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Le malattie endemiche del funzionario pubblico e la reingegnerizzazione dei procedimenti: il progetto Procedamus

20 aprile 2011 -
1. Fotocopite e vademecumenite

Due malattie endemiche serpeggiano nelle stanze degli uffici pubblici, mietendo vittime fra impiegati, funzionari e dirigenti: la fotocopite e la vademecumenite.

La prima si manifesta attraverso un incontrollabile bisogno di accumulare nei propri fascicoli quanti più documenti possibile, soprattutto di carta. Ma anche la fotocopia digitale, basata sul ricorso omnicomprensivo al formato pdf, ormai sta per superare quella analogica ed è molto più rischiosa, tant’è impercettibile la differenza tra le varie copie e l’originale: un bit copiato è sempre uguale a se stesso.

Uno degli effetti più gravi della fotocopite è l’invidia. Molto spesso è l’invidia delle carte altrui, che muta geneticamente nella paura di non avere quell’informazione che potrebbe dare chissà quale vantaggio competitivo al collega (che presto diviene il rivale), che induce a replicare inutilmente documenti. Altre volte è quel bisogno di rassicurazione, di mettersi al riparo da possibili reprimende dei superiori, a consigliare di avere tante copie del medesimo documento, disseminate in più raccoglitori e finanche nel fidato cassetto alla destra della scrivania. E che dire dell’immancabile e inevitabilmente inutile fascicolo “varie” o “miscellanea”? Si tratta di un vero e proprio buco nero per l’archiviazione dei documenti destinati a non essere più ritrovati e quindi irrimediabilmente perduti. Fra l’altro, più il documento è ampio e complesso, meno è stato letto e, di conseguenza, più aumenta il bisogno di averlo pronto “nel caso servisse”. Insomma “non si sa mai”.

L’altra malattia è subdola e strisciante, ma non meno dannosa. Si chiama vademecumenite, basata su un virus persistente dal Medioevo ad oggi, altrettanto contagioso. Infatti, non basta avere una norma per applicarla: la stessa deve essere spiegata e ne devono essere chiariti tutti i contorni in una “circolare applico-esplicativa”, altrimenti la norma risulta tamquam non esset.

Di conseguenza, una volta emanata, la circolare diventa oggetto di culto. La norma che ha generato la circolare, infatti, col tempo sbiadisce e scompare. L’unico riferimento per gli impiegati rimane la sua vulgata, la fatidica circolare. Qualcuno dice di aver visto negli uffici pubblici circolari incorniciate ed appese al muro con fiori e lumini, ma permetteteci di dubitare di queste voci incontrollate...

2. I procedimenti non semplificati sono come torrenti di montagna

Così i procedimenti si stratificano, si incrostano, si complicano. Come un torrente di montagna, il continuo fluire e il sovrapporsi di disposizioni interne agli uffici stratifica prassi applicative in un insieme unico e magmatico, fino a che un bel giorno l’operatore ignora se un certo passaggio del procedimento sia necessario perché richiesto da una norma o sia solo un ghirigoro burocratico risalente a tre dirigenti orsono.

La somma delle due malattie comporta che spesso negli uffici pubblici i funzionari sanno esattamente cosa fare, conoscono ogni piccolo dettaglio del lavoro che svolgono, ma ignorano il contesto complessivo del processo che li coinvolge. Inoltre, cosa ancor più grave, non sanno se il loro lavoro integra di per sé un procedimento o è solo una frazione di un procedimento più ampio e complesso, oppure un endo-, oppure ancora un subprocedimento. Tutti a concentrarsi sul particulare, mentre il generale si perde nei meandri della prima progettazione.

Di quel procedimento la memoria collettiva ha quindi dimenticato la finalità ultima, il provvedimento che ne rappresenta l’esito e gli aspetti di risultato connessi allo stesso. Non si ha quindi spesso una capacità critica riguardo agli atti che si compiono, e non si è in grado di suggerire cambiamenti, al di là di limitati miglioramenti incrementali.



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n.7770 - ISSN 2239-7752

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