Trattamento dei dati sensibili nei diplomi di laurea

L’occasione è scaturita dalla richiesta, avanzata da un’università, di un parere circa la ristampa del diploma di laurea di uno studente che aveva cambiato genere. L’ateneo, in particolare, aveva chiesto all’Autorità se, a seguito della sentenza che accoglieva la domanda di rettifica di attribuzione di sesso, fosse possibile effettuare una semplice annotazione in calce a una copia del certificato di laurea, dal momento che gli archivi universitari, di norma, non conservano un esemplare plurimo del diploma, rilasciato invece in un unico esemplare al laureato. In alternativa, nel caso in cui tale modo di procedere avesse potuto prefigurare una lesione del diritto alla riservatezza, si è ipotizzata, come peraltro richiesto dall’interessato, la ristampa del diploma con i dati anagrafici aggiornati.

In mancanza di un esplicito parere ostativo da parte del Garante, l’amministrazione universitaria avrebbe proceduto, prudenzialmente, secondo tale modalità, rilasciando un duplicato del diploma di laurea privo di annotazioni riguardanti la modifica a glossa dei dati anagrafici.

Ed è in tal senso che il Garante si è orientato, motivando la propria decisione sull’assunto che i dati idonei a rivelare la vita sessuale, rientranti nella più ampia categoria dei dati “sensibili”, sono oggetto di una speciale protezione. In virtù di quest’ultima, i titolari sono tenuti a conformare il relativo trattamento secondo modalità volte a prevenire violazioni delle libertà fondamentali e della dignità dell’interessato, nello stringente rispetto del principio di indispensabilità.

Conformemente alla normativa vigente, come ha sostenuto il Garante, l’università titolare del trattamento è tenuta ad adottare ogni idonea cautela al fine di garantire una tutela rafforzata a questa tipologia di informazioni, in modo da salvaguardare il diritto dell’interessato di vedere correttamente rappresentata la propria identità. In altre parole, la stessa annotazione avrebbe potuto costituire potenzialmente un discrimine in base alla sfera sessuale.

Per questo motivo, ha proseguito il Garante, la ristampa del diploma di laurea, riportante esclusivamente i nuovi dati anagrafici, senza annotazioni a margine relative alla motivazione della ristampa, appare senz’altro come la più idonea a tutelare e a garantire la riservatezza e la dignità dell’interessato, con particolare riguardo ai rapporti sociali e lavorativi, fermi restando gli obblighi di conservazione in archivio, a norma di legge, del documento contenente i dati personali dell’interessato con il sesso e il nome precedenti.

Il provvedimento è stato, altresì, trasmesso al Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca (MIUR) e alla Conferenza dei Rettori delle università italiane (CRUI), affinché valutino l’adozione di iniziative volte a orientare, in modo corretto, le attività di trattamento di tutti gli atenei.

2. Bilanciamento del rispetto della sfera privata con le esigenze (pubbliche) di documentazione

La pronuncia in commento assume rilievo laddove ribadisce la preminenza della riservatezza dell’individuo rispetto ad altre esigenze. Nel caso in commento, la comparazione degli interessi tra completezza dell’informazione all’interno di un documento amministrativo e uno degli aspetti più intimi e delicati della vita privata, si inserisce a pieno titolo nella copiosa giurisprudenza dell’Authority volta a calibrare e temperare le esigenze dell’informazione con quelle del necessario rispetto della privacy, o, più correttamente, diritto alla riservatezza, soprattutto quando il trattamento inerisca ai dati, cosiddetti “sensibilissimi”, relativi alla salute e alla sfera sessuale.

Sulla stessa linea, e per tematiche analoghe, si situano anche – ad esempio e solo per ricordare i pronunciamenti più recenti – le “Linee Guida per l’informazione giuridica”, nell’ambito delle quali l’Autorità ha inteso ribadire, conformemente al provvedimento in commento, la necessità che, nell’ambito delle azioni di diffusione giuridica di sentenze e di altri provvedimenti dell’Autorità giudiziaria vengano oscurati, sempre e in ogni caso, i dati delle parti, qualora si tratti di procedimenti che abbiano ad oggetto i rapporti di famiglia o lo stato delle persone (filiazione, adozione, abusi familiari, richieste di cambio di genere, ecc.).

Ancora per l’argomento in questione, degno di menzione è sicuramente anche quanto previsto all’interno della recentissima newsletter dell’Authority 12 dicembre 2012, n. 367, in merito alla corretta applicazione dell’art. 18 del c.d. “Decreto Sviluppo 2012” (convertito nella Legge n. 134/2012)[2].

