Poteri di autentica degli atti giudiziari da parte dei difensori e degli ausiliari del giudice

La dichiarazione di autenticità della copia di un documento consiste nell’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la copia presentata è conforme al documento originale.

L’autenticazione delle copie può, o meglio alla luce della recente normativa dovremmo scrivere poteva, essere fatta esclusivamente  dal pubblico ufficiale che aveva emesso il documento o presso il quale lo stesso era depositato o al quale doveva essere presentato, nonché da un notaio, cancelliere [1] segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco [2].

Con l’entrata in vigore, 25 giugno 2014, dell’articolo 52 del Decreto Legge 24 giugno 2014, n. 90 (misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari) [3] sono aumentati, in materia di rilascio copie atti giudiziari, il numero dei soggetti abilitati ad “attestare  la conformità  delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.” 

Infatti, ai sensi del richiamato articolo 52 del Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono apportate le seguenti modificazioni: “ a) all’articolo 16-bis dopo il comma 9 è aggiunto, in  fine, il seguente: Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere.

Il difensore, il consulente tecnico, il  professionista  delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con  modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli  atti  e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed  attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale”.

La normativa in esame se da una parte ha semplificato ed inciso sui tempi di rilascio delle copie, non gravando più sugli uffici di cancelleria, dall’altra pone problematiche di una certa rilevanza.

In tema di rilascio copia non può innanzitutto essere dimenticato che ai sensi dell’articolo 66 del Decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131 [4] “i soggetti indicati nell’articolo 10, lettere b) e c) possono rilasciare originali, copie ed estratti degli atti soggetti a registrazione in termine fisso da loro formati o autenticati solo dopo che gli stessi sono stati registrati....”  

Come deve essere quindi letta la disposizione di cui all’articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014 in relazione al richiamato articolo 66 del Testo Unico in materia di registrazione di atti?

Non ritenendo plausibile né l’abrogazione tacita del disposto di cui alla normativa in tema di registrazione né l’esenzione dal divieto di estrarre copia a carico degli avvocati e ausiliari del magistrato l’unica soluzione possibile è che il divieto di estrarre copia – e il successivo utilizzo − di atti soggetti a registrazione permanga anche a carico dei soggetti di cui all’articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014 [5].

Altra problematica attiene al rilascio delle copie spedite in forma esecutiva.

Per copia esecutiva si intende la copia autentica alla cui spedizione è obbligato, nelle ipotesi previste dalla legge, il funzionario addetto all’ufficio (cancelliere, funzionario giudiziario, direttore amministrativo); copia che oltre alla certificazione di conformità, porta la speciale formula prevista dal terzo comma dell’articolo 475 del Codice di Procedura Civile.  Il titolo esecutivo è posto a base della procedura esecutiva. Da qui deriva la particolare cautela dettata nel rilascio della formula esecutiva [6].

Ora posto che “Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di  conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale” la parte che volesse munirsi di titolo esecutivo come deve adoperarsi?

Deve richiederne il rilascio alla cancelleria che procederà alla contemporanea dichiarazione di conformità all’originale e spedizione in forma esecutiva?

O potrà chiedere alla cancelleria la spedizione su una copia già attestata conforme ai sensi dell’articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014? 

Ricordiamo che ai sensi dell’articolo 268 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 115/2002 “per il rilascio di copie autentiche di documenti è dovuto il diritto nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell’allegato n. 7 del presente Testo Unico.”

Quindi se la cancelleria in caso di richiesta di titolo in forma esecutiva procede anche alla dichiarazione di conformità della copia è fuori dubbio che la parte sia tenuta al pagamento dei diritti di copia negli importi determinati dal Decreto Ministeriale 18 aprile 2014 [7].

Se invece si propendesse per la tesi che la conformità venga attestata dal difensore e quindi la cancelleria si limitasse alla sola apposizione della formula esecutiva, la parte sarebbe tenuta al pagamento di diritti e, se si, in quale misura?

