umane – Lavori di restauro della sede di via Rossi, II Stralcio – Autorizzazione alla spesa per un importo di 350.000 euro.

Il collegamento con il fascicolo è garantito dal fatto che il procedimento è facilmente individuabile nella prima parte della stringa, cioè:

• Dipartimento di Scienze umane – Lavori di restauro della sede di via Rossi, II Stralcio.

Pertanto, per ogni documento prodotto (inviato, spedito o interno) inerente al procedimento de quo, sarà sufficiente aggiungere soltanto la parte conclusiva, che individua l’azione giuridica principale (autorizzazione alla spesa). Da ciò consegue che l’oggetto di una deliberazione dovrebbe redatto alla stregua di una massima giurisprudenziale, da genere a specie, dal generale al particolare. La corretta redazione dell’oggetto di un documento, quindi, deve comprendere almeno due elementi:

i) l’azione rappresentata, con riferimento all’elemento volitivo (l’espressione di volontà o la redazione sintetica dello juris actum ) espressa nella deliberazione;

ii) le informazioni accessorie o supplementari, se significative.

Per un’interpretazione corretta del documento e per l’elaborazione di un oggetto efficace è dunque indispensabile definire criteri rigorosi di normalizzazione. L’inserimento di frasi generiche, dettate perlopiù da inerzia o da indolenza, sortisce un effetto deleterio soprattutto per la ricerca, che risulterà laboriosa e non priva di incertezze, anche sull’effettiva esistenza di una deliberazione presa a distanza di tempo. Chi scrive come oggetto «Lavori di restauro» o più semplicemente «Provvedimenti sull’edilizia» rivela solo una vocazione inerziale al mandarinismo.

A questo punto, come evidenziare gli elementi rilevanti della delibera? È disponibile una specifica norma internazionale, peraltro molto essenziale: UNI ISO 5963:1989, Metodi per l’analisi dei documenti, la determinazione del loro soggetto e la selezione dei termini di indicizzazione.

Sul punto, conviene ribadire che i criteri da adottare per la definizione dell’oggetto possono variare notevolmente in relazione alla natura e al carattere di ripetitività o di eccezionalità dell’azione amministrativa. Bisogna allora porre una particolare attenzione ai verbi utilizzati nel documento – che individuano la funzione giuridico-amministrativa caratterizzante sottesa – ed esplicitarli nella forma migliore.

Anche la giurisprudenza si è implicitamente interessata alla corretta redazione dell’ogget­to. Dopo il Consiglio di Stato, VI, 27 ottobre 2006, n. 6441, ecco quanto ribadito dal TAR Sicilia, Palermo, III, 8 gennaio 2009, n. 7:

«In tema di accesso ai documenti amministrativi, l’onere di specificazione dei documenti richiesti non comporta la formale indicazione di tutti gli estremi identificativi dei documenti (organo emanante, numero di protocollo, data di adozione dell’atto), ma può ritenersi assolto con l’indicazione dell’oggetto e dello scopo cui l’atto è indirizzato, così da mettere la p.a. in condizione di comprendere la portata ed il contenuto della domanda».

Oggetto giuridico, in questo caso, ma che non può che necessariamente riferirsi anche all’oggetto della delibera.

In conclusione, la redazione dell’oggetto di una proposta di delibera abbraccia diverse tematiche: dal procedimento al lessico amministrativo, dall’analisi concettuale alla sintesi testuale. Redigere un provvedimento con un oggetto esaustivo e informativo, pertanto, è un’operazione intellettuale di grande rilievo per tutte le amministrazioni pubbliche.

 

Per approfondire.

A breve importanti novità per continuare il colloquio con il curatore della Rubrica Gianni Penzo Doria.