Registro centrale dello Stato civile - Zentrales Personenstandsregister in Austria

 I

Con decorrenza 1.11.2014 è stato istituito in Austria lo ZPR - Zentrales Personenstandsregister, con il quale si intende ammodernare la PA e velocizzare i Behördenabläufe, sostituendo la documentazione cartacea con quella digitale, creando un’Online- Datenbank presso il ministero degli Interni.

Tutta la documentazione concernente nascita, matrimonio, morte, riconoscimento risp. accertamento della paternità - per quasi un secolo contenuta nei Personenstandsbücher - viene registrata in un computer centrale e amministrata (dal ministero degli Interni (BMI)) su base federale; parimenti tutte le modificazioni ed annotazioni relative a questi atti. In tal modo si persegue lo scopo di fornire ai cittadini un servizio non solo efficiente e trasparente, ma anche tale da “risparmiare” ai cittadini plurimi accessi ad uffici pubblici, con le conseguenti perdite di tempo (e di denaro). Il ministero degli Interni ha parlato di “serviceorientierter Behördenarbeit” e ha sottolineato che la centralizzazione dei dati è destinata anche a ridurre le spese della PA.

II

Una volta che lo Zentrale Personenstandsregister, d’ora in avanti anche indicato con l’abbreviazione ZPR, sarà “a regime”, ogni persona residente in Austria risulterà da questo registro, nel quale verranno inserite tutte le Personenstandsänderungen fino alla morte e qualsiasi ufficio dello Stato civile austriaco sarà autorizzato a rilasciare per esempio un certificato di nascita, di matrimonio o di morte; si avrà un erleichterten Zugang zu den Urkunden. Inoltre saranno collegati, con questo registro centrale, anche le rappresentanze diplomatiche austriache all’estero, per cui al cittadino austriaco, residente per esempio a Montevideo in Uruguay, basta recarsi all’ambasciata per poter ritirare uno dei certificati di cui sopra.

Dalle statistiche è emerso che in Austria, ogni anno, le Poste hanno recapitato ca. 1.000.000 di documenti inviati da una PA all’altra.

A decorrere dall’1.11.14, ogni atto di nascita, di matrimonio e di morte verrà inserito nello ZPR (sono, questi, i cosiddetti Anlassfälle) e ogni ufficio dello Stato civile potrà rilasciare questi atti a semplice richiesta dell’interessato (o della PA).

 III

Per coloro che intendono  “accelerare” l’inserimento dei loro dati (detto anche Datenmigration) nello ZPR (per esempio perché residenti in un luogo diverso da quello di nascita o di celebrazione del matrimonio), hanno facoltà di fare istanza all’ufficio dello Stato civile del luogo dove sono nati (è questa la cosiddetta aktiv veranlasste Datenübernahme) acché provveda ad inserire i dati del richiedente, il quale, a distanza di due settimane dal deposito dell’Antrag, potrà rivolgersi ad un ufficio dello Stato civile qualsiasi sito in Austria per ottenere questo certificato. Accanto agli Anlassfälle ed agli Antragsfälle, è previsto che le PP.AA., compatibilmente con il loro lavoro “ordinario”, provvederanno ad inserire, d’ufficio, i dati ancora risultanti dai registri cartacei (i cosiddetti Geburts-, Ehe- und Sterbebücher); sono queste le cosiddette Nacherfassungen der Personenstandsdaten.

La centralizzazione dei dati delle persone, oltre a produrre una significativa riduzione dei costi anche per la PA, avrà anche altri effetti positivi nel senso che sarà molto più agevole attualizzare i dati nonché resa più facile la loro reperibilità. Si avrà pure una semplificazione dei procedimenti amministrativi, semplificazione che andrà a beneficio sia dei cittadini, sia della PA, il cui carico di lavoro verrà indubbiamente, almeno in parte, alleggerito.

IV

L’accesso allo ZPR (la cosiddetta Dateneinschau) viene reso possibile, in certi casi e dietro corresponsione di diritti di segreteria, anche ai privati; trattasi dei diretti interessati,  cioè delle persone, alle quali si riferiscono i dati inseriti nello ZPR, nonché delle persone che hanno un rechtliches Interesse am Zugang bzw. an der Auskunftserteilung. Si passerà da un’ortsbezogenen Informationserteilung ad una che non è legata al luogo nel quale l’atto è stato formato (e viene conservato).

Va però osservato che neppure tutti i vari “rami“ della PA avranno diritto di accedere a tutti documenti e a tutte le informazioni contenute nello ZPR. In proposito sussistono severe restrizioni di cui si farà menzione in ulteriore prosieguo di questo articolo; il ministero degli Interni ha parlato di una “eindeutigen und streng geregelten Rollenzuteilung der Dateneinschau”.