Dobbiamo preliminarmente evidenziare come “il contributo unificato sostituisce le imposte di bollo, la tassa di iscrizione a ruolo, i diritti di cancelleria, nonché i diritti di chiamata di causa dell’Ufficiale giudiziario” [8] con esclusione dei diritti di copia e di certificazione espressamente disciplinati dal Testo Unico spese di giustizia (Decreto del Presidente della Repubblica n. 115/2002).

Non esiste per normativa vigente l’obbligo di pagamento specificamente previsto per la spedizione del titolo in forma esecutiva, quindi la stessa, in caso in cui l’attestazione di conformità avvenisse a cura del difensore, sarebbe dovuta in esenzione da pagamento.

Personalmente propendo per la tesi che, nella logica della normativa in materia di processo telematico, ed in considerazione degli aumenti degli importi del contributo unificato atti a coprire il minor introito per diritti di copia [9], a carico delle cancellerie rimanga la sola spedizione in forma esecutiva, e relativa annotazione sull’originale, della copia la cui conformità è attestata, ex articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014, dal difensore e/o dall’ausiliario del magistrato, in esenzione da ogni pagamento.

Il Ministero della Giustizia [10], con gli indirizzi in materia di “adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli articoli 16-bis e seguenti del Decreto Legge n. 179/2012 e del Decreto Legge n. 90/2014”, relativi al processo telematico non ha affrontato le tematiche in questione e ne sarebbe auspicabile un intervento chiarificatore.

***

[1] Le qualifiche professionali competenti al rilascio di copia negli uffici giudiziari sono quelle di assistente giudiziario (con esclusione della copia esecutiva, cancelliere, funzionario giudiziario, direttore amministrativo).

[2] La dichiarazione di autenticità viene apposta in calce alla copia e reca, o per lo meno dovrebbe recare, cosa che per prassi non avviene nelle cancellerie, le seguenti indicazioni: la dichiarazione di conformità da parte del pubblico ufficiale, il numero di fogli di cui è composta la copia, l’uso al quale è destinata, l’eventuale norma di esenzione dal bollo, la data ed il luogo dell’autenticazione, il nome il cognome e la qualifica rivestita dal pubblico ufficiale che appone la propria firma per esteso, il timbro dell’ufficio. 

[3] In Gazzetta Ufficiale del 24 giugno 2014, n. 144.

[4] Approvazione del Testo Unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro e successive modifiche ed integrazioni.

[5] Per le ordinanze provvisoriamente esecutive: Cassazione 28 luglio 2010, n. 17607 “si ritiene che anche l’ordinanza ingiuntiva di cui all’articolo 186-ter debba rientrare tra gli atti dell’autorità giudiziaria soggetti all’imposta in misura proporzionale ex articolo 37 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 131/1986 e articolo 8 tariffa allegata parte I..”

[6] La sentenza della Corte Costituzionale n. 522 del 21 novembre - 6 dicembre 2002 impone alle cancellerie giudiziarie di “.... rilasciare gli originali e le copie delle sentenze o di altri provvedimenti giurisdizionali, richiesti per procedere ad azione esecutiva, a prescindere dalla registrazione degli stessi e, dunque, dal pagamento della relativa imposta....” in materia vedasi circolare ministeriale DAG del 2 novembre 2005. 0032288. U. Min. Giust. Dir. Gen. Giust. Civile Ufficio I. 

[7] Pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 18 aprile 2014.

[8] Circolare n. 1 del 26 febbraio 2002, Min. Giustizia, Dip. Aff. Giustizia.

[9] Articolo 53 del Decreto Legge del 25 giugno 2014, n. 90.

[10] DAG 27 giugno 2014. 0091985.

 

La dichiarazione di autenticità della copia di un documento consiste nell’attestazione, da parte di un pubblico ufficiale, che la copia presentata è conforme al documento originale.

L’autenticazione delle copie può, o meglio alla luce della recente normativa dovremmo scrivere poteva, essere fatta esclusivamente  dal pubblico ufficiale che aveva emesso il documento o presso il quale lo stesso era depositato o al quale doveva essere presentato, nonché da un notaio, cancelliere [1] segretario comunale o altro funzionario incaricato dal sindaco [2].

