Delibere e PIAO
Delibere e PIAO
1. Contesto e valore dell’atto amministrativo
Quando parliamo di delibere, in realtà non stiamo parlando soltanto di documenti amministrativi. Dietro ogni delibera vi è una decisione concreta: un servizio da organizzare, una risorsa da impiegare, un progetto da avviare, un problema da affrontare.
Per questo motivo il tema che affrontiamo oggi, pur apparendo tecnico, riguarda in realtà il cuore dell’attività amministrativa: riguarda la scrittura della proposta di delibera, la semplificazione amministrativa, il PIAO e le nuove opportunità offerte dall’intelligenza artificiale.
Oggi non parliamo soltanto di documenti. Parliamo di provvedimenti.
Parliamo del modo in cui l’amministrazione agisce, valuta, motiva e formalizza le proprie scelte.
Parliamo, in definitiva, del modo in cui l’amministrazione traduce gli indirizzi politici e la programmazione strategica in provvedimenti amministrativi concreti, verificabili e orientati alla produzione di valore pubblico.
Una proposta di delibera non è un mero adempimento formale.
È il punto di approdo di un’istruttoria fatta di verifiche, valutazioni tecniche, approfondimenti giuridici e confronti organizzativi.
Ma è anche il punto di partenza di una decisione destinata a produrre effetti concreti sull’organizzazione dell’ente, sui servizi erogati e, in ultima analisi, sulla collettività “Ateneo”.
E, proprio per questo, il modo in cui scriviamo una proposta di delibera assume un’importanza decisiva.
Un atto poco chiaro, disordinato o ridondante rende più difficile comprendere il percorso che ha condotto alla decisione.
Al contrario, un atto chiaro rende trasparente l’azione amministrativa, rafforza la fiducia nelle istituzioni e consente una più efficace assunzione delle responsabilità.
La qualità della scrittura amministrativa rappresenta quindi una componente essenziale della qualità accademica delle decisioni pubbliche.
2. La qualità della scrittura e la semplificazione come leva organizzativa
Spesso si pensa che scrivere una delibera significhi semplicemente rispettare uno schema o inserire correttamente alcuni riferimenti normativi.
In realtà una buona delibera deve consentire a chi legge di comprendere immediatamente tre aspetti fondamentali:
• quale oggetto si intenda affrontare;
• quali verifiche siano state effettuate;
• le ragioni sottese a una scelta determinata.
Se questi elementi non emergono con chiarezza, l’atto può essere formalmente corretto, ma sostanzialmente poco comprensibile.
Per questo la qualità della scrittura amministrativa non costituisce un elemento accessorio, bensì una componente essenziale della qualità organizzativa dell’ente.
Una proposta di delibera ben redatta non serve soltanto a comunicare una decisione.
Serve a renderla comprensibile e controllabile, anche dai soggetti interni preposti, come il Nucleo di Valutazione o I Revisori dei conti.
Quando parliamo di semplificazione amministrativa dobbiamo evitare un equivoco molto diffuso.
Semplificare non significa banalizzare. Come diceva Charlie Chaplin, semplice non è facile.
Non significa ridurre le garanzie o eliminare i controlli.
Significa invece eliminare ciò che non aggiunge valore, rendere più lineare il linguaggio e più leggibile il percorso logico che conduce alla decisione.
Dobbiamo progressivamente superare una cultura redazionale fondata sulla ridondanza e sulla ripetizione, privilegiando chiarezza, essenzialità e leggibilità.
La semplificazione amministrativa è dunque anche una tecnica di scrittura.
Ma non solo.
È una vera e propria leva organizzativa, perché riduce i tempi di lavorazione, facilita i controlli, migliora la circolazione delle informazioni e contribuisce ad elevare la qualità complessiva delle decisioni amministrative.
3.Il collegamento operativo con il PIAO e la generazione di valore pubblico
In questi anni le amministrazioni pubbliche stanno attraversando un importante processo di integrazione della programmazione.
Per lungo tempo organizzazione, performance, anticorruzione, trasparenza e programmazione del personale hanno viaggiato su binari paralleli.
Il PIAO, ispirato dal prof. Deidda Gagliardo, di recente nostro ospite alla prima sinapsi nazionale di PuntoCOMFORT, nasce proprio per superare questa frammentazione.
Il suo obiettivo è ricondurre ad unità strumenti che in passato dialogavano poco tra loro.
Per questa ragione il PIAO non deve essere considerato un semplice adempimento documentale.
È il principale strumento attraverso il quale l’amministrazione rende leggibili le proprie priorità strategiche.
È il luogo nel quale l’ente dichiara quale valore pubblico intende generare per i cittadini, come intende misurare i risultati ottenuti e attraverso quali scelte organizzative intende perseguirli.
In questa prospettiva il collegamento tra PIAO e proposta di delibera diventa diretto e sostanziale.
Ogni delibera rappresenta infatti un tassello operativo della programmazione dell’ente.
Una delibera ben costruita dovrebbe consentire di comprendere immediatamente quale obiettivo strategico o operativo viene perseguito, quale risultato si intende conseguire e quale contributo quella decisione offre alla creazione di valore pubblico.
Se questo collegamento non emerge, il rischio è che la programmazione resti separata dalla gestione quotidiana.
Il collegamento deve essere visibile e formalizzato nel testo dell'atto, principalmente in due punti:
1. Nella Motivazione (es. il legame con la Performance): Ogni delibera che avvia un progetto o stanzia fondi dovrebbe esplicitare a quale obiettivo strategico o operativo del PIAO si riferisce. Bisognerebbe inserire formule chiare del tipo:
"Dato atto che il presente provvedimento concorre direttamente al raggiungimento dell'Obiettivo Strategico n. X del PIAO corrente, finalizzato a ………………...."
