L’utilizzo delle condizioni generali di contratto nella formation of contract. Suggerimenti su wording e terminologia di riferimento.

Le c.d. condizioni generali di contratto consistono in un insieme di clausole relative a diversi aspetti del rapporto contrattuale, dalla responsabilità (liability) alle classiche “clausole di stile” (confidentiality, force majeure, governing law, etc.), confezionate in un documento che faccia da complemento ai termini essenziali del contratto.

Classico esempio è quello di un ordine di acquisto (purchase order) per determinati prodotti che richiami l’applicazione di condizioni generali riportate sul retro dell’ordine o contenute in un allegato.

2. La formation of contract in presenza di condizioni generali di contratto

Analizziamo a questo punto alcune situazioni che possono verificarsi quando uno o entrambi i contraenti richiamano l’applicazione di condizioni generali di contratto.

Prima ipotesi: il proponente sottopone il testo contenente i termini essenziali del rapporto al destinatario della proposta, richiamando l’applicazione delle proprie condizioni generali. Se la proposta viene accettata le condizioni generali saranno applicabili al rapporto contrattuale.

Seconda ipotesi: il proponente sottopone al destinatario termini essenziali e condizioni generali. Il destinatario accetta i termini essenziali ma richiama l’applicazione delle proprie condizioni generali al rapporto contrattuale.

Ci troviamo a questo punto dinanzi a due ordini di problemi. Il primo riguarda la effettiva conclusione del contratto. Abbiamo già approfondito questi temi nell’articolo sul meccanismo di conclusione del contratto, ma sarà opportuno ricordare sinteticamente che le posizioni “più rigide” (il nostro codice civile, la Convenzione di Vienna, la mirror image rule dei paesi di common law) escludono che l’accettazione non conforme alla proposta dia vita ad un contratto, quanto piuttosto ad una controproposta.

Le esigenze del commercio internazionale tuttavia hanno contribuito a creare degli orientamenti maggiormente “possibilisti” sulla conclusione del contratto anche in presenza di un’accettazione non conforme nel caso di modifiche non sostanziali.

Il secondo problema è rappresentato dalla c.d. “battle of the forms” e riguarda l’individuazione di quale tra le condizioni generali richiamate dai contraenti sia effettivamente applicabile al contratto, una volta che le parti inizino comunque ad eseguire il contratto, pur senza avere fatto chiarezza (con un’espressa accettazione ovvero un rifiuto) sul testo contrattuale applicabile.

La soluzione dei paesi di common law è nel meccanismo della last shot rule, che prevede l’applicabilità delle condizioni contrattuali dell’ultimo dei contraenti che le ha richiamate nell’ultimo scambio o comunicazione prima dell’inizio dell’esecuzione del contratto, secondo uno schema di questo tipo: offer → response = counteroffer → performance → acceptance by conduct on buyer’s/seller’s standard forms depending on who did the last shot.

Questo orientamento ha trovato un discreto successo, maggiore di quello riservato alla knock out rule, che esclude l’applicazione di entrambe le condizioni generali perlomeno relativamente alle clausole chiaramente in contrasto tra loro. Anche i principi UNIDROIT seguono tuttavia quest’ultimo orientamento, riconoscendo valida applicazione unicamente alle clausole concordate ovvero sostanzialmente coincidenti nei contenuti.

Terza ipotesi: il destinatario di proposta e condizioni generali accetta apportando tuttavia alcune modifiche alle condizioni generali del proponente.

Anche in questo caso opera il meccanismo della last shot rule; il proponente che dà esecuzione al contratto una volta ricevuta l’accettazione non conforme da parte del destinatario avrà tacitamente accettato le modifiche apportate alla propria proposta contrattuale.

Le norme che regolano la compravendita di beni del U.C.C. degli Stati Uniti (Uniform Commercial Code, art. 2) stabiliscono che l’accettazione espressa di una proposta che pure prevede additional or different terms rispetto alla offer è da considerarsi un’accettazione piena fatto salvo che non si tratti di un conditional assent, secondo il seguente schema: acceptance → even though it states terms additional or different from those offered →  unless acceptance is expressly made conditional on assent to the different terms (= no acceptance, counteroffer). Altro presupposto è che eventuali additional or different terms non costituiscano modifiche sostanziali dell’offer (they don’t materially alter the proposal): solo in questo caso infatti “such additional or different terms become part of the contract”.