Anche in questa ipotesi, le esigenze di “trasparenza totale” poste dalla norma, mediante informazioni (banche dati) o documenti (archivi), sono contemperate dal Garante mediante il richiamo, rivolto principalmente alle aziende sanitarie, al divieto assoluto di pubblicare i dati relativi allo stato di salute dei pazienti e al rispetto, in ogni caso, di quanto riportato nelle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web”, approvate dallo stesso Garante con la Deliberazione 2 marzo 2011, n. 88, già ampiamente commentata su questa rivista[3].

3. Archivistica, diplomatica e privacy

Si noti come il diploma di laurea (e il suo nuovo certificato) sia soggetto a duplicazione, cioè alla produzione di un nuovo originale, il quale contiene parte dei dati originari che non rappresentano più il contenuto del primo originale[4].

Da un punto di vista diplomatistico, infatti, siamo di fronte a due originali, diacronicamente autonomi. Entrambi rappresentano contenuti veridici, pur in date distinte nel tempo: il primo è proiettato sull’evento del conseguimento della laurea, l’altro sulla data di cambio di genere. Si tratta, nel secondo caso, di un “duplicato parziale”, idoneo anche all’accesso da parte di terzi e protetto nei contenuti in autotutela. A differenza di un esemplare di un documento corrotto in autotutela – come, ad esempio, la “copia con omissis” destinata alla pubblicità legale sul web – questo nuovo duplicato non può dare menzione dell’avvenuta modifica, perché essa stessa, laddove comunicata, pregiudicherebbe il diritto alla riservatezza.

Entrambi, dunque, sono autentici e veridici, pur nella diacronia degli eventi che ci pone di fronte una scelta di vita. Essa, deve essere rispettata e, al tempo stesso, documentata negli archivi universitari. Di conseguenza, il nuovo duplicato non sostituisce “a tutti gli effetti di legge” il vecchio diploma, ma lo affianca al fine di tutelare la dignità di una persona. L’archivio, infatti, avrà evidenza dei due distinti generi di chi ha intrattenuto con l’università un rapporto giuridico, tutelando – al contempo – la memoria storica nel rispetto della protezione dei dati personali.

Sul fronte della conservazione affidabile della memoria, rimangono infine aperti numerosi interrogativi[5]. Ad esempio, bisogna intervenire anche sul frontespizio della tesi di laurea laddove fosse liberamente consultabile? Il fascicolo di studente dovrà essere conservato in forma tutelata per 70 anni dalla produzione del nuovo diploma? Quali sono le procedure per proteggere il dato nel sistema informativo studenti? È necessario intervenire e oscurare anche il verbale d’esame? Se sì, con quale procedura, visto che è firmato digitalmente e quindi non modificabile e non rinnovabile nei contenuti? Come può storicizzare questo dato Esse3, il software di gestione delle carriere degli studenti prodotto per le università italiane da Cineca? E, infine, nel caso degli Esami di Stato è indispensabile intervenire su più archivi in maniera coordinata, atteso che le evidenze documentali sono conservate anche negli archivi ministeriali. Sono problemi simmetrici a quegli degli archivi comunali (ad esempio, per lo stato di famiglia, per la carta di identità, etc.) o degli archivi del Ministero dell’interno (ad esempio, per il passaporto, etc.).

Com’è facilmente intuibile, l’occasione è propizia per avviare le riflessioni tra funzionari e dirigenti dell’area didattica, archivisti, diplomatisti e informatici sul tema del “fascicolo di studente”, prossima tematica del progetto di formazione continua e permanente UniDOC[6].

[3] Barbara Montini - Gianni Penzo Doria, Albo on-line e privacy: commento alla Deliberazione del Garante 2 marzo 2011, n. 88, «Filodiritto» (2011), consultabile al link http://filodiritto.com/index.php?azione=visualizza&iddoc=2285

[4] La normativa sui diplomi di laurea e sui duplicati è contenuta nell’art. 50 del RD 4 giugno 1938, n. 1269 (noto come “Regolamento studenti”), come puntualmente modificato dal DPR 8 settembre 1976, n. 791, che ha, tra l’altro, sostituito il Ministro con il Rettore come autorità in grado di rilasciare i duplicati di diploma. Al riguardo, si veda anche la Circolare del Ministero della pubblica istruzione 15 gennaio 1977, n. 2.

[5] Quelli che seguono sono interrogativi posti da Remigio Pegoraro in un recente colloquio. Ringraziamo anche Laura Flora per i puntuali suggerimenti.

[6]. UniDOC - Progetto di formazione continua in materia di documentazione amministrativa, amministrazione digitale, delibere degli organi e documenti informatici: http://unidoc.coinfo.net.

