Un esempio di ininteroperabilità: nell’èra della PEC bisogna semplificare l’iscrizione all’Indice PA

1. Riferimenti normativi

Con l’art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000 e con lo scopo di facilitare la trasmissione di documenti informatici, era stato istituito l’Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, comunemente chiamato “IPA”[1].

Invero, l’acronimo utilizzato nel documento tecnico del CNIPA avrebbe dovuto essere, coerentemente e anche per rispetto alla lingua italiana, IAP (o, più completo, IAPAOO)[2].

Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali, l’art. 17, comma 29, del DL 1° luglio 2009, n. 78, convertito nella legge 3 agosto 2009, n. 102, ha recentemente modificato il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale – CAD, introducendo l’art. 51bis, che ha cambiato la denominazione ufficiale dell’IPA in Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni [3].

Tuttavia, il documento tecnico che illustreremo a breve sembra ignorare questa modifica.

2. La procedura di iscrizione

Le amministrazioni che intendano trasmettere documenti informatici da protocollare devono necessariamente iscriversi all’IPA e ciò avviene attraverso due fasi: l’accreditamento e la pubblicazione.

Sul sito www.indicepa.gov.it, con copyright 2002-2003, è possibile accedere a un documento tecnico di ben 84 pagine denominato Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, aggiornato al 5 febbraio 2010, in cui è descritto al § 4.3.1. l’iter da seguire, che qui riportiamo:

1. la PA richiede al Gestore dell’IPA l’accreditamento presso l’Indice, inviando via fax l’apposito modulo disponibile sul sito web http://www.indicepa.gov.it;

2. il Gestore dell’IPA, di concerto con l’amministrazione in questione e con il Responsabile dell’IPA, verifica che la PA possieda i requisiti necessari all’accreditamento, definisce un codice identificativo per la stessa ed acquisisce quindi i dati previsti per l’accreditamento;

3. il Gestore dell’IPA provvede a creare nell’IPA la struttura dati necessaria a contenere i dati della PA (crea il ramo o=AMM,c=it);

4. il Gestore dell’IPA comunica via e-mail al Referente della Amministrazione l’avvenuto accreditamento fornendo il codice assegnato all’amministrazione da utilizzare nella segnatura di protocollo, e le credenziali per l’accesso all’area riservata del sito web IPA.

Integrando la procedura con le istruzioni descritte nel sito web, appare subito evidente la sua macchinosità. Infatti, da un lato vengono utilizzati canali di comunicazione eterogenei (si chiede l’accreditamento via fax e si riceve la risposta via e-mail), dall’altro pare non conforme a quanto stabilito dal capo V del CAD (artt. 50 e ss.) sui Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete e soprattutto con lo spirito della norma stessa, che si basa sull’interoperabilità per agevolare lo scambio di documenti informatici[4].

Sul sito web è, infatti, disponibile un “modulo elettronico” per l’accreditamento, che in realtà non è altro che un file zippato contenente un file testuale (Richiesta accreditamento.doc, con lo spazio), che per come è stato strutturato prevede necessariamente una stampa cartacea e una compilazione manuale per i “quadratini” previsti per l’inserimento delle informazioni!

È disponibile anche un altro file zippato (RichiestaCambioReferente.zip) che in realtà contiene il file Richiesta di accreditamento all.doc (con tre spazi), con le stesse caratteristiche di ininteroperabilità di quello precedente.

La procedura descritta nel documento tecnico, aggiornato come dicevamo al 5 febbraio 2010, (ma che contiene ancora la vecchia denominazione del DPCM 31 ottobre 2000 e non quella nuova stabilità nel 2009 con l’art. 51bis del CAD), non tiene conto della possibilità di richiedere l’accreditamento via posta elettronica certificata (PEC), né di utilizzare un “vero” modulo elettronico contenente i campi compilabili direttamente via web o, in alternativa, un modulo “pdf intelligente” da trasmettere via PEC o semplice e-mail, con i campi compilabili direttamente senza ricorrere alla stampa cartacea.

A nulla vale l’eventuale giustificazione che il comma 3 dell’art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000 preveda espressamente l’utilizzo del protocollo LDAP, visto che si tratta di una norma che esplicita tecnologie di almeno dieci anni fa!

