Decidono in pochi, conoscono in tanti. Il verbale degli organi collegiali in composizione ristretta
Decidono in pochi, conoscono in tanti. Il verbale degli organi collegiali in composizione ristretta
Tra le attività ordinarie della Comunità professionale di PuntoOrgani c’è anche quella di rispondere ai quesiti dei nostri partecipanti. L’ultimo pervenuto risulta duplice e di sicuro interesse per le collegialità amministrative universitarie. Vediamolo insieme.
Il verbale che contiene punti all’ordine del giorno da discutere sia in seduta plenaria (tutti i componenti dell’organo) che in ristretta (solo prof I fascia) è unico o è necessario redigere due distinti verbali? Nel nostro Dipartimento siamo soliti pubblicare i verbali negli spazi condivisi dell’organo; pertanto, se il verbale fosse unico sarebbe visualizzato anche da coloro che non potevano partecipare alla seduta ristretta.
In primo luogo, la regola generale da tenere presente in questi casi è che a ciascuna adunanza corrisponde un solo verbale. Pertanto, l’adunanza è una soltanto, poiché varia esclusivamente la composizione dell’organo, da plenaria a ristretta, rispettivamente per le collegialità ristrette di I grado (riservata ai professori associati e ai professori ordinari) e di II grado (riservata ai soli professori ordinari). , come previsto, ex multis, dalla legge 30 dicembre 2010, n. 240, art. 18, con specifico riferimento anche alla maggioranza assoluta e con rinvio ai regolamenti di ciascun Ateneo in materia per le chiamate dei ricercatori e dei professori.
Ciò premesso, deve essere ribadito come il segretario verbalizzante dovrà dare contezza del fatto che l’adunanza medesima, terminata la sessione plenaria e invitati i non legittimati a uscire, prosegue in diversa composizione. In questo caso deve essere segnata espressamente l’uscita e identificato il nuovo quorum strutturale e funzionale in base ai legittimati e ai partecipanti effettivi. Non ultimo, giova ricordare che nell’avviso di convocazione dovrà essere indicato l’ordine del giorno per la plenaria e per le due (o una soltanto, in certi casi) adunanze in composizione ristretta.
Inoltre, riteniamo opportuno segnalare un caso ulteriore in cui è previsto un solo verbale. Si tratta del caso di sospensione dell’adunanza dal mattino al pomeriggio; dal pomeriggio a sera, ma anche di qualche frazione di ora o nei giorni seguenti. Non mutando l’ordine del giorno, in quanto si tratta non di una nuova convocazione, ma del suo proseguimento in orario successivo o in un giorno successivo, non si rende necessario un nuovo avviso di convocazione per i presenti, mentre serve un avviso tempestivo per gli assenti, compresi quelli ingiustificati. Di tali operazioni se ne darà conto nel verbale.
Nel caso, invece, di interruzione servirà la convocazione di una nuova adunanza, un nuovo ordine del giorno e, di conseguenza, un nuovo verbale.
Quanto all’ultima parte del quesito, riguardo alla conoscibilità dei contenuti delle adunanze in composizione ristretta, giova ricordare che un conto sono le decisioni (le delibere vere e proprie), altro è la certificazione di quanto avvenuto e di quanto deliberato (il verbale). Tale documento ufficiale è l’unico con forza di prova e resta conoscibile alla comunità accademica: si tratta di atto pubblico (2699 Codice civile), anche se non soggetto alle forme di pubblicità legale (albo ufficiale).
Già la riforma universitaria contenuta nella legge 30 novembre 1973, n. 766, e, segnatamente, all’art. 9, Nuove norme sugli organi universitari, prescriveva che «Tutti gli atti dei consigli [universitari] di cui ai precedenti commi sono pubblici», cioè redatti da un pubblico ufficiale nell’esercizio della propria funzione certificatoria.
Solo a margine, ricordiamo che per le delibere dell’università non risulta necessaria alcuna pubblicità legale, né è prevista la pubblicazione all’albo per la loro efficacia. In questa sede, inoltre, conviene ribadire che la diffusione (e non la pubblicazione) sul sito web o sul portale intranet non inerisce in nulla alle forme di trasparenza amministrativa e rappresenta un’esondazione non richiesta, ancorché legittimamente discrezionale. Si tratta, infatti, di una diffusione non prescritta dalla normativa vigente, laddove per trasparenza amministrativa si intende la pubblicazione di ciò che la legge prescrive come da pubblicare.
La massima da tenere presente in questi casi è la seguente: «Decidono in pochi, conoscono in tanti», anche come forma di controllo sull’operato delle collegialità amministrative. Caso diverso, che tratteremo in un prossimo intervento, è quello delle sedute segrete (di norma, per provvedimenti inerenti a persone) e delle rispettive modalità di votazione (palesi o segrete), nonché della rispettiva verbalizzazione (anche in questo caso, palese o segreta o, più correttamente, in forma nominativa o aggregata).