L’occasione è scaturita dalla richiesta, avanzata da un’università, di un parere circa la ristampa del diploma di laurea di uno studente che aveva cambiato genere. L’ateneo, in particolare, aveva chiesto all’Autorità se, a seguito della sentenza che accoglieva la domanda di rettifica di attribuzione di sesso, fosse possibile effettuare una semplice annotazione in calce a una copia del certificato di laurea, dal momento che gli archivi universitari, di norma, non conservano un esemplare plurimo del diploma, rilasciato invece in un unico esemplare al laureato. In alternativa, nel caso in cui tale modo di procedere avesse potuto prefigurare una lesione del diritto alla riservatezza, si è ipotizzata, come peraltro richiesto dall’interessato, la ristampa del diploma con i dati anagrafici aggiornati.

In mancanza di un esplicito parere ostativo da parte del Garante, l’amministrazione universitaria avrebbe proceduto, prudenzialmente, secondo tale modalità, rilasciando un duplicato del diploma di laurea privo di annotazioni riguardanti la modifica a glossa dei dati anagrafici.

Ed è in tal senso che il Garante si è orientato, motivando la propria decisione sull’assunto che i dati idonei a rivelare la vita sessuale, rientranti nella più ampia categoria dei dati “sensibili”, sono oggetto di una speciale protezione. In virtù di quest’ultima, i titolari sono tenuti a conformare il relativo trattamento secondo modalità volte a prevenire violazioni delle libertà fondamentali e della dignità dell’interessato, nello stringente rispetto del principio di indispensabilità.

Conformemente alla normativa vigente, come ha sostenuto il Garante, l’università titolare del trattamento è tenuta ad adottare ogni idonea cautela al fine di garantire una tutela rafforzata a questa tipologia di informazioni, in modo da salvaguardare il diritto dell’interessato di vedere correttamente rappresentata la propria identità. In altre parole, la stessa annotazione avrebbe potuto costituire potenzialmente un discrimine in base alla sfera sessuale.

Per questo motivo, ha proseguito il Garante, la ristampa del diploma di laurea, riportante esclusivamente i nuovi dati anagrafici, senza annotazioni a margine relative alla motivazione della ristampa, appare senz’altro come la più idonea a tutelare e a garantire la riservatezza e la dignità dell’interessato, con particolare riguardo ai rapporti sociali e lavorativi, fermi restando gli obblighi di conservazione in archivio, a norma di legge, del documento contenente i dati personali dell’interessato con il sesso e il nome precedenti.

Il provvedimento è stato, altresì, trasmesso al Ministero dell’istruzione, dell’università e della ricerca (MIUR) e alla Conferenza dei Rettori delle università italiane (CRUI), affinché valutino l’adozione di iniziative volte a orientare, in modo corretto, le attività di trattamento di tutti gli atenei.

2. Bilanciamento del rispetto della sfera privata con le esigenze (pubbliche) di documentazione

La pronuncia in commento assume rilievo laddove ribadisce la preminenza della riservatezza dell’individuo rispetto ad altre esigenze. Nel caso in commento, la comparazione degli interessi tra completezza dell’informazione all’interno di un documento amministrativo e uno degli aspetti più intimi e delicati della vita privata, si inserisce a pieno titolo nella copiosa giurisprudenza dell’Authority volta a calibrare e temperare le esigenze dell’informazione con quelle del necessario rispetto della privacy, o, più correttamente, diritto alla riservatezza, soprattutto quando il trattamento inerisca ai dati, cosiddetti “sensibilissimi”, relativi alla salute e alla sfera sessuale.

Sulla stessa linea, e per tematiche analoghe, si situano anche – ad esempio e solo per ricordare i pronunciamenti più recenti – le “Linee Guida per l’informazione giuridica”, nell’ambito delle quali l’Autorità ha inteso ribadire, conformemente al provvedimento in commento, la necessità che, nell’ambito delle azioni di diffusione giuridica di sentenze e di altri provvedimenti dell’Autorità giudiziaria vengano oscurati, sempre e in ogni caso, i dati delle parti, qualora si tratti di procedimenti che abbiano ad oggetto i rapporti di famiglia o lo stato delle persone (filiazione, adozione, abusi familiari, richieste di cambio di genere, ecc.).

Ancora per l’argomento in questione, degno di menzione è sicuramente anche quanto previsto all’interno della recentissima newsletter dell’Authority 12 dicembre 2012, n. 367, in merito alla corretta applicazione dell’art. 18 del c.d. “Decreto Sviluppo 2012” (convertito nella Legge n. 134/2012)[2].