3. Wording e terminologia di riferimento

In conclusione troviamo interessante parlare dell’aspetto linguistico e della terminologia da utilizzare nei contesti descritti.

Le formule per richiamare l’applicazione delle condizioni generali possono essere molteplici. Ecco alcuni esempi: “The Seller’s General Conditions of Sale are incorporated by reference in this Agreement” oppure “The General Terms and Conditions hereto attached are an integral part of this Agreement”.

Preso atto della delicatezza del meccanismo di proposta-accettazione e di quanto sia importante per il contraente esprimere in maniera chiara la propria volontà per non incorrere in effetti giuridici indesiderati o addirittura pregiudizievoli, sarà senz’altro opportuno ricorrere ad alcune formule linguistiche che possano aiutarci nei casi citati.

Torniamo all’esempio del purchase order inviato dal purchaser (acquirente) al seller (venditore). Il seller che ricevendo il purchase order non voglia o non sia in grado di fornire il prodotto richiesto, dovrà dare una risposta che non sia in nessun caso interpretabile come un’accettazione, come ad esempio: “Thank You for Your order. Unfortunately we no longer manufacture product A, but we have a similar product, B, which You can have on the same terms”.

Qualora la risposta del seller non introduca modifiche essenziali come nell’esempio sopra riportato (oggetto del contratto), ma piuttosto interessi altri termini del contratto quali ad esempio la responsabilità da prodotto difettoso, le nuove condizioni potrebbero essere sottoposte al buyer con un’accettazione della proposta condizionale all’accettazione dei nuovi termini introdotti: “Your order is accepted on condition that you agree to indemnify us for any claims of injury arising out of the use of goods described above”. Altro costrutto molto utilizzato per introdurre una condizione sospensiva è provided that.

In conclusione potrebbe anche essere utile introdurre nelle condizioni generali di contratto una clausola che espressamente stabilisca la prevalenza delle medesime su qualsiasi contratto o condizioni generali dell’altro contraente. “These General Conditions shall prevail over any Buyer’s general terms and conditions and shall apply to any contract of sale between the Seller and the Purchaser”.

Le c.d. condizioni generali di contratto consistono in un insieme di clausole relative a diversi aspetti del rapporto contrattuale, dalla responsabilità (liability) alle classiche “clausole di stile” (confidentiality, force majeure, governing law, etc.), confezionate in un documento che faccia da complemento ai termini essenziali del contratto.

Classico esempio è quello di un ordine di acquisto (purchase order) per determinati prodotti che richiami l’applicazione di condizioni generali riportate sul retro dell’ordine o contenute in un allegato.

2. La formation of contract in presenza di condizioni generali di contratto

Analizziamo a questo punto alcune situazioni che possono verificarsi quando uno o entrambi i contraenti richiamano l’applicazione di condizioni generali di contratto.

Prima ipotesi: il proponente sottopone il testo contenente i termini essenziali del rapporto al destinatario della proposta, richiamando l’applicazione delle proprie condizioni generali. Se la proposta viene accettata le condizioni generali saranno applicabili al rapporto contrattuale.

Seconda ipotesi: il proponente sottopone al destinatario termini essenziali e condizioni generali. Il destinatario accetta i termini essenziali ma richiama l’applicazione delle proprie condizioni generali al rapporto contrattuale.

Ci troviamo a questo punto dinanzi a due ordini di problemi. Il primo riguarda la effettiva conclusione del contratto. Abbiamo già approfondito questi temi nell’articolo sul meccanismo di conclusione del contratto, ma sarà opportuno ricordare sinteticamente che le posizioni “più rigide” (il nostro codice civile, la Convenzione di Vienna, la mirror image rule dei paesi di common law) escludono che l’accettazione non conforme alla proposta dia vita ad un contratto, quanto piuttosto ad una controproposta.

Le esigenze del commercio internazionale tuttavia hanno contribuito a creare degli orientamenti maggiormente “possibilisti” sulla conclusione del contratto anche in presenza di un’accettazione non conforme nel caso di modifiche non sostanziali.