Piuttosto restrittiva è la normativa concernente l’accesso a notizie relative alla confessione religiosa dei cittadini. I dati relativi alla stessa verranno inseriti nello ZPR esclusivamente a richiesta del cittadino e possono essere comunicati soltanto ad una gesetzlich anerkannten Kirche, ad una Religionsgesellschaft o ad una einge-tragenen Bekenntnisgemeinschaft, alla quale ha dichiarato di aderire l’interessato, oppure alle autorità nei casi previsti dalla legge del 25.5.1868 e qualora ciò avvenga per fini statistici (secondo il Bundesstatistikgesetz del 2000).

 V

Mentre fino al 31.10.14 per i Personenstandsbücher era sancita una unendliche Aufbewahrungspflicht (un obbligo di conservarli senza scadenza temporale), con decorrenza 1.11.2014 sono stati introdotti obblighi di cancellazione (Löschungsverpflichtungen dallo ZPR) che variano da 30 a 120 anni.

Significativo è altresì che i dati contenuti nello Zentralen Personenstandsregister possono essere trasmessi all’Ufficio centrale di Statistica federale (Bundesanstalt Statistik Österreich) soltano in forma anonima.

 VI

Di ogni accesso allo ZPR, da chiunque effettuato (e per qualsiasi motivo), deve rimanere traccia nel sistema informatico, alla cui gestione è preposto il ministero degli Interni. Qualsiasi modifica o rettifica dei dati personali contenuti nello ZPR ed effettuata su richiesta o d’ufficio, deve essere comunicata all’interessato.

I dati inseriti nello ZPR - fatta eccezione per quelli relativi alla  cittadinanza - fanno piena prova ai sensi del § 292, 1°c., ZPO (cpc) e le autorità aventi accesso ai medesimi hanno facoltà di servirsi degli stessi esclusivamente ai fini e nei limiti resi necessari per l’espletamento delle loro funzioni istituzionali.

I dati relativi ad una persona, inseriti nello ZPR, devono essere eliminati (cancellati) da questo registro, una volta trascorsi 120 anni dalla morte della persona, alla quale si riferiscono e trasmessi all’Archivio centrale dello Stato.

Già sopra abbiamo accennato al fatto che l’accesso ai dati è soggetto a rigorose prescrizioni; inoltre sono state dettate disposizioni che  regolano l’accesso ai luoghi, nei quali è possibile accedere allo ZPR.

I paragrafi 48 e segg. del riformato Personenstandsgesetz contengono l’elenco dei dati ai quali hanno diritto di accesso i vari uffici statali.

 VII

Per quanto concerne gli obblighi di comunicazione che incombono al gestore dello ZPR, va rilevato che alle Landespolizeidirektionen (che corrispondono alle Questure), deve essere trasmessa ogni modifica del nome di una persona che ha compiuto il 14.mo anno di età e i dati relativi alla morte della stessa.

Analogo obbligo - nei confronti delle Führerscheinbehörden - vi è per quanto riguarda le persone che hanno compiuto i 15 anni. All’autorità preposta al rilascio dei passaporti vanno comunicati i dati concernenti il decesso dell’intestatario.

Agli uffici dell’autorità giudiziaria competenti in materia ereditaria, devono essere comunicati i dati relativi al decesso di ogni persona.

Informazioni relative alla persona alla quale si riferiscono i dati inseriti nello ZPR possono essere fornite, oltre che su richiesta della stessa, anche ad altre persone, purché in capo alle stesse sia ravvisabile un rechtliches Interesse e non osti un interesse prevalente degno di tutela.

I registri dello Stato civile, alla cui tenuta i competenti uffici hanno provveduto fino la 31.10.2014, rimangono presso gli stessi che hanno l’ obbligo di conservarli con ogni cura.

 VIII

A decorrere dall’1.11.2014 soltanto in via eccezionale è consentito di provvedere ad iscrizioni nei Personenstandsbücher secondo le modalità e la normativa vigente fino al 31.10.14. A tal fine il ministero degli Interni è autorizzato ad emanare un proprio regolamento, il quale, non potrà avere vigore per un periodo eccedente un anno; successivamente tutti gli uffici competenti in materia di Personenstand devono inserire i dati esclusiva-mente nello ZPR. Con questa disposizione si tende ad accelerare la cosiddetta Datenmigration dai supporti cartacei a quelli informatici (digitali).