In questo modo, chi legge capisce immediatamente che quella delibera non è un atto isolato, ma il tassello esecutivo di una strategia programmata.
2. Nei Presupposti e Visti bisognerebbe espicitare il legame con l'Anticorruzione. Nella delibera dobbiamo dare evidenza che l'istruttoria ha rispettato i controlli e le misure di mitigazione del rischio previste dal PIAO per quel focus specifico (es. contratti pubblici, concessioni, patrocini). Una delibera ben scritta conterrà passaggi precisi come:
"Verificato il rispetto delle misure di prevenzione del rischio corruttivo previste dalla sezione specifica del PIAO per l'area di rischio 'Affidamento di lavori'..."
In questa prospettiva una delibera non apparirà mai come un atto isolato.
Ogni decisione dovrebbe essere ricondotta ad un obiettivo, ad un risultato atteso e ad un disegno organizzativo chiaramente riconoscibile.
Scrivere una buona delibera significa quindi rendere visibile la coerenza tra programmazione, organizzazione e azione amministrativa.
C'è però un ulteriore aspetto che merita di essere richiamato.
Il PIAO non chiede soltanto alle amministrazioni di programmare meglio. Chiede loro di rendere misurabili le proprie scelte e verificabili i risultati conseguiti.
In passato era frequente imbattersi in documenti di programmazione molto articolati, ma poco collegati alle attività concretamente svolte dagli uffici. Oggi il paradigma è diverso: ogni obiettivo dovrebbe essere accompagnato da indicatori, risultati attesi e responsabilità chiaramente individuate.
Questo significa che anche la proposta di delibera assume un ruolo diverso rispetto al passato. Non è soltanto l'atto che autorizza una decisione. È anche il punto di collegamento tra ciò che l'ente ha programmato e ciò che effettivamente realizzerà.
Quando una delibera è costruita in modo coerente con il PIAO, diventa più semplice monitorare l'attuazione degli obiettivi, valutare i risultati raggiunti e comprendere se le risorse impiegate hanno realmente prodotto gli effetti desiderati.
In questa prospettiva, la qualità della scrittura amministrativa contribuisce direttamente alla qualità della governance.
Un atto chiaro non facilita soltanto chi lo legge oggi; facilita anche chi, domani, dovrà verificarne l'attuazione, misurarne gli effetti e rendicontarne i risultati.
È per questo che la proposta di delibera non può più essere considerata un documento isolato. Essa rappresenta uno degli strumenti attraverso cui l'amministrazione rende visibile il percorso che collega programmazione, gestione, performance e valore pubblico.
4. L’intelligenza artificiale come supporto alle attività amministrative
Accanto ai temi della semplificazione e della programmazione, oggi emerge con forza il tema dell’intelligenza artificiale.
Negli uffici pubblici iniziano ad essere disponibili strumenti capaci di supportare la ricerca delle informazioni, l’organizzazione dei contenuti e la predisposizione di bozze documentali.
L’intelligenza artificiale può rappresentare un valido supporto operativo.
Può aiutare a sintetizzare documenti complessi, a riorganizzare informazioni, a verificare la coerenza formale di un testo o a predisporre una prima bozza di lavoro.
Può inoltre supportare attività di analisi documentale, classificazione delle informazioni, verifica della coerenza tra atti e documenti programmatori e individuazione di eventuali incongruenze redazionali.
Tuttavia è necessario essere molto chiari su un punto.
L’intelligenza artificiale non sostituisce il funzionario.
Non sostituisce il responsabile del procedimento.
Non sostituisce l’organo che assume la decisione.
Può assistere.
Può suggerire.
Può facilitare.
Ma non può decidere.
La responsabilità della valutazione, della motivazione e della scelta rimane integralmente umana.
L’algoritmo non firma gli atti.
Non risponde davanti agli organi di controllo.
Non possiede la conoscenza del contesto organizzativo e istituzionale nel quale la decisione viene assunta.
La vera sfida non consiste quindi nell’utilizzare l’intelligenza artificiale in modo indiscriminato.
La vera sfida consiste nel governarla, definendone regole d’uso, responsabilità, limiti applicativi e modalità di controllo, affinché l’innovazione tecnologica rimanga sempre al servizio della responsabilità amministrativa e non viceversa.
5. Anatomia della proposta di delibera
Questa è la cornice culturale e professionale entro la quale si colloca la giornata di oggi.
Parlare di proposta di delibera significa parlare contemporaneamente di metodo, responsabilità, organizzazione e qualità delle decisioni.
La struttura logica di una buona delibera poggia tradizionalmente su tre pilastri fondamentali:
- l’istruttoria, che descrive il contesto, i fatti e le verifiche effettuate;
- la motivazione, che collega i fatti alle norme giuridiche e giustifica la scelta amministrativa;
- il dispositivo, che contiene la decisione finale.
È proprio nella corretta connessione tra istruttoria, motivazione e dispositivo che si misura la qualità tecnica di una proposta di deliberazione.
Una motivazione assente o gravemente carente espone infatti l’atto a rilevanti profili di illegittimità, indebolendo la capacità dell’amministrazione di sostenere e difendere le proprie scelte.
Ed è proprio per questo che la lezione che seguirà assume un valore particolarmente importante.
Perché vi consentirà di approfondire la struttura della proposta di delibera, il rapporto tra istruttoria e motivazione, la costruzione del dispositivo e le opportunità offerte dagli strumenti digitali.
Scrivere bene una delibera significa, in definitiva, rendere più forte la capacità dell’amministrazione di programmare, decidere, rendicontare e generare fiducia e valore
