Un Modello di ordine del giorno per gli organi collegiali delle Università

Nell’articolo precedente abbiamo esaminato le funzioni dell’ordine del giorno e il suo carattere di requisito essenziale dell’avviso di convocazione.

Ora, invece, iniziamo a esaminare le motivazioni a supporto dell’utilizzo di un modello condiviso, tenendo ben fermo che, all’interno della tassonomia presente in questo modello, ogni adunanza avrà un proprio ordine del giorno, diverso per ogni singola convocazione.

Come promesso lo scorso mese, Filodiritto, in collaborazione con la comunità professionale di Procedamus e con diversi colleghi di università ed enti pubblici di ricerca, regala ai propri lettori un Modello di ordine del giorno.

Perché è necessario? Le ragioni insistono in almeno tre punti fondamentali. Infatti, un modello di ordine del giorno:

• favorisce il regolare o ordinato fluire degli argomenti da trattare nel corso dell’adunanza di un organo collegiale
• rappresenta uno strumento di trasparenza dell’azione amministrativa, soprattutto nei confronti dei consiglieri e di efficienza nella trattazione dei singoli punti
• permette al personale tecnico amministrativo di supporto di seguire i lavori dell’adunanza secondo un ordine logico e condiviso per funzioni omogenee

Condiviso significa due cose: a livello di Ateneo e a livello di sistema universitario. Nel primo caso si tenderà a normalizzare la tassonomia e la distribuzione delle pratiche nell’ordine del giorno nelle collegialità centrali e periferiche, avendo cura di notare che, in alcuni casi, le voci potranno risultare vuote o, più spesso, accertare la mancanza di punti iscritti in trattazione. Nel secondo caso, invece, si tratta di un’attività simile a molte altre (come Titulus, ad esempio) per fare sistema sull’azione amministrativa e sulle regole di produzione documentale.

Efficace, al proposito, appare l’intuizione di Michele Toschi dell’Alma Mater Università di Bologna, secondo cui «L’ordine del giorno, in estrema sintesi, serve a consentire il pieno esercizio delle proprie funzioni ai componenti dell’organo collegiale. Questi, infatti, per assumere decisioni consapevoli, devono essere messi nelle condizioni di poter acquisire piena coscienza dei temi da trattare. Questo concetto dovrebbe ispirare chi redige l’ordine del giorno. In altre parole, l’estensore dell’OdG dovrebbe sempre partire da una domanda: com’è possibile redigerlo in maniera tale da mettere i componenti dell’organo collegiale nella condizione migliore per poter deliberare consapevolmente e in maniera ordinata? Lo stesso dicasi per lo svolgimento della seduta e delle modalità di deliberazione secondo l’ordine del giorno. Data questa funzione generale, il tema acquisisce un aspetto anche di processo: il punto non è solo l’oggetto OdG, ma l’intero processo di definizione, redazione, comunicazione, gestione dello stesso».

Infatti, oltre alle modalità redazionali e al lessico utilizzati, alla sua completezza ed esaustività, entrano in gioco anche temi cruciali per il buon andamento dell’attività collegiale. Pertanto, faremo riferimento alle tempistiche e agli strumenti di comunicazione, al nesso logico tra ordine del giorno e documentazione istruttoria e, più in generale, a tutto ciò che riguarda il processo di preparazione e di svolgimento di un’adunanza.

Tutto il processo, infatti, dovrebbe essere rivolto a favorire il buon funzionamento dell’organo, a vantaggio non soltanto di chi lo presiede, ma anche di chi è chiamato a deliberare con piena cognizione di causa, di chi ha il dovere di svolgere le delicatissime funzioni di segretario e, infine, di chi deve fornire il più ampio supporto istruttorio nella fase antecedente e susseguente all’adunanza.

In altre parole, l’ordine del giorno ha la funzione di favorire la trasparenza, la chiarezza amministrativa e l’efficace organizzazione delle funzioni deliberative, perché il complesso delle operazioni delle collegialità amministrative parte dalla formulazione dell’ordine del giorno per concludersi con la presa d’atto del verbale.

Come ha recentemente confermato uno studioso attento e puntuale, Alberto Domenicali, Direttore Generale dell’Università Iuav di Venezia «Le Università, dopo la riforma degli statuti introdotta dalla legge 240/2010, si sono progressivamente avviate su un percorso di riorganizzazione anche delle attività di supporto alle funzioni degli organi di governo, in particolare del Senato accademico e del Consiglio di amministrazione. Servizi amministrativi preparati ed efficienti garantiscono il rispetto delle condizioni di legittimità nell’assunzione delle deliberazioni di tali organi a partire dallo svolgimento delle funzioni istruttorie in cui viene predisposto e messo a disposizione dei componenti il materiale in discussione.