Un’altra eccezione al principio secondo il quale a decorrere dall’1.11.14 tutte le iscrizioni riferentesi allo status di persone fisiche, è contenuta nel § 62 del riformato Personenstandsgesetz. Prevede questo paragrafo, al comma 1, che la tenuta dei Personenstandsbücher da parte delle gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in base ad incarico conferito alle stesse dallo Stato prima dell’1.8.1938 e nei quali sono stati iscritti i matrimoni, deve essere continuata da questi enti. La stessa cosa vale per i Personenstandsbücher, la cui tenutaè iniziata prima dell’1.1.1939 - da parte degli enti ora menzionati - e nei quali sono state iscritte le nascite e le morti. Questi enti possono esigere per il rilascio di copie degli atti nonché per le consultazioni dei registri, diritti di segreteria di ammontare pari a quelli che vengono riscossi dagli uffici pubblici per prestazioni analoghe.

 IX

Qualora non sia possibile l’accertamento della provenienza e del nome di una persona, spetta al capo del governo di un Land imporre un nome usuale in zona a questa persona. Competente per tale incombente è il Landeshauptmann nel cui Amtsbereich la persona ha l’abituale dimora; in mancanza di quest’ ultima, la competenza spetta al Landeshauptmann di Vienna.

Se una dichiarazione di riconoscimento della paternità viene resa dinanzi ad una rappresentanza diplomatica austriaca all’estero, la stessa provvede a raccoglierla, ad autenticarla e a trasmetterla a chi di competenza per l’ iscrizione nello ZPR.

 X

Salvo che il fatto costituisca reato, chiunque, in occasione di un’istanza, diretta ad una Personenstandsbehörde oppure in sede di una dichiarazione resa alla medesima, scientemente, afferma o dichiara il falso, è punito con la sanzione amministrativa fino a 218 Euro. La stessa sanzione è prevista a carico di chi, al fine di provare dinanzi ad un organo della PA il proprio attuale status personae, utilizza una Personenstandsurkunde o un estratto, della cui falsità è consapevole - o dovrebbe essere consapevole, usando l’ordinaria diligenza - sin dal momento del rilascio oppure  utilizza un documento di questo genere, pur sapendo che, per cause sopravvenute, il contenuto di questo documento non rappresenta più lo status  reale.

Competenti per il provvedimento sanzionatorio amministrativo sono le Bezirksverwaltungsbehörden.

 I

Con decorrenza 1.11.2014 è stato istituito in Austria lo ZPR - Zentrales Personenstandsregister, con il quale si intende ammodernare la PA e velocizzare i Behördenabläufe, sostituendo la documentazione cartacea con quella digitale, creando un’Online- Datenbank presso il ministero degli Interni.

Tutta la documentazione concernente nascita, matrimonio, morte, riconoscimento risp. accertamento della paternità - per quasi un secolo contenuta nei Personenstandsbücher - viene registrata in un computer centrale e amministrata (dal ministero degli Interni (BMI)) su base federale; parimenti tutte le modificazioni ed annotazioni relative a questi atti. In tal modo si persegue lo scopo di fornire ai cittadini un servizio non solo efficiente e trasparente, ma anche tale da “risparmiare” ai cittadini plurimi accessi ad uffici pubblici, con le conseguenti perdite di tempo (e di denaro). Il ministero degli Interni ha parlato di “serviceorientierter Behördenarbeit” e ha sottolineato che la centralizzazione dei dati è destinata anche a ridurre le spese della PA.

II

Una volta che lo Zentrale Personenstandsregister, d’ora in avanti anche indicato con l’abbreviazione ZPR, sarà “a regime”, ogni persona residente in Austria risulterà da questo registro, nel quale verranno inserite tutte le Personenstandsänderungen fino alla morte e qualsiasi ufficio dello Stato civile austriaco sarà autorizzato a rilasciare per esempio un certificato di nascita, di matrimonio o di morte; si avrà un erleichterten Zugang zu den Urkunden. Inoltre saranno collegati, con questo registro centrale, anche le rappresentanze diplomatiche austriache all’estero, per cui al cittadino austriaco, residente per esempio a Montevideo in Uruguay, basta recarsi all’ambasciata per poter ritirare uno dei certificati di cui sopra.

Dalle statistiche è emerso che in Austria, ogni anno, le Poste hanno recapitato ca. 1.000.000 di documenti inviati da una PA all’altra.

A decorrere dall’1.11.14, ogni atto di nascita, di matrimonio e di morte verrà inserito nello ZPR (sono, questi, i cosiddetti Anlassfälle) e ogni ufficio dello Stato civile potrà rilasciare questi atti a semplice richiesta dell’interessato (o della PA).