Con l’entrata in vigore, 25 giugno 2014, dell’articolo 52 del Decreto Legge 24 giugno 2014, n. 90 (misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l’efficienza degli uffici giudiziari) [3] sono aumentati, in materia di rilascio copie atti giudiziari, il numero dei soggetti abilitati ad “attestare  la conformità  delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico.” 

Infatti, ai sensi del richiamato articolo 52 del Decreto Legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito con modificazioni dalla Legge 17 dicembre 2012, n. 221, sono apportate le seguenti modificazioni: “ a) all’articolo 16-bis dopo il comma 9 è aggiunto, in  fine, il seguente: Le copie informatiche, anche per immagine, di atti processuali di parte e degli ausiliari del giudice nonché dei provvedimenti di quest’ultimo, presenti nei fascicoli informatici dei procedimenti indicati nel presente articolo, equivalgono all’originale anche se prive della firma digitale del cancelliere.

Il difensore, il consulente tecnico, il  professionista  delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con  modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli  atti  e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed  attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale”.

La normativa in esame se da una parte ha semplificato ed inciso sui tempi di rilascio delle copie, non gravando più sugli uffici di cancelleria, dall’altra pone problematiche di una certa rilevanza.

In tema di rilascio copia non può innanzitutto essere dimenticato che ai sensi dell’articolo 66 del Decreto del Presidente della Repubblica 26 aprile 1986, n. 131 [4] “i soggetti indicati nell’articolo 10, lettere b) e c) possono rilasciare originali, copie ed estratti degli atti soggetti a registrazione in termine fisso da loro formati o autenticati solo dopo che gli stessi sono stati registrati....”  

Come deve essere quindi letta la disposizione di cui all’articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014 in relazione al richiamato articolo 66 del Testo Unico in materia di registrazione di atti?

Non ritenendo plausibile né l’abrogazione tacita del disposto di cui alla normativa in tema di registrazione né l’esenzione dal divieto di estrarre copia a carico degli avvocati e ausiliari del magistrato l’unica soluzione possibile è che il divieto di estrarre copia – e il successivo utilizzo − di atti soggetti a registrazione permanga anche a carico dei soggetti di cui all’articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014 [5].

Altra problematica attiene al rilascio delle copie spedite in forma esecutiva.

Per copia esecutiva si intende la copia autentica alla cui spedizione è obbligato, nelle ipotesi previste dalla legge, il funzionario addetto all’ufficio (cancelliere, funzionario giudiziario, direttore amministrativo); copia che oltre alla certificazione di conformità, porta la speciale formula prevista dal terzo comma dell’articolo 475 del Codice di Procedura Civile.  Il titolo esecutivo è posto a base della procedura esecutiva. Da qui deriva la particolare cautela dettata nel rilascio della formula esecutiva [6].

Ora posto che “Il difensore, il consulente tecnico, il professionista delegato, il curatore ed il commissario giudiziale possono estrarre con modalità telematiche duplicati, copie analogiche o informatiche degli atti e dei provvedimenti di cui al periodo precedente ed attestare la conformità delle copie estratte ai corrispondenti atti contenuti nel fascicolo informatico. Le copie analogiche ed informatiche, anche per immagine, estratte dal fascicolo informatico e munite dell’attestazione di  conformità a norma del presente comma, equivalgono all’originale” la parte che volesse munirsi di titolo esecutivo come deve adoperarsi?

Deve richiederne il rilascio alla cancelleria che procederà alla contemporanea dichiarazione di conformità all’originale e spedizione in forma esecutiva?

O potrà chiedere alla cancelleria la spedizione su una copia già attestata conforme ai sensi dell’articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014? 

Ricordiamo che ai sensi dell’articolo 268 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 115/2002 “per il rilascio di copie autentiche di documenti è dovuto il diritto nella misura stabilita dalla tabella, contenuta nell’allegato n. 7 del presente Testo Unico.”

Quindi se la cancelleria in caso di richiesta di titolo in forma esecutiva procede anche alla dichiarazione di conformità della copia è fuori dubbio che la parte sia tenuta al pagamento dei diritti di copia negli importi determinati dal Decreto Ministeriale 18 aprile 2014 [7].

