Incentivi all’utilizzo delle condizioni generali di contratto (I)

In realtà, un diverso approccio può condurre a soluzioni idonee a fornire all’imprenditore una tutela di base, specie nelle trattative con controparti estere. Precisiamo che ci occuperemo dei rapporti tra imprenditori (B2B), visto che quelli con i consumatori (B2C) seguono direttrici peculiari.

Le CG sono uno strumento regolato dal nostro Codice Civile e ampiamente utilizzato nella prassi dei rapporti commerciali nazionali ed internazionali (dove sono generalmente conosciute come “General terms and conditions”). Per intenderci, sono quelle che, da compratori di beni o servizi, ci troviamo spesso a sottoscrivere (o doppiamente sottoscrivere, come vedremo nel prossimo contributo), senza avere alcuna possibilità di scelta: “prendere o lasciare”. Effettivamente la logica delle CG di contratto è proprio questa: costituiscono una sorta di “manifesto” delle regole giuridiche, appunto “generali”, applicate dall’impresa a tutti i futuri rapporti che avranno le caratteristiche individuate. Le più frequenti nella prassi sono le CG di vendita, di fornitura e d’acquisto. Ciò non significa che, avuto riguardo alla tipologia dei beni e/o servizi prestati dall’azienda, non sia opportuno predisporre ed utilizzare, ad esempio, CG dei servizi di assistenza tecnica, o di fornitura di servizi web, ecc.. Un’azienda avveduta dovrebbe anzi dotarsi di CG per ogni singola tipologia di rapporto che rientri nella propria abituale attività.

Per loro natura le CG sono destinate ad operare insieme alle condizioni particolari concordate per lo specifico affare. Facciamo un esempio: nelle CG di vendita (ma anche d’acquisto) potremo prevedere norme regolatrici delle modalità di pagamento del prezzo (ad esempio, mediante bonifico bancario a trenta giorni data fattura), mentre il prezzo dovrà essere stabilito nelle condizioni particolari che tradizionalmente sono inserite nella offerta o nella conferma d’ordine.

Per stabilire il contenuto delle CG procediamo per esclusione: recheranno le clausole che non possiamo o non vogliamo inserire nelle condizioni particolari (comunque siano chiamate nella prassi dell’azienda). In sintesi, queste ultime possono avere un contenuto estremamente schematico, ad esempio, nei contratti di compravendita: quantità del bene da fornire - prezzo - termine di pagamento - modalità di consegna (facendo eventualmente riferimento ai cosiddetti Incoterms, sui quali torneremo in un prossimo intervento). In calce alle condizioni particolari è sempre opportuno inserire un richiamo alle CG (“Il contratto è disciplinato dalle CG di [•]”), fermo restando che le condizioni particolari possono prevedere parziali deroghe a quanto previsto dalle CG: ciò consente una gestione versatile e personalizzata dei rapporti.

Alle CG potremo lasciare la regolamentazione della disciplina di base del rapporto, ad esempio (rimanendo nel contesto della compravendita), oltre alle modalità di pagamento, il venditore avrà interesse a disciplinare la garanzia sul bene fornito, eventuali standard tecnici applicati, i termini di decadenza per presentare la denuncia di eventuali vizi, difetti e non conformità del bene, i rimedi concessi al compratore (gestione dei resi, sostituzione, riparazione), le ipotesi di esonero e di limitazione della responsabilità, le modalità di gestione delle controversie (legge applicabile, eventuale conciliazione, foro competente o arbitrato).

Cerchiamo di fornire alcuni consigli operativi.

Specificità. Non snaturiamo la funzione delle CG, utilizzando quelle dei nostri concorrenti o, peggio, quelle di aziende che non hanno nulla a che fare con la nostra realtà. Le CG rappresentano l’azienda molto più di tanti slogan e campagne pubblicitarie: costituiscono un documento giuridico, ma anche uno strumento in grado di ridefinire, razionalizzandola, l’organizzazione dell’azienda e di promuoverne l’immagine seguendo logiche di marketing.

In altre parole, CG ben scritte (facilmente comprensibili da tutti e non solo dagli avvocati, anche perché si rivolgono proprio agli operatori commerciali), ragionevoli (sul piano delle obbligazioni poste a carico della controparte e degli impegni assunti, anche al fine di evitare quella “ingessatura” nelle trattative, che spesso induce l’imprenditore a rinunciare a dotarsi di CG), sintetiche (evitiamo “lenzuolate” e atteniamoci all’essenziale), e infine che tengano conto delle caratteristiche del prodotto (o servizio) fornito (o acquistato), devono considerarsi nel mondo globalizzato indispensabile strumento di business.