 III

Per coloro che intendono  “accelerare” l’inserimento dei loro dati (detto anche Datenmigration) nello ZPR (per esempio perché residenti in un luogo diverso da quello di nascita o di celebrazione del matrimonio), hanno facoltà di fare istanza all’ufficio dello Stato civile del luogo dove sono nati (è questa la cosiddetta aktiv veranlasste Datenübernahme) acché provveda ad inserire i dati del richiedente, il quale, a distanza di due settimane dal deposito dell’Antrag, potrà rivolgersi ad un ufficio dello Stato civile qualsiasi sito in Austria per ottenere questo certificato. Accanto agli Anlassfälle ed agli Antragsfälle, è previsto che le PP.AA., compatibilmente con il loro lavoro “ordinario”, provvederanno ad inserire, d’ufficio, i dati ancora risultanti dai registri cartacei (i cosiddetti Geburts-, Ehe- und Sterbebücher); sono queste le cosiddette Nacherfassungen der Personenstandsdaten.

La centralizzazione dei dati delle persone, oltre a produrre una significativa riduzione dei costi anche per la PA, avrà anche altri effetti positivi nel senso che sarà molto più agevole attualizzare i dati nonché resa più facile la loro reperibilità. Si avrà pure una semplificazione dei procedimenti amministrativi, semplificazione che andrà a beneficio sia dei cittadini, sia della PA, il cui carico di lavoro verrà indubbiamente, almeno in parte, alleggerito.

IV

L’accesso allo ZPR (la cosiddetta Dateneinschau) viene reso possibile, in certi casi e dietro corresponsione di diritti di segreteria, anche ai privati; trattasi dei diretti interessati,  cioè delle persone, alle quali si riferiscono i dati inseriti nello ZPR, nonché delle persone che hanno un rechtliches Interesse am Zugang bzw. an der Auskunftserteilung. Si passerà da un’ortsbezogenen Informationserteilung ad una che non è legata al luogo nel quale l’atto è stato formato (e viene conservato).

Va però osservato che neppure tutti i vari “rami“ della PA avranno diritto di accedere a tutti documenti e a tutte le informazioni contenute nello ZPR. In proposito sussistono severe restrizioni di cui si farà menzione in ulteriore prosieguo di questo articolo; il ministero degli Interni ha parlato di una “eindeutigen und streng geregelten Rollenzuteilung der Dateneinschau”.

Piuttosto restrittiva è la normativa concernente l’accesso a notizie relative alla confessione religiosa dei cittadini. I dati relativi alla stessa verranno inseriti nello ZPR esclusivamente a richiesta del cittadino e possono essere comunicati soltanto ad una gesetzlich anerkannten Kirche, ad una Religionsgesellschaft o ad una einge-tragenen Bekenntnisgemeinschaft, alla quale ha dichiarato di aderire l’interessato, oppure alle autorità nei casi previsti dalla legge del 25.5.1868 e qualora ciò avvenga per fini statistici (secondo il Bundesstatistikgesetz del 2000).

 V

Mentre fino al 31.10.14 per i Personenstandsbücher era sancita una unendliche Aufbewahrungspflicht (un obbligo di conservarli senza scadenza temporale), con decorrenza 1.11.2014 sono stati introdotti obblighi di cancellazione (Löschungsverpflichtungen dallo ZPR) che variano da 30 a 120 anni.

Significativo è altresì che i dati contenuti nello Zentralen Personenstandsregister possono essere trasmessi all’Ufficio centrale di Statistica federale (Bundesanstalt Statistik Österreich) soltano in forma anonima.

 VI

Di ogni accesso allo ZPR, da chiunque effettuato (e per qualsiasi motivo), deve rimanere traccia nel sistema informatico, alla cui gestione è preposto il ministero degli Interni. Qualsiasi modifica o rettifica dei dati personali contenuti nello ZPR ed effettuata su richiesta o d’ufficio, deve essere comunicata all’interessato.

I dati inseriti nello ZPR - fatta eccezione per quelli relativi alla  cittadinanza - fanno piena prova ai sensi del § 292, 1°c., ZPO (cpc) e le autorità aventi accesso ai medesimi hanno facoltà di servirsi degli stessi esclusivamente ai fini e nei limiti resi necessari per l’espletamento delle loro funzioni istituzionali.

I dati relativi ad una persona, inseriti nello ZPR, devono essere eliminati (cancellati) da questo registro, una volta trascorsi 120 anni dalla morte della persona, alla quale si riferiscono e trasmessi all’Archivio centrale dello Stato.

