La certificazione di processo nelle Linee guida sui documenti informatici

Il principio della certificazione di processo è stabilito nell’articolo 22, comma 1-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD):

«1-bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia».

Per i documenti amministrativi informatici si applica l’analogo articolo 23-ter, comma 1-bis del CAD.

L’AgID ha stabilito indicazioni organizzative e tecniche nell’allegato 3 alle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

AgID illustra lo scopo dell’allegato nel modo seguente:

«Lo scopo del presente allegato è quello di descrivere le modalità di adozione della certificazione di processo, considerata una modalità prevista dagli articoli 22, comma 1bis - Copie informatiche di documenti analogici e 23-ter, comma 1bis - Documenti amministrativi informatici del CAD. L’adozione del processo descritto nel presente documento riguarda tutti i soggetti indicati nell’art. 2 commi 2 e 3 del CAD che eseguono la dematerializzazione massiva dei documenti analogici e che vogliono garantire la corrispondenza del contenuto e forma della copia informatica all’originale analogico, non volendo ricorrere allo strumento del raffronto dei documenti in quanto oneroso e, in alcuni casi, impraticabile. La finalità dello strumento certificazione di processo è quella di incentivare e facilitare la digitalizzazione dei flussi informativi, nel caso di un elevato numero di documenti da scansionare».

AgID precisa che in un modello di certificazione di processo devono essere assicurate:

• Una procedura tecnologica che garantisca la piena a totale corrispondenza tra tutti i documenti analogici e le rispettive copie informatiche;
• La documentazione e la verifica della corretta esecuzione del processo di digitalizzazione che, è cruciale ribadirlo, deve garantire la totale corrispondenza tra originale analogico e copia digitale.

La certificazione di processo è poco utile se il numero di copie digitali di documenti analogici è piccolo. Il raffronto tra documenti e la verifica può essere effettuato in modo semplice.

Nel caso di numero elevato di documenti il raffronto diventa inapplicabile e quindi diventa indispensabile la certificazione di processo cioè una procedura organizzativa e tecnologica che consente di ottimizzare e velocizzare le operazioni mantenendo il valore legale delle operazioni.

Il termine certificazione può essere associato a quello delle certificazioni tradizionali e il processo deve garantire la piena corrispondenza tra copia digitale e originale analogico sia dal punto di vista oggettivo sia dal punto di vista soggettivo.

• Ambito oggettivo. L’ambito oggettivo riguarda gli strumenti, le procedure e le tecnologie da adottare. Il processo di dematerializzazione massiva deve essere certificato in accordo agli standard ISO 9001 e ISO 27001.
• Ambito soggettivo. L’utilizzo di tecnologie, strumenti e processi certificati non può prescindere da una verifica soggettiva: l’intero processo si dovrà cioè concludere con il raffronto dei documenti e con la generazione di un’attestazione di conformità che viene descritta nel seguito.

Sintetizzando le regole emanate da AgID, il ciclo completo di dematerializzazione si suddivide in quattro fasi

• analisi e progettazione. Il processo e l’archivio devono essere gestiti o messi in opera sulla base del progetto operativo di digitalizzazione;
• normalizzazione. Il soggetto che provvede alla digitalizzazione deve provvedere alla presa in carico dei documenti e procedere con una adeguata riorganizzazione dei fascicoli;
• scansione. La digitalizzazione deve avere adeguata cura della qualità delle copie anche attraverso l’uso di tecniche professionali di elevata qualità. Il paragrafo 2.3 dell’Allegato 3 alle Linee guida AgID stabilisce le regole in tal senso.
• Indicizzazione. Questa operazione è fondamentale nell’acquisizione dei dati e nell’analisi di errori o incongruenze nel processo.

Il processo di dematerializzazione deve essere conforme a quanto stabilito da AgID nelle Linee guida e riportare un insieme minimo di informazioni che sono:

• anagrafica committente;
• nominativo e ruolo del verbalizzante (privato, notaio o PU a ciò autorizzato);
• codice identificativo univoco presente tra i metadati del documento copia (in alternativa al listato dei valori di hash calcolati sulle copie informatiche);
• identificativo (tipologia e numero) del campione di documenti copia utilizzati per la certificazione iniziale;
• numero, tipologia e quantità del lotto di documenti analogici sottoposti a scansione;
• tipologia e quantità del lotto di documenti cui il campione appartiene;
• requisiti tecnici e/o vincoli di progetto di scansione massiva;
• finalità della scansione (es.: statistico, storico, probatorio,…);
• riferimento contratto tra fornitore e committente (in caso di outsourcing);
• luogo, data e orario inizio e fine della scansione a cui si è assistito;
• nomi referenti presenti al processo di scansione (opzionale);
• riferimento documentazione di analisi, di progetto o di sistema utilizzata a supporto del processo di dematerializzazione;
• nome e versione del sw di elaborazione digitale delle immagini utilizzato;
• segnalazione di eventuali criticità, anomalie riscontrate;
• indicazione delle fasi e dei controlli o della procedura ISO 9001 di riferimento, che a titolo esemplificativo possono essere rappresentate da:
  • sanificazione, fascicolazione e normalizzazione (despillatura) dei documenti analogici;
  • settaggio (selezione dei parametri di acquisizione del sw di image processing;;
  • scansione batch dei documenti;
  • indicizzazione (metadatazione);
  • verifica qualità immagini digitalizzate;
  • segnalazione incongruenze.

L’AgID stabilisce regole anche per gli scanner professionali per documenti indispensabili per una acquisizione di qualità dei documenti analogici.

Questi devono presentare almeno queste caratteristiche:

• auto orientamento;
• bilanciamento della luce e del colore;
• correzione della deformazione;
• correzione della curvatura;
• rotazione e ribaltamento;
• controllo qualità (proprietà delle immagini, come luminosità, contrasto, varianza, colore dominante, dimensioni, colori, inclinazione …).

Affinché siano soddisfatti i requisiti di legge sulla conformità delle copie bisogna disporre di una attestazione di conformità.

L’attestazione di conformità può essere rilasciata da:

• un pubblico ufficiale per i documenti amministrativi;
• un notaio per la digitalizzazione nel contesto di soggetti privati.

La copia realizzata da un generico soggetto privato fa piena prova se la loro conformità all’originale non è espressamente disconosciuta.

Le pubbliche amministrazioni possono operare in proprio senza certificazione ISO 9001 e 27001 assumendosi direttamente la responsabilità sulla qualità e sicurezza del procedimento adottato. Gli altri soggetti certificano il ciclo di dematerializzazione in conformità all’Allegato 3 qui analizzato.

Sul tema della Certificazione di processo si è espresso il Consiglio Nazionale del Notariato nel documento disponibile al collegamento seguente: LINK.