Aggiornamento. Proprio perché devono nascere nel contesto aziendale, le CG richiedono un aggiornamento costante sulla base di quanto emerso dall’esperienza quotidiana “sul campo”. Le CG non vanno “dimenticate” in un cassetto, ma sottoposte ad un continuo processo di revisione ed integrazione (è consigliabile programmare almeno un esame annuale, salvo che emergano gravi elementi).

Conoscibilità. Si tratta di un requisito fondamentale che produce conseguenze giuridiche precise. Nel prossimo contributo approfondiremo la tipologia delle clausole delle CG (soffermandoci sulle cosiddette onerose e sulla loro specifica approvazione), gli effetti della mancata sottoscrizione delle CG, le soluzioni al “conflitto” tra CG utilizzate da entrambe le parti nel rapporto.

Occorre sin da ora considerare che, affinché le CG possano produrre effetti giuridici (anche se limitati, come vedremo nel prossimo contributo), è indispensabile che le stesse siano almeno rese conoscibili alla controparte prima o al momento della conclusione del contratto. Tra le misure che si possono seguire ricordiamo: (i) la pubblicazione su una pagina specifica del sito internet a ciò dedicata (con l’eventuale archivio delle CG utilizzate dall’azienda nel corso del tempo); (ii) la spedizione unitamente alla proposta (via email o via fax). In ogni caso, come si diceva, nelle condizioni particolari e nella successiva eventuale corrispondenza è sempre opportuno richiamare le proprie CG, eventualmente segnalando che le stesse possono essere consultate e scaricate dal sito internet aziendale.

Il documento al quale le CG potranno essere allegate o richiamate varierà a seconda delle modalità di conclusione del contratto (ad esempio, richiesta del compratore, proposta del venditore e accettazione del compratore; oppure ordine del compratore e conferma d’ordine del venditore), fermo restando che, in caso di contestazione, occorrerà provare che le CG erano effettivamente conoscibili.

In realtà, un diverso approccio può condurre a soluzioni idonee a fornire all’imprenditore una tutela di base, specie nelle trattative con controparti estere. Precisiamo che ci occuperemo dei rapporti tra imprenditori (B2B), visto che quelli con i consumatori (B2C) seguono direttrici peculiari.

Le CG sono uno strumento regolato dal nostro Codice Civile e ampiamente utilizzato nella prassi dei rapporti commerciali nazionali ed internazionali (dove sono generalmente conosciute come “General terms and conditions”). Per intenderci, sono quelle che, da compratori di beni o servizi, ci troviamo spesso a sottoscrivere (o doppiamente sottoscrivere, come vedremo nel prossimo contributo), senza avere alcuna possibilità di scelta: “prendere o lasciare”. Effettivamente la logica delle CG di contratto è proprio questa: costituiscono una sorta di “manifesto” delle regole giuridiche, appunto “generali”, applicate dall’impresa a tutti i futuri rapporti che avranno le caratteristiche individuate. Le più frequenti nella prassi sono le CG di vendita, di fornitura e d’acquisto. Ciò non significa che, avuto riguardo alla tipologia dei beni e/o servizi prestati dall’azienda, non sia opportuno predisporre ed utilizzare, ad esempio, CG dei servizi di assistenza tecnica, o di fornitura di servizi web, ecc.. Un’azienda avveduta dovrebbe anzi dotarsi di CG per ogni singola tipologia di rapporto che rientri nella propria abituale attività.

Per loro natura le CG sono destinate ad operare insieme alle condizioni particolari concordate per lo specifico affare. Facciamo un esempio: nelle CG di vendita (ma anche d’acquisto) potremo prevedere norme regolatrici delle modalità di pagamento del prezzo (ad esempio, mediante bonifico bancario a trenta giorni data fattura), mentre il prezzo dovrà essere stabilito nelle condizioni particolari che tradizionalmente sono inserite nella offerta o nella conferma d’ordine.