Già sopra abbiamo accennato al fatto che l’accesso ai dati è soggetto a rigorose prescrizioni; inoltre sono state dettate disposizioni che  regolano l’accesso ai luoghi, nei quali è possibile accedere allo ZPR.

I paragrafi 48 e segg. del riformato Personenstandsgesetz contengono l’elenco dei dati ai quali hanno diritto di accesso i vari uffici statali.

 VII

Per quanto concerne gli obblighi di comunicazione che incombono al gestore dello ZPR, va rilevato che alle Landespolizeidirektionen (che corrispondono alle Questure), deve essere trasmessa ogni modifica del nome di una persona che ha compiuto il 14.mo anno di età e i dati relativi alla morte della stessa.

Analogo obbligo - nei confronti delle Führerscheinbehörden - vi è per quanto riguarda le persone che hanno compiuto i 15 anni. All’autorità preposta al rilascio dei passaporti vanno comunicati i dati concernenti il decesso dell’intestatario.

Agli uffici dell’autorità giudiziaria competenti in materia ereditaria, devono essere comunicati i dati relativi al decesso di ogni persona.

Informazioni relative alla persona alla quale si riferiscono i dati inseriti nello ZPR possono essere fornite, oltre che su richiesta della stessa, anche ad altre persone, purché in capo alle stesse sia ravvisabile un rechtliches Interesse e non osti un interesse prevalente degno di tutela.

I registri dello Stato civile, alla cui tenuta i competenti uffici hanno provveduto fino la 31.10.2014, rimangono presso gli stessi che hanno l’ obbligo di conservarli con ogni cura.

 VIII

A decorrere dall’1.11.2014 soltanto in via eccezionale è consentito di provvedere ad iscrizioni nei Personenstandsbücher secondo le modalità e la normativa vigente fino al 31.10.14. A tal fine il ministero degli Interni è autorizzato ad emanare un proprio regolamento, il quale, non potrà avere vigore per un periodo eccedente un anno; successivamente tutti gli uffici competenti in materia di Personenstand devono inserire i dati esclusiva-mente nello ZPR. Con questa disposizione si tende ad accelerare la cosiddetta Datenmigration dai supporti cartacei a quelli informatici (digitali).

Un’altra eccezione al principio secondo il quale a decorrere dall’1.11.14 tutte le iscrizioni riferentesi allo status di persone fisiche, è contenuta nel § 62 del riformato Personenstandsgesetz. Prevede questo paragrafo, al comma 1, che la tenuta dei Personenstandsbücher da parte delle gesetzlich anerkannten Kirchen und Religionsgemeinschaften in base ad incarico conferito alle stesse dallo Stato prima dell’1.8.1938 e nei quali sono stati iscritti i matrimoni, deve essere continuata da questi enti. La stessa cosa vale per i Personenstandsbücher, la cui tenutaè iniziata prima dell’1.1.1939 - da parte degli enti ora menzionati - e nei quali sono state iscritte le nascite e le morti. Questi enti possono esigere per il rilascio di copie degli atti nonché per le consultazioni dei registri, diritti di segreteria di ammontare pari a quelli che vengono riscossi dagli uffici pubblici per prestazioni analoghe.

 IX

Qualora non sia possibile l’accertamento della provenienza e del nome di una persona, spetta al capo del governo di un Land imporre un nome usuale in zona a questa persona. Competente per tale incombente è il Landeshauptmann nel cui Amtsbereich la persona ha l’abituale dimora; in mancanza di quest’ ultima, la competenza spetta al Landeshauptmann di Vienna.

Se una dichiarazione di riconoscimento della paternità viene resa dinanzi ad una rappresentanza diplomatica austriaca all’estero, la stessa provvede a raccoglierla, ad autenticarla e a trasmetterla a chi di competenza per l’ iscrizione nello ZPR.

 X

Salvo che il fatto costituisca reato, chiunque, in occasione di un’istanza, diretta ad una Personenstandsbehörde oppure in sede di una dichiarazione resa alla medesima, scientemente, afferma o dichiara il falso, è punito con la sanzione amministrativa fino a 218 Euro. La stessa sanzione è prevista a carico di chi, al fine di provare dinanzi ad un organo della PA il proprio attuale status personae, utilizza una Personenstandsurkunde o un estratto, della cui falsità è consapevole - o dovrebbe essere consapevole, usando l’ordinaria diligenza - sin dal momento del rilascio oppure  utilizza un documento di questo genere, pur sapendo che, per cause sopravvenute, il contenuto di questo documento non rappresenta più lo status  reale.

Competenti per il provvedimento sanzionatorio amministrativo sono le Bezirksverwaltungsbehörden.