Così come strutturata, dunque, si tratta di una procedura inefficiente sotto molti profili, non ultimo quello inerente al fatto che la durata complessiva per l’accreditamento è mediata da un presidio e non è automatica come ci aspetteremmo nell’èra digitale proprio da chi dovrebbe non solo divulgare, ma anche invogliare a utilizzare le nuove tecnologie.

Il risultato è che, di norma, la procedura di accreditamento dura più di qualche giorno, senza tener conto delle “complicazioni” informatiche per la comunicazione dei dati, così come descritte al § 5 del documento tecnico. L’iscrivenda amministrazione, infatti, ha due strade, entrambe prevedono però l’utilizzo di un file testuale (*.txt o *.text) in formato standard LDIF oppure con campi separati dal carattere “pound” (#). Si tratta di procedure inusuali per le amministrazioni pubbliche, che devono necessariamente far ricorso agli informatici, in barba al principio della semplificazione amministrativa tanto sbandierata in questo periodo.

La rivoluzione digitale è sacrosanta, ma deve partire dalle piccole cose che hanno ricadute concrete nella vita dei cittadini e delle amministrazioni. La PEC e soprattutto la compilazione di moduli web (in aree accessibili e ovviamente riservate e sicure) avrebbero risolto in pochi minuti il problema, anche perché si tratta di accreditare non un cittadino, ma una amministrazione pubblica, della quale dovrebbero essere ben note le informazioni minime e, in ogni caso, facilmente verificabili.

Si tratta, in buona sostanza, di uno dei tanti esempi di come sia sempre possibile complicare le cose semplici anche nella tanto importante e desiderata Società dell’Informazione!

[1] DPCM 31 ottobre 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 2008, n. 428 (GU 21.11.2000, n. 272).

[2] Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, disponibile sul sito web www.indicepa.gov.it.

Nonostante il diffusissimo acronimo PA, la dicitura corretta in italiano è “amministrazione pubblica” (nome e aggettivo), come infatti ha rubricato il DPCM 31 ottobre 2000 e non, secondo lo stile anglosassone, “pubblica amministrazione”. Nessuno, crediamo, penserebbe di dire o di scrivere “regionale amministrazione”, “universitaria amministrazione” o “comunale amministrazione”. Ma, per non trattare questioni nominalistiche, lasciamo qui cadere la cosa, non prima di aver ricordato un altro acronimo incompleto che si trova nello stesso documento tecnico: UO per unità organizzativa, più voltre richiamato, che invece avrebbe dovuto essere UOR per unità organizzativa responsabile, così come previsto dagli artt. 4-6 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

[3] Legge 3 agosto 2009, n. 102, Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 1º luglio 2009, n. 78, recante provvedimenti anticrisi, nonchè proroga di termini e della partecipazione italiana a missioni internazionali (GU4.08.2009, n. 179). La legge 102/2009 non ha modificato il novellato del DL 78/2009, che ora si trova all’art. 17, comma 29. Ecco, pertanto, il nuovo art. 51bis del CAD:

«1. Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche, nel quale sono indicati la struttura organizzativa, l’elenco dei servizi offerti e le informazioni relative al loro utilizzo, gli indirizzi di posta elettronica da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti a tutti gli effetti di legge fra le amministrazioni e fra le amministrazioni ed i cittadini.

2. Per la realizzazione e la gestione dell’indice si applicano le regole tecniche di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica n. 272 del 21 novembre 2000. La realizzazione e la gestione dell’indice è affidato al CNIPA.

3. Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi ed i contenuti dell’indice con cadenza almeno semestrale, salvo diversa indicazione del CNIPA. La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell’indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell’attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili».

[4] Si rammenta, inoltre, che - come specificato nella stessa Circolare 2/2010/DDI del 19/04/2010 - al fine di “agevolare la ricerca degli indirizzi PEC contenuti nell’Indice, DigitPA ha reso disponibile un motore di ricerca, consultabile sul sito www.paginepecpa.it, che consente di reperire facilmente gli indirizzi di interesse”. Auspichiamo che, nell’implementare il nuovo “Indice per le PEC”, si possano coniugare efficienza e razionalità, mettendo da parte l’attuale soluzione prevista per l’IndicePA. 1. Riferimenti normativi

Con l’art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000 e con lo scopo di facilitare la trasmissione di documenti informatici, era stato istituito l’Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, comunemente chiamato “IPA”[1].