Il secondo problema è rappresentato dalla c.d. “battle of the forms” e riguarda l’individuazione di quale tra le condizioni generali richiamate dai contraenti sia effettivamente applicabile al contratto, una volta che le parti inizino comunque ad eseguire il contratto, pur senza avere fatto chiarezza (con un’espressa accettazione ovvero un rifiuto) sul testo contrattuale applicabile.

La soluzione dei paesi di common law è nel meccanismo della last shot rule, che prevede l’applicabilità delle condizioni contrattuali dell’ultimo dei contraenti che le ha richiamate nell’ultimo scambio o comunicazione prima dell’inizio dell’esecuzione del contratto, secondo uno schema di questo tipo: offer → response = counteroffer → performance → acceptance by conduct on buyer’s/seller’s standard forms depending on who did the last shot.

Questo orientamento ha trovato un discreto successo, maggiore di quello riservato alla knock out rule, che esclude l’applicazione di entrambe le condizioni generali perlomeno relativamente alle clausole chiaramente in contrasto tra loro. Anche i principi UNIDROIT seguono tuttavia quest’ultimo orientamento, riconoscendo valida applicazione unicamente alle clausole concordate ovvero sostanzialmente coincidenti nei contenuti.

Terza ipotesi: il destinatario di proposta e condizioni generali accetta apportando tuttavia alcune modifiche alle condizioni generali del proponente.

Anche in questo caso opera il meccanismo della last shot rule; il proponente che dà esecuzione al contratto una volta ricevuta l’accettazione non conforme da parte del destinatario avrà tacitamente accettato le modifiche apportate alla propria proposta contrattuale.

Le norme che regolano la compravendita di beni del U.C.C. degli Stati Uniti (Uniform Commercial Code, art. 2) stabiliscono che l’accettazione espressa di una proposta che pure prevede additional or different terms rispetto alla offer è da considerarsi un’accettazione piena fatto salvo che non si tratti di un conditional assent, secondo il seguente schema: acceptance → even though it states terms additional or different from those offered →  unless acceptance is expressly made conditional on assent to the different terms (= no acceptance, counteroffer). Altro presupposto è che eventuali additional or different terms non costituiscano modifiche sostanziali dell’offer (they don’t materially alter the proposal): solo in questo caso infatti “such additional or different terms become part of the contract”.

3. Wording e terminologia di riferimento

In conclusione troviamo interessante parlare dell’aspetto linguistico e della terminologia da utilizzare nei contesti descritti.

Le formule per richiamare l’applicazione delle condizioni generali possono essere molteplici. Ecco alcuni esempi: “The Seller’s General Conditions of Sale are incorporated by reference in this Agreement” oppure “The General Terms and Conditions hereto attached are an integral part of this Agreement”.

Preso atto della delicatezza del meccanismo di proposta-accettazione e di quanto sia importante per il contraente esprimere in maniera chiara la propria volontà per non incorrere in effetti giuridici indesiderati o addirittura pregiudizievoli, sarà senz’altro opportuno ricorrere ad alcune formule linguistiche che possano aiutarci nei casi citati.

Torniamo all’esempio del purchase order inviato dal purchaser (acquirente) al seller (venditore). Il seller che ricevendo il purchase order non voglia o non sia in grado di fornire il prodotto richiesto, dovrà dare una risposta che non sia in nessun caso interpretabile come un’accettazione, come ad esempio: “Thank You for Your order. Unfortunately we no longer manufacture product A, but we have a similar product, B, which You can have on the same terms”.

Qualora la risposta del seller non introduca modifiche essenziali come nell’esempio sopra riportato (oggetto del contratto), ma piuttosto interessi altri termini del contratto quali ad esempio la responsabilità da prodotto difettoso, le nuove condizioni potrebbero essere sottoposte al buyer con un’accettazione della proposta condizionale all’accettazione dei nuovi termini introdotti: “Your order is accepted on condition that you agree to indemnify us for any claims of injury arising out of the use of goods described above”. Altro costrutto molto utilizzato per introdurre una condizione sospensiva è provided that.

In conclusione potrebbe anche essere utile introdurre nelle condizioni generali di contratto una clausola che espressamente stabilisca la prevalenza delle medesime su qualsiasi contratto o condizioni generali dell’altro contraente. “These General Conditions shall prevail over any Buyer’s general terms and conditions and shall apply to any contract of sale between the Seller and the Purchaser”.