Per stabilire il contenuto delle CG procediamo per esclusione: recheranno le clausole che non possiamo o non vogliamo inserire nelle condizioni particolari (comunque siano chiamate nella prassi dell’azienda). In sintesi, queste ultime possono avere un contenuto estremamente schematico, ad esempio, nei contratti di compravendita: quantità del bene da fornire - prezzo - termine di pagamento - modalità di consegna (facendo eventualmente riferimento ai cosiddetti Incoterms, sui quali torneremo in un prossimo intervento). In calce alle condizioni particolari è sempre opportuno inserire un richiamo alle CG (“Il contratto è disciplinato dalle CG di [•]”), fermo restando che le condizioni particolari possono prevedere parziali deroghe a quanto previsto dalle CG: ciò consente una gestione versatile e personalizzata dei rapporti.

Alle CG potremo lasciare la regolamentazione della disciplina di base del rapporto, ad esempio (rimanendo nel contesto della compravendita), oltre alle modalità di pagamento, il venditore avrà interesse a disciplinare la garanzia sul bene fornito, eventuali standard tecnici applicati, i termini di decadenza per presentare la denuncia di eventuali vizi, difetti e non conformità del bene, i rimedi concessi al compratore (gestione dei resi, sostituzione, riparazione), le ipotesi di esonero e di limitazione della responsabilità, le modalità di gestione delle controversie (legge applicabile, eventuale conciliazione, foro competente o arbitrato).

Cerchiamo di fornire alcuni consigli operativi.

Specificità. Non snaturiamo la funzione delle CG, utilizzando quelle dei nostri concorrenti o, peggio, quelle di aziende che non hanno nulla a che fare con la nostra realtà. Le CG rappresentano l’azienda molto più di tanti slogan e campagne pubblicitarie: costituiscono un documento giuridico, ma anche uno strumento in grado di ridefinire, razionalizzandola, l’organizzazione dell’azienda e di promuoverne l’immagine seguendo logiche di marketing.

In altre parole, CG ben scritte (facilmente comprensibili da tutti e non solo dagli avvocati, anche perché si rivolgono proprio agli operatori commerciali), ragionevoli (sul piano delle obbligazioni poste a carico della controparte e degli impegni assunti, anche al fine di evitare quella “ingessatura” nelle trattative, che spesso induce l’imprenditore a rinunciare a dotarsi di CG), sintetiche (evitiamo “lenzuolate” e atteniamoci all’essenziale), e infine che tengano conto delle caratteristiche del prodotto (o servizio) fornito (o acquistato), devono considerarsi nel mondo globalizzato indispensabile strumento di business.

Aggiornamento. Proprio perché devono nascere nel contesto aziendale, le CG richiedono un aggiornamento costante sulla base di quanto emerso dall’esperienza quotidiana “sul campo”. Le CG non vanno “dimenticate” in un cassetto, ma sottoposte ad un continuo processo di revisione ed integrazione (è consigliabile programmare almeno un esame annuale, salvo che emergano gravi elementi).

Conoscibilità. Si tratta di un requisito fondamentale che produce conseguenze giuridiche precise. Nel prossimo contributo approfondiremo la tipologia delle clausole delle CG (soffermandoci sulle cosiddette onerose e sulla loro specifica approvazione), gli effetti della mancata sottoscrizione delle CG, le soluzioni al “conflitto” tra CG utilizzate da entrambe le parti nel rapporto.

Occorre sin da ora considerare che, affinché le CG possano produrre effetti giuridici (anche se limitati, come vedremo nel prossimo contributo), è indispensabile che le stesse siano almeno rese conoscibili alla controparte prima o al momento della conclusione del contratto. Tra le misure che si possono seguire ricordiamo: (i) la pubblicazione su una pagina specifica del sito internet a ciò dedicata (con l’eventuale archivio delle CG utilizzate dall’azienda nel corso del tempo); (ii) la spedizione unitamente alla proposta (via email o via fax). In ogni caso, come si diceva, nelle condizioni particolari e nella successiva eventuale corrispondenza è sempre opportuno richiamare le proprie CG, eventualmente segnalando che le stesse possono essere consultate e scaricate dal sito internet aziendale.

Il documento al quale le CG potranno essere allegate o richiamate varierà a seconda delle modalità di conclusione del contratto (ad esempio, richiesta del compratore, proposta del venditore e accettazione del compratore; oppure ordine del compratore e conferma d’ordine del venditore), fermo restando che, in caso di contestazione, occorrerà provare che le CG erano effettivamente conoscibili.