Invero, l’acronimo utilizzato nel documento tecnico del CNIPA avrebbe dovuto essere, coerentemente e anche per rispetto alla lingua italiana, IAP (o, più completo, IAPAOO)[2].

Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali, l’art. 17, comma 29, del DL 1° luglio 2009, n. 78, convertito nella legge 3 agosto 2009, n. 102, ha recentemente modificato il D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell’amministrazione digitale – CAD, introducendo l’art. 51bis, che ha cambiato la denominazione ufficiale dell’IPA in Indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni [3].

Tuttavia, il documento tecnico che illustreremo a breve sembra ignorare questa modifica.

2. La procedura di iscrizione

Le amministrazioni che intendano trasmettere documenti informatici da protocollare devono necessariamente iscriversi all’IPA e ciò avviene attraverso due fasi: l’accreditamento e la pubblicazione.

Sul sito www.indicepa.gov.it, con copyright 2002-2003, è possibile accedere a un documento tecnico di ben 84 pagine denominato Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, aggiornato al 5 febbraio 2010, in cui è descritto al § 4.3.1. l’iter da seguire, che qui riportiamo:

1. la PA richiede al Gestore dell’IPA l’accreditamento presso l’Indice, inviando via fax l’apposito modulo disponibile sul sito web http://www.indicepa.gov.it;

2. il Gestore dell’IPA, di concerto con l’amministrazione in questione e con il Responsabile dell’IPA, verifica che la PA possieda i requisiti necessari all’accreditamento, definisce un codice identificativo per la stessa ed acquisisce quindi i dati previsti per l’accreditamento;

3. il Gestore dell’IPA provvede a creare nell’IPA la struttura dati necessaria a contenere i dati della PA (crea il ramo o=AMM,c=it);

4. il Gestore dell’IPA comunica via e-mail al Referente della Amministrazione l’avvenuto accreditamento fornendo il codice assegnato all’amministrazione da utilizzare nella segnatura di protocollo, e le credenziali per l’accesso all’area riservata del sito web IPA.

Integrando la procedura con le istruzioni descritte nel sito web, appare subito evidente la sua macchinosità. Infatti, da un lato vengono utilizzati canali di comunicazione eterogenei (si chiede l’accreditamento via fax e si riceve la risposta via e-mail), dall’altro pare non conforme a quanto stabilito dal capo V del CAD (artt. 50 e ss.) sui Dati delle pubbliche amministrazioni e servizi in rete e soprattutto con lo spirito della norma stessa, che si basa sull’interoperabilità per agevolare lo scambio di documenti informatici[4].

Sul sito web è, infatti, disponibile un “modulo elettronico” per l’accreditamento, che in realtà non è altro che un file zippato contenente un file testuale (Richiesta accreditamento.doc, con lo spazio), che per come è stato strutturato prevede necessariamente una stampa cartacea e una compilazione manuale per i “quadratini” previsti per l’inserimento delle informazioni!

È disponibile anche un altro file zippato (RichiestaCambioReferente.zip) che in realtà contiene il file Richiesta di accreditamento all.doc (con tre spazi), con le stesse caratteristiche di ininteroperabilità di quello precedente.

La procedura descritta nel documento tecnico, aggiornato come dicevamo al 5 febbraio 2010, (ma che contiene ancora la vecchia denominazione del DPCM 31 ottobre 2000 e non quella nuova stabilità nel 2009 con l’art. 51bis del CAD), non tiene conto della possibilità di richiedere l’accreditamento via posta elettronica certificata (PEC), né di utilizzare un “vero” modulo elettronico contenente i campi compilabili direttamente via web o, in alternativa, un modulo “pdf intelligente” da trasmettere via PEC o semplice e-mail, con i campi compilabili direttamente senza ricorrere alla stampa cartacea.

A nulla vale l’eventuale giustificazione che il comma 3 dell’art. 11 del DPCM 31 ottobre 2000 preveda espressamente l’utilizzo del protocollo LDAP, visto che si tratta di una norma che esplicita tecnologie di almeno dieci anni fa!

Così come strutturata, dunque, si tratta di una procedura inefficiente sotto molti profili, non ultimo quello inerente al fatto che la durata complessiva per l’accreditamento è mediata da un presidio e non è automatica come ci aspetteremmo nell’èra digitale proprio da chi dovrebbe non solo divulgare, ma anche invogliare a utilizzare le nuove tecnologie.

