Qualche osservazione sulle linee guida sul documento informatico

Premessa

Siamo in attesa della pubblicazione delle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, che usciranno quando la Commissione europea avrà espresso l’ultimo definitivo parere sulle risposte date da AgID alle osservazioni ricevute dalla Commissione, appunto, sulla versione del febbraio 2020[1].

Sfruttiamo questo tempo per rileggere quanto ci diceva la prima versione delle Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici (dicembre 2015) relativamente al ciclo di vita del documento alla luce delle Linee guida in fase di approvazione, ma che presto diverranno vincolanti[2].

In particolare consideriamo lo schema che le prime ci propongono al paragrafo 1.7 Il ciclo di vita del documento informatico: le macro-fasi che compongono il ciclo di vita del documento.

Si enucleano tre fasi: formazione, gestione e conservazione.

La prima fase prevede quindi produzione, acquisizione, registrazione informatica e generazione di raggruppamenti.

La seconda si articola in sottoscrizione, validazione temporale, trasmissione, copie/duplicati/estratti, pubblicazione, accesso/esibizione, ricerche.

La terza fase invece si risolve nell’archiviazione.

Scorrendo semplicemente l’indice delle Linea guida approvande ci accorgiamo che le operazioni sono distribuite in maniera diversa. Perché? Esaminiamo insieme qualche esempio e cerchiamo di capire cosa stride, partendo sempre dalle Linee guida sulla conservazione.

 

Formazione. Registrazione informatica

Registrazione informatica è un’operazione non definita nel Glossario[3] che AgID allega alle nuove Linee guida, in cui come registrazioni si deducono solo quelle legate al registro di protocollo e al registro particolare.

Quindi se, con questa definizione, intendessimo la traccia che lascia il documento nel momento in cui entra nel sistema di gestione documentale, a prescindere dalla registrazione di protocollo o dalla registrazione particolare (a/di repertorio), assumendo un identificativo al quale si legano i successivi interventi effettuati dagli operatori, sarebbe auspicabile spiegarlo nel Glossario per evitare ambiguità.

Se invece si alludesse alla registrazione di protocollo e alla registrazione a repertorio, si tratterebbe di un’operazione inerente alla fase di gestione e non di formazione. Inoltre, non risulterebbe chiara la differenza rispetto all’operazione «protocollo» che compare in seguito.

 

Formazione. Generazione raggruppamenti

Se per raggruppamenti intendiamo le serie, dette anche aggregazioni documentali informatiche[4], costituite dall’insieme di documenti informatici o di fascicoli informatici riuniti per caratteristiche omogenee, in relazione alla natura e alla forma dei documenti o in relazione all’oggetto e alla materia o in relazione alle funzioni dell’ente, dobbiamo riconoscere che le operazioni dalle quali traggono origine – legate alla fascicolatura e alla repertoriazione – rientrano tra quelle proprie della gestione[5] e non della formazione.

 

Gestione. Trasmissione e protocollo

La trasmissione «che integra in sé le attività di invio e ricezione»[6] risulta operazione propedeutica all’operazione «protocollo». Nel Glossario non troviamo definito il termine «trasmissione». Tuttavia tra le modalità previste per la formazione del documento informatico[7] sono comprese quelle che implicano la «ricezione», come anche previsto dal Legislatore all’art. 5bis, c. 1 del Codice dell’amministrazione digitale[8]. Quindi c’è da chiedersi se la ricezione non sia da comprendersi nella formazione.

L’operazione «protocollo» deve essere più correttamente definita registrazione di protocollo[9], anche per poter considerare la registrazione particolare o a repertorio e non escludere i documenti che la richiedono.

Quando non si tratti di documenti ricevuti, la registrazione di protocollo precede l’attività di invio, che non è quindi propedeutica.

 

Gestione. Copie/duplicati/estratti

Nelle nuove Linee guida copie/duplicati/estratti vengono considerati come possibilità di formazione del documento e quindi originati da operazioni proprie della prima fase del ciclo di vita del documento[10].

 

Conservazione. Archiviazione

Intermedio tra la fase di gestione e quella di conservazione è posto il versamento, che riguarda documentazione destinata alla conservazione permanente ma anche documenti che, secondo le tempistiche definite, verranno scartati[11].

Quindi parrebbe opportuno segnalare come operazione intermedia tra archiviazione e distribuzione o scarto, la selezione, momento attraverso cui il documento deve necessariamente transitare nel compiere il suo ciclo vitale.

Alla luce di queste osservazioni anche l’associazione dei metadati potrebbe essere rimodulata[12].

Nel porre in essere le azioni di formazione saranno associati, infatti, i metadati relativi a identificazione univoca, modalità di formazione, tipologia documentale e riferimento temporale. Diversamente i metadati di classificazione e di fascicolatura potranno essere associati solo in un secondo momento, quando queste operazioni saranno compiute, ossia nella fase di gestione.

E quivi ragionar sempre di Linee guida, ci serva semplicemente a capire quali sono le incertezze che possiamo incontrare nell’impostare il nostro lavoro quotidiano.

Da un punto di vista formale, con la pubblicazione delle ultime Linee guida riguardando formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici decadranno il

DPCM 3 dicembre 2013 – ossia le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione e le Regole tecniche per il protocollo informatico – e

il DPCM 13 novembre 2014, Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni, e quindi anche le Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici (dicembre 2015).

 

[1]Testo consultabile al link https://docs.italia.it/AgID/documenti-in-consultazione/lg-documenti-informatici-docs/it/bozza/index.html. D’ora in poi Lgfgc. Pare utili ricordare il commentato alle bozze presentato dall’Archivio di Stato di Venezia – Scuola di Archivistica, Paleografia e Diplomatica e l’Università Ca’ Foscari di Venezia – Dipartimento di Studi umanistici, consultabile al link http://www.archiviodistatovenezia.it/web/fileadmin/template/allegati/scuola_APD/2019-2020/calendario_e_avvisi/ASVe-UniVELG_commento20191115.pdf.

[2]Testo consultabile al link https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida/la_conservazione_dei_documenti_informatici.pdf. D’ora in poi LGcdi.

[3]Testo consultabile al link https://docs.italia.it/AgID/documenti-in-consultazione/lg-documenti-informatici-docs/it/bozza/allegati.html . D’ora in poi Glossario.

[4]Cfr. Glossiario, s.v. “aggregazione documentale informatica” e “serie”.

[5]Cfr.  LGfgc, 3. Gestione, 3.3. Aggregazioni documentali informatiche e archivio informatico.

[6]Cfr. LGcdi, p. 31.

[7]LGfgc, 2. Formazione, 2.1.1. Formazione del documento informatico.

[8]D.Lgs. 82/2005, art. 5-bis. c. 1: La presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalita’ le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese.

[9]DPR 445/2000, art. 53; D.Lgs. 82/2005, art. 40-bis.

[10]LGfgc, 2. Formazione, 2.3 Duplicati, copie ed estratti informatici di documenti informatici.

[11]D.Lgs. 82/2005, art. 44, c. 1-bis.

[12]LGcdi , Allegato B; LGfgc, Allegato 5.