L’approccio per Processi valorizzato dalla Delega

L’approccio per Processi valorizzato dalla Delega

 

Applicare l’approccio per processi in una struttura complessa quale l’Ateneo, rappresenta una sfida che ha la sua validità e ragion d’essere, in quanto diventa uno strumento che orienta le persone al conseguimento degli obiettivi.

Condividiamo un percorso dal taglio logico e organizzativo.

Ottica di processo

Ho vissuto esperienze di formazione e consulenza in diverse Università, sul tema del processo. Lo considero uno strumento per “fare” ordine a più livelli, in particolare nei dialoghi fra la Governance, i Dipartimenti, le Aree e i soggetti esterni. Inoltre è legato agli adempimenti relativi alla Assicurazione Qualità.

Oltra alla dimensione organizzativa, il processo genera altre ricadute: crea e valorizza la dimensione culturale. Vediamo perché.

La tradizionale visione (Fig. 1) lo definisce come: “trasformazione di input in output mediante attività correlate”.

Non è completa: va arricchita con la componente principale: le persone. Pertanto la definizione (Fig. 2) diventa: “come un gruppo di persone, svolgendo attività correlate, genera una trasformazione per produrre un risultato per il cliente del processo”.

Con questo arricchimento abbiamo inserito la componente umana a due livelli:

• i protagonisti della gestazione della trasformazione,
• il soggetto destinatario di questo lavoro.

La chiave di lettura proposta ha una ricaduta su più fronti:

• il rafforzamento dello spirito di squadra, in quanto più persone lavorano insieme nella consapevolezza che il lavoro di ognuno è valorizzato proprio dalla collaborazione, grazie ad una chiara assegnazione di compiti a livello individuale;
• il potenziamento della comunicazione interna, frutto delle relazioni fra le persone che trasformano le informazioni.

Questo modo di vivere il processo rappresenta il mezzo per rispondere a quanto richiesto da Normative a livello nazionale e locale, e dai Regolamenti.

Nella rilevazione e nella documentazione del processo non è corretto fare riferimento all’Ufficio: è un soggetto astratto! Vanno richiamate le persone che lo costituiscono, indicando chi lo dirige e i collaboratori, trovando di volta in volta la formulazione più calzante, ad esempio Responsabile e Addetto.

Il processo, affinché diventi di proprietà di tutti, va raccontato dando evidenza alle caratterizzazioni qui esposte. Lo strumento più valido è il Diagramma di Flusso Interfunzionale: utilizza il linguaggio grafico, e viene rappresentato come una piscina, in cui le corsie sono titolate alla persona. La Fig. 3 propone la struttura base. Il racconto del processo inizia con il Titolo, evidenzia la costituzione del Gruppo di Processo, fornendo poi le indicazioni dei compiti di ogni persona. Inoltre quando la freccia va da una colonna ad un’altra, evidenzia il passaggio di informazioni.

La mappatura del processo fa così chiarezza su: chi / cosa / come / quando / dove + relazioni.

La Fig. 4 descrive il sotto-processo “Esecuzione del contratto”, parte del processo “Attività in conto terzi”.

Caratteristiche della delega

Approfondiamo adesso lo strumento della delega. Riprendo e riporto quanto esposto da Michele Toschi nell’articolo: La delega dirigenziale nelle organizzazioni pubbliche, gli adulti e gli adultoidi: genesi del progetto AlterEGO – Filodiritto, 14 ottobre. L’Autore evidenzia che:

“Con la delega si pone in essere un atto di fiducia con cui un soggetto, dotato di un potere determinato, ne attribuisce l’esercizio ad un’altra persona che lo esercita in sua vece assumendosene la responsabilità. Il delegante, insomma, si fida del delegato che opera in sua vece.”

Questo passaggio è governato da quanto esposto nelle Norme, Regolamenti di Ateneo, Atti di organizzazione interna.

L’ Autore precisa poi:

“Ai dirigenti spetta l'adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano l'amministrazione verso l'esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante autonomi poteri di spesa di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo. Essi sono responsabili in via esclusiva dell'attività amministrativa, della gestione e dei relativi risultati.”

Processo & Delega

Dopo aver fatto chiarezza sulla funzione del processo e sul potere della delega, possiamo incrociare i due strumenti.

Il processo mette in chiaro:

• il cliente, ovvero il destinatario di un certo output, necessario per svolgere il suo ruolo;
• la composizione del gruppo di processo, ovvero dei soggetti che si fanno carico della trasformazione di informazioni;
• i compiti di ogni persona;
• le relazioni fra le persone.

Questo gioco di squadra delinea quindi un passaggio di informazioni.

Qui entra in scena la Delega. La persona indicata nel processo per compiere una certa azione, potrà svolgerla in prima persona o affidare il compito ad altra, con una assegnazione di delega. La responsabilità dell’azione rimane a carico di chi assegna la delega in quanto ha trasferito le necessarie indicazioni e ritiene che il delegato abbia una preparazione adeguata.

Con questa modalità si genera così un arricchimento e crescita personale e quindi della struttura tutta.

L’assegnazione della delega in un processo necessita di una conoscenza completa del suo svolgimento. La mappatura permette di fare valutazioni sull’assegnazione dei compiti, accorpamento di attività, possibilità do assegnazione di delega.

Conclusioni

La delega conferisce valore al processo.

Purtroppo spesso il processo viene visto e vissuto come un accanimento burocratico, un ingessamento. Il suo ruolo è tutt’altro:

• aiuta a fare ordine sulle persone e attività
• mette in evidenza il ruolo di ogni persona
• crea le basi per lo spirito di solidarietà dando rilievo all’importanza della collaborazione
• motiva le persone in quanto comprendono la finalità del proprio contributo per conseguire un obiettivo comune.

Con l’assegnazione della delega, permette la crescita professionale della persona che prelude al rilancio della conoscenza organizzativa