Anche in questa ipotesi, le esigenze di “trasparenza totale” poste dalla norma, mediante informazioni (banche dati) o documenti (archivi), sono contemperate dal Garante mediante il richiamo, rivolto principalmente alle aziende sanitarie, al divieto assoluto di pubblicare i dati relativi allo stato di salute dei pazienti e al rispetto, in ogni caso, di quanto riportato nelle “Linee guida in materia di trattamento di dati personali contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato da soggetti pubblici per finalità di pubblicazione e diffusione sul web”, approvate dallo stesso Garante con la Deliberazione 2 marzo 2011, n. 88, già ampiamente commentata su questa rivista[3].

3. Archivistica, diplomatica e privacy

Si noti come il diploma di laurea (e il suo nuovo certificato) sia soggetto a duplicazione, cioè alla produzione di un nuovo originale, il quale contiene parte dei dati originari che non rappresentano più il contenuto del primo originale[4].

Da un punto di vista diplomatistico, infatti, siamo di fronte a due originali, diacronicamente autonomi. Entrambi rappresentano contenuti veridici, pur in date distinte nel tempo: il primo è proiettato sull’evento del conseguimento della laurea, l’altro sulla data di cambio di genere. Si tratta, nel secondo caso, di un “duplicato parziale”, idoneo anche all’accesso da parte di terzi e protetto nei contenuti in autotutela. A differenza di un esemplare di un documento corrotto in autotutela – come, ad esempio, la “copia con omissis” destinata alla pubblicità legale sul web – questo nuovo duplicato non può dare menzione dell’avvenuta modifica, perché essa stessa, laddove comunicata, pregiudicherebbe il diritto alla riservatezza.

Entrambi, dunque, sono autentici e veridici, pur nella diacronia degli eventi che ci pone di fronte una scelta di vita. Essa, deve essere rispettata e, al tempo stesso, documentata negli archivi universitari. Di conseguenza, il nuovo duplicato non sostituisce “a tutti gli effetti di legge” il vecchio diploma, ma lo affianca al fine di tutelare la dignità di una persona. L’archivio, infatti, avrà evidenza dei due distinti generi di chi ha intrattenuto con l’università un rapporto giuridico, tutelando – al contempo – la memoria storica nel rispetto della protezione dei dati personali.

Sul fronte della conservazione affidabile della memoria, rimangono infine aperti numerosi interrogativi[5]. Ad esempio, bisogna intervenire anche sul frontespizio della tesi di laurea laddove fosse liberamente consultabile? Il fascicolo di studente dovrà essere conservato in forma tutelata per 70 anni dalla produzione del nuovo diploma? Quali sono le procedure per proteggere il dato nel sistema informativo studenti? È necessario intervenire e oscurare anche il verbale d’esame? Se sì, con quale procedura, visto che è firmato digitalmente e quindi non modificabile e non rinnovabile nei contenuti? Come può storicizzare questo dato Esse3, il software di gestione delle carriere degli studenti prodotto per le università italiane da Cineca? E, infine, nel caso degli Esami di Stato è indispensabile intervenire su più archivi in maniera coordinata, atteso che le evidenze documentali sono conservate anche negli archivi ministeriali. Sono problemi simmetrici a quegli degli archivi comunali (ad esempio, per lo stato di famiglia, per la carta di identità, etc.) o degli archivi del Ministero dell’interno (ad esempio, per il passaporto, etc.).

Com’è facilmente intuibile, l’occasione è propizia per avviare le riflessioni tra funzionari e dirigenti dell’area didattica, archivisti, diplomatisti e informatici sul tema del “fascicolo di studente”, prossima tematica del progetto di formazione continua e permanente UniDOC[6].

[3] Barbara Montini - Gianni Penzo Doria, Albo on-line e privacy: commento alla Deliberazione del Garante 2 marzo 2011, n. 88, «Filodiritto» (2011), consultabile al link http://filodiritto.com/index.php?azione=visualizza&iddoc=2285

[4] La normativa sui diplomi di laurea e sui duplicati è contenuta nell’art. 50 del RD 4 giugno 1938, n. 1269 (noto come “Regolamento studenti”), come puntualmente modificato dal DPR 8 settembre 1976, n. 791, che ha, tra l’altro, sostituito il Ministro con il Rettore come autorità in grado di rilasciare i duplicati di diploma. Al riguardo, si veda anche la Circolare del Ministero della pubblica istruzione 15 gennaio 1977, n. 2.

[5] Quelli che seguono sono interrogativi posti da Remigio Pegoraro in un recente colloquio. Ringraziamo anche Laura Flora per i puntuali suggerimenti.

[6]. UniDOC - Progetto di formazione continua in materia di documentazione amministrativa, amministrazione digitale, delibere degli organi e documenti informatici: http://unidoc.coinfo.net.