Risulta fondamentale garantire certezza e chiarezza informativa anche attraverso l’organizzazione di un ordine del giorno che abbia caratteristiche di completezza degli argomenti e stabilità, indipendentemente dal fatto che possano essere trattati solo alcuni punti nelle singole sedute a seconda delle necessità. Ciò consente una gestione più efficace della fase istruttoria, dello svolgimento delle sedute e dell’assunzione delle relative deliberazioni, della fase di verbalizzazione e di quella di esecuzione delle decisioni. L’ordine del giorno deve presentare anche caratteri di completezza degli argomenti da trattare in relazione alle competenze attribuite all’organo dalla legge e dallo statuto. Si riducono in tal modo anche i rischi di impugnazione delle deliberazioni, restringendo più verso gli aspetti di merito questa eventualità».

Il modello che qui si presenta è stato discusso e preparato nel corso dell’ultimo anno in vari appuntamenti e condivisioni in gruppi di lavoro telematici. Grazie a molti contributi, qui elencati, è stato aggiornato alle più recenti funzioni delle università (ad es., quarta missione e sostenibilità) e teso all’essenzialità.

Secondo il parere di un altro studioso attento e puntuale, Vincenzo Tedesco, Direttore Generale dell’Università degli Studi di Camerino, il modello di ordine del giorno deve essere riassuntivo per funzioni omogenee. Infatti, ogni adunanza avrà la propria “esplosione” di punti all’ordine del giorno diversi per ogni seduta.

Pertanto, il dipanarsi del modello di ordine del giorno qui proposto avviene accorpando in sequenza queste macroaree concettuali:

• Presa d'atto e ratifica di provvedimenti monocratici con appropriazione temporanea di poteri collegiali
• Comunicazione istituzionale non provvedimentale
• Ordinamento giuridico interno, organi e soggetti esterni
• Strategie e organizzazione
• Funzioni finali
• Clienti interni ed esterni
• Attività giuridico-legale
• Risorse umane, strumentali, finanziarie, di supporto e lavori

Nei prossimi appuntamenti di questa rubrica esamineremo:

• le ragioni per le quali la ratifica dei provvedimenti d’urgenza debba necessariamente essere messa in discussione all’inizio della seduta e non nei singoli punti
• una sinossi degli atti iscrivibili ai singoli punti del modello

Come abbiamo più volte ribadito, deve essere eliminata tout court la voce “varie ed eventuali”. Il tema, del resto, è stato trattato ampiamente dalla giurisprudenza e da questa rubrica. Legittimamente, infatti, la trattazione di argomenti emersi, per così dire, ad horas, può essere inserita nella voce comunicazioni, annunciando la trattazione del punto in una delle prossime adunanze, con le eccezioni previste.

Ovviamente, un lavoro del genere non appartiene alla solitudine tecnica e amministrativa. Un lavoro fondamentale era stato svolto nel corso di tutto il 2018 con il progetto puntodelibere, realizzato in collaborazione con due comunità professionali: MDQNext e il Coordinamento RAU. Pertanto, grazie a tutti quelli che hanno collaborato da parte di chi scrive e di tutta la redazione di Filodiritto. Ecco i loro nomi, con buone feste a tutti i nostri numerosi lettori.

Grazie alla Comunità professionale di Procedamus, di MDQNext, di Coordinamento RAU e, in particolare, a Lucia Agati, Stefania Arcaro, Isabella Bechini, Marco Bernardo, Michele Bertani, Simona Bertè, Dimitri Brunetti, Manuela Calderara, Giorgia Canella, Costantina Caruso, Anna Di Stefano, Alberto Domenicali, Roberto Donato, Pierangela Donnanno, Antonio Fassina, Elisa Ferrini, Laura Flora, Umberto Fumarola, Chiara Grieco, Raffaella Grillo, Antonio Marcato, Fabrizio Mattana, Donatella Mazzetto, Giulia Michetti, Karin Noessing, Alberto Paternò, Alessandro Perfetto, Enrico Periti, Anna Maria Perta, Francesco Portadibasso, Marco Quacquarini, Michele Ramigni, Caterina Riccardi, Riccardo Righi, Laura Sandrone, Paola Solombrino, Vincenzo Tedesco, Gaetano Telesio, Leonida Tortora, Michele Toschi, Ingvild Unterpertinger e Ignazio Zangara.