Se invece si propendesse per la tesi che la conformità venga attestata dal difensore e quindi la cancelleria si limitasse alla sola apposizione della formula esecutiva, la parte sarebbe tenuta al pagamento di diritti e, se si, in quale misura?

Dobbiamo preliminarmente evidenziare come “il contributo unificato sostituisce le imposte di bollo, la tassa di iscrizione a ruolo, i diritti di cancelleria, nonché i diritti di chiamata di causa dell’Ufficiale giudiziario” [8] con esclusione dei diritti di copia e di certificazione espressamente disciplinati dal Testo Unico spese di giustizia (Decreto del Presidente della Repubblica n. 115/2002).

Non esiste per normativa vigente l’obbligo di pagamento specificamente previsto per la spedizione del titolo in forma esecutiva, quindi la stessa, in caso in cui l’attestazione di conformità avvenisse a cura del difensore, sarebbe dovuta in esenzione da pagamento.

Personalmente propendo per la tesi che, nella logica della normativa in materia di processo telematico, ed in considerazione degli aumenti degli importi del contributo unificato atti a coprire il minor introito per diritti di copia [9], a carico delle cancellerie rimanga la sola spedizione in forma esecutiva, e relativa annotazione sull’originale, della copia la cui conformità è attestata, ex articolo 52 del Decreto Legge n. 90/2014, dal difensore e/o dall’ausiliario del magistrato, in esenzione da ogni pagamento.

Il Ministero della Giustizia [10], con gli indirizzi in materia di “adempimenti di cancelleria conseguenti all’entrata in vigore degli obblighi di cui agli articoli 16-bis e seguenti del Decreto Legge n. 179/2012 e del Decreto Legge n. 90/2014”, relativi al processo telematico non ha affrontato le tematiche in questione e ne sarebbe auspicabile un intervento chiarificatore.

***

[1] Le qualifiche professionali competenti al rilascio di copia negli uffici giudiziari sono quelle di assistente giudiziario (con esclusione della copia esecutiva, cancelliere, funzionario giudiziario, direttore amministrativo).

[2] La dichiarazione di autenticità viene apposta in calce alla copia e reca, o per lo meno dovrebbe recare, cosa che per prassi non avviene nelle cancellerie, le seguenti indicazioni: la dichiarazione di conformità da parte del pubblico ufficiale, il numero di fogli di cui è composta la copia, l’uso al quale è destinata, l’eventuale norma di esenzione dal bollo, la data ed il luogo dell’autenticazione, il nome il cognome e la qualifica rivestita dal pubblico ufficiale che appone la propria firma per esteso, il timbro dell’ufficio. 

[3] In Gazzetta Ufficiale del 24 giugno 2014, n. 144.

[4] Approvazione del Testo Unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro e successive modifiche ed integrazioni.

[5] Per le ordinanze provvisoriamente esecutive: Cassazione 28 luglio 2010, n. 17607 “si ritiene che anche l’ordinanza ingiuntiva di cui all’articolo 186-ter debba rientrare tra gli atti dell’autorità giudiziaria soggetti all’imposta in misura proporzionale ex articolo 37 del Decreto del Presidente della Repubblica n. 131/1986 e articolo 8 tariffa allegata parte I..”

[6] La sentenza della Corte Costituzionale n. 522 del 21 novembre - 6 dicembre 2002 impone alle cancellerie giudiziarie di “.... rilasciare gli originali e le copie delle sentenze o di altri provvedimenti giurisdizionali, richiesti per procedere ad azione esecutiva, a prescindere dalla registrazione degli stessi e, dunque, dal pagamento della relativa imposta....” in materia vedasi circolare ministeriale DAG del 2 novembre 2005. 0032288. U. Min. Giust. Dir. Gen. Giust. Civile Ufficio I. 

[7] Pubblicato in Gazzetta Ufficiale del 18 aprile 2014.

[8] Circolare n. 1 del 26 febbraio 2002, Min. Giustizia, Dip. Aff. Giustizia.

[9] Articolo 53 del Decreto Legge del 25 giugno 2014, n. 90.

[10] DAG 27 giugno 2014. 0091985.