Il risultato è che, di norma, la procedura di accreditamento dura più di qualche giorno, senza tener conto delle “complicazioni” informatiche per la comunicazione dei dati, così come descritte al § 5 del documento tecnico. L’iscrivenda amministrazione, infatti, ha due strade, entrambe prevedono però l’utilizzo di un file testuale (*.txt o *.text) in formato standard LDIF oppure con campi separati dal carattere “pound” (#). Si tratta di procedure inusuali per le amministrazioni pubbliche, che devono necessariamente far ricorso agli informatici, in barba al principio della semplificazione amministrativa tanto sbandierata in questo periodo.

La rivoluzione digitale è sacrosanta, ma deve partire dalle piccole cose che hanno ricadute concrete nella vita dei cittadini e delle amministrazioni. La PEC e soprattutto la compilazione di moduli web (in aree accessibili e ovviamente riservate e sicure) avrebbero risolto in pochi minuti il problema, anche perché si tratta di accreditare non un cittadino, ma una amministrazione pubblica, della quale dovrebbero essere ben note le informazioni minime e, in ogni caso, facilmente verificabili.

Si tratta, in buona sostanza, di uno dei tanti esempi di come sia sempre possibile complicare le cose semplici anche nella tanto importante e desiderata Società dell’Informazione!

[1] DPCM 31 ottobre 2000, Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 2008, n. 428 (GU 21.11.2000, n. 272).

[2] Guida ai servizi di Indice delle amministrazioni pubbliche e delle aree organizzative omogenee, disponibile sul sito web www.indicepa.gov.it.

Nonostante il diffusissimo acronimo PA, la dicitura corretta in italiano è “amministrazione pubblica” (nome e aggettivo), come infatti ha rubricato il DPCM 31 ottobre 2000 e non, secondo lo stile anglosassone, “pubblica amministrazione”. Nessuno, crediamo, penserebbe di dire o di scrivere “regionale amministrazione”, “universitaria amministrazione” o “comunale amministrazione”. Ma, per non trattare questioni nominalistiche, lasciamo qui cadere la cosa, non prima di aver ricordato un altro acronimo incompleto che si trova nello stesso documento tecnico: UO per unità organizzativa, più voltre richiamato, che invece avrebbe dovuto essere UOR per unità organizzativa responsabile, così come previsto dagli artt. 4-6 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

[3] Legge 3 agosto 2009, n. 102, Conversione in legge, con modificazioni, del decreto-legge 1º luglio 2009, n. 78, recante provvedimenti anticrisi, nonchè proroga di termini e della partecipazione italiana a missioni internazionali (GU4.08.2009, n. 179). La legge 102/2009 non ha modificato il novellato del DL 78/2009, che ora si trova all’art. 17, comma 29. Ecco, pertanto, il nuovo art. 51bis del CAD:

«1. Al fine di assicurare la trasparenza delle attività istituzionali è istituito l’indice degli indirizzi delle amministrazioni pubbliche, nel quale sono indicati la struttura organizzativa, l’elenco dei servizi offerti e le informazioni relative al loro utilizzo, gli indirizzi di posta elettronica da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti a tutti gli effetti di legge fra le amministrazioni e fra le amministrazioni ed i cittadini.

2. Per la realizzazione e la gestione dell’indice si applicano le regole tecniche di cui al decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica n. 272 del 21 novembre 2000. La realizzazione e la gestione dell’indice è affidato al CNIPA.

3. Le amministrazioni aggiornano gli indirizzi ed i contenuti dell’indice con cadenza almeno semestrale, salvo diversa indicazione del CNIPA. La mancata comunicazione degli elementi necessari al completamento dell’indice e del loro aggiornamento è valutata ai fini della responsabilità dirigenziale e dell’attribuzione della retribuzione di risultato ai dirigenti responsabili».

[4] Si rammenta, inoltre, che - come specificato nella stessa Circolare 2/2010/DDI del 19/04/2010 - al fine di “agevolare la ricerca degli indirizzi PEC contenuti nell’Indice, DigitPA ha reso disponibile un motore di ricerca, consultabile sul sito www.paginepecpa.it, che consente di reperire facilmente gli indirizzi di interesse”. Auspichiamo che, nell’implementare il nuovo “Indice per le PEC”, si possano coniugare efficienza e razionalità, mettendo da parte l’attuale soluzione prevista per l’IndicePA.