Aumentare la competitività dello studio legale: il capitale intellettuale

Aumentare la competitività dello studio legale: il capitale intellettuale

La professione legale è una professione intellettuale. È vero che il professionista è sempre più un imprenditore e lo studio una azienda, ma l’attività intellettuale resta il centro di tutto. Partiamo da uno dei pochi punti fermi che sono rimasti. Se così è, il valore principale da nutrire e preservare è il capitale intellettuale interno allo Studio. Parliamo non a caso di capitale intellettuale, perché è di un vero capitale che stiamo parlando.  La conoscenza tecnico-giuridica, ma non solo, è un valore che troppo spesso non viene adeguatamente valorizzato all’interno delle organizzazioni professionali. Lo sharing, quindi la condivisione del sapere e delle esperienze resta in molti casi limitato a pochi soggetti e affidato al caso, invece che ad un progetto di crescita professionale e di business.

 

KNOWLEDGE SHARING

Se lo sviluppo del business per ogni attività a scopo di lucro si ottiene lavorando sui due elementi macro che compongono un bilancio, le uscite e le entrate, per lo studio profesionale se ne aggiunge una terza: la conoscenza. Nelle uscite, sotto il segno meno, non andrebbero solo inserite solo le voci di spesa quali l’affitto dei locali, gli stipendi dei dipendenti, i fornitori di servizi, ma anche gli sprechi, le inefficienze, le cattive abitudini disfunzionali. È qui che la corretta condivisione del sapere all’interno della struttura può giocare un ruolo importante in termini di ottimizzazione delle risorse, razionalizzazione degli investimenti, innovazione, performance.

Nel knowledge sharing rientrano così tutte quelle attività dirette a valorizzare il sapere tecnico-giuridico dei professionisti, quali momenti costanti di formazione interna, momenti di condivisione di esperienze, brain storming su progetti. Quanto più lo studio è articolato in dipartimenti, settori di attività, seniority, tanto più questi momenti dovrebbero diventare parte integrante della vita organizzativa interna. Il rischio altrimenti è che all’interno dello studio si viaggi a più velocità, vi siano esperienze positive che restano lì dormienti, invece che arricchire l’intero team.

EFFICIENTARE LO STUDIO

Nel knowledge sharing rientrano le attività dirette ad organizzare le informazioni all’interno dello studio, in modo che viaggino secondo direttrici ben precise e siano più facilmente fruibili dai destinatari, piuttosto che lasciare tutto alla buona volontà di singoli intraprendenti o alla necessità del momento. Sarà capitato a tutti di imbattersi casualmente nella scoperta che all’interno del proprio studio un altro dipartimento usa già il web per comunicare, magari con l’apertura di un blog, oppure ha adottato un template per fare gli ebook o per la newsletter. Ora che le App per lo studio professionale stanno a pieno titolo diventando uno degli strumenti di comunicazione, mi capita spesso di parlare con alcuni professionisti di studio che devono verificare se in studio qualcuno ha già fatto fare preventivi ad hoc o addirittura ha già avviato il progetto per la sua realizzazione.

La condivisione del sapere, pertanto, non ha solo ad oggetto il sapere tecnico, ma anche il sapere relazionale, umano, organizzativo, tecnologico. Il rischio altrimenti è di essere frammentati all’interno e di andare ad aumentare gli sprechi e le inefficienze. Troviamo così situazioni in cui le attività sono duplicate, l’organizzazione invece che snella è burocratizzata irragionevolmente e attività utili non vengono svolte da nessuno. Tra queste rientrano attività di marketing dello studio, di comunicazione interna ben gestita, di aggiornamento e informazione sull’andamento del mercato.

 

ORGANIZZAZIONE DEL SAPERE

Se, dunque, knowledge sharing vuol dire condivisione della conoscenza, perché esso si realizzi ci vuole una gestione dei processi di condivisione. Condividere e gestire diventano così i due pilastri su cui si regge lo sviluppo del business e dell’innovazione dello studio.

Per poter essere strategico nelle proprie scelte lo studio necessita di 3 attività:

1. la raccolta dei dati;
2. l’aggregazione dei dati;
3. l’interpretazione dei dati.

Solo dopo aver svolto queste tre attività sarà possibile usare la conoscenza in modo finalizzato e, quindi strategico. L’alternativa è il caso, andare random, affidarsi al buon senso, sperare in bene. Il processo di knowledge management comincia dunque con un dato “grezzo” e finisce con una informazione utilizzabile per uno scopo ben preciso, e utilizzabile da tutti.

Alla base di questa attività, che potrà l’organizzazione di studio a migliorare il proprio clima interno, a razionalizzare spese e investimenti, a ridurre le perdite di tempo e lo stress, c’è una nuova mentalità. Se un tempo il dominus era geloso del proprio sapere e se ne guardava bene dal condividerlo con altri, nel timore che un giorno se lo sarebbero portato via (magari insieme ai clienti), oggi ciò non è più possibile. Oggi si lavora in team, in squadra, altrimenti non si è competitivi. Ma come si può creare una squadra se le informazioni e il sapere non è un bene comune a cui tutti possono attingere nelle propria azione quotidiana?

 

KNOWLEDGE MANAGEMENT

La realizzazione di un progetto di knowledge management deve passare attraverso una strategia, un piano a ciò finalizzato. Le azioni concrete da svolgere per metterlo in pratica possono essere svariate, da quelle più semplici fino ad attività complesse. Vediamole in sintesi:

• organizzazione di una biblioteca interna ricca e organizzata;
• condivisione di password relative ad abbonamenti e pubblicazioni tecniche per l’aggiornamento professionale;
• la rassegna stampa interna;
• una intranet dello studio con bacheche, aree archivio, cartelle condivise di documenti;
• realizzazione e condivisione di master di documenti e template di lettere e atti;
• programmazione di riunioni periodiche di formazione, informazione, brainstorming;
• redazione di una policy interna/vademecum su procedure e attività;
• organigramma e funzionigramma di studio;
• una figura dedicata alla gestione del knowledge management;
• procedure di archiviazione di documenti e informazione;
• digitalizzazione dei documenti;
• software gestionali (CMS, Content Management System);
• partecipazione a formazione esterna, con relazione poi interna dei partecipanti;
• corsi interni allo studio con relatori esterni.

Perché questa attività sia fatta in modo lungimirante ed efficace bisogna organizzarla, dedicando tempo, persone ed energie.

Ciò che dunque lo studio deve fare è individuare innanzitutto quali sono le conoscenze fondamentali necessarie al benessere e salute della propria organizzazione e del proprio business (sia legate alle hard skills sia legate alle soft skills).

Il cuore della condivisione della conoscenza è sicuramente una nuova mentalità, che non consideri più una perdita di tempo ma un investimento tale attività, e gli strumenti tecnologici. Il sito web, l’intranet, la mail, l’App sono sicuramente ottimi strumenti per attivare questo principio. Resta tuttavia centrale il fattore umano, la proattività, l’attitudine, l’approccio corretto alle sfide e al lavoro di gruppo.