Il Lavoro Agile è per tutti, anzi no!

Il lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche è stato introdotto dall’articolo 14 della legge 124/2015 e successivamente disciplinato dal Capo II della legge 81/2017. Con Direttiva del Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione 3/2017, sono stati individuati gli strumenti organizzativi e operativi da porre in essere, a cura di ciascuna amministrazione pubblica, per la promozione e lo sviluppo del lavoro agile. La fase di attuazione sperimentale del lavoro agile, avviata dalla legge n. 124/2015, è stata superata dall’implementazione delle misure di contrasto alla pandemia, tristemente iniziata nel mese di marzo 2020.

A causa dell’emergenza sanitaria e limitatamente a tale periodo, il lavoro agile è stato, dapprima, individuato quale “modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa” per preservare la salute dei dipendenti pubblici e, nel contempo, garantire la continuità dell’azione amministrativa, più che il raggiungimento degli obiettivi indicati nell’articolo 18, comma 1, legge n. 81/2017. Le attività indifferibili, da svolgersi in presenza, erano, come ben sappiamo, ridotte al minimo indispensabile.

Con l’evolversi, altalenante, della situazione pandemica, la direttiva ministeriale del 4 maggio 2020, ha dato facoltà alle pubbliche amministrazioni, allo scopo garantire l’attività amministrativa e di incrementare il supporto all’immediata ripresa delle attività e dei servizi pubblici per la collettività, di rivedere le attività indifferibili da rendere in presenza, ampliando il novero di quelle individuate in prima battuta.

Le amministrazioni, non è una facoltà, sono state chiamate ad espletare la “mappatura delle attività”, ossia la ricognizione, in maniera strutturata e soggetta ad aggiornamento periodico, dei processi che, in base alla dimensione organizzativa e funzionale dell’Ente, possono essere svolti in modalità agile. Tanto risulta previsto dal D.L. n. 34/2020, convertito con Legge n. 77/2020. Inoltre, al fine di assicurare la continuità dell'azione amministrativa e la celere conclusione dei procedimenti, le Amministrazioni sono state, altresì, chiamate ad adeguare l'operatività di tutti gli uffici pubblici alle esigenze, dei cittadini e delle imprese, connesse al graduale riavvio delle attività produttive e commerciali, mediante misure di organizzazione del lavoro, flessibilità dell’orario, modalità di interlocuzione programmata, soluzioni digitali e non in presenza con l'utenza, applicando il lavoro agile, a condizione che l'erogazione dei servizi rivolti a cittadini ed imprese avvenga con regolarità, continuità ed efficienza, nonché nel rigoroso rispetto dei tempi previsti dalla normativa vigente.

Con Decreto 19 ottobre 2020, il lavoro agile nelle amministrazioni pubbliche non costituisce più la modalità ordinaria, ma una delle modalità ordinarie di svolgimento della prestazione lavorativa, in aggiunta alla modalità in presenza. Di regola, il lavoratore agile alterna giornate lavorative in presenza e altre da remoto. L’organizzazione degli uffici deve essere condotta assicurando, su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale, lo svolgimento del lavoro agile almeno al 50% del personale preposto alle attività che possono essere svolte secondo tale modalità.

Le amministrazioni pubbliche, tenuto conto dell'evolversi della situazione epidemiologica, devono assicurare, in ogni caso, le percentuali più elevate possibili di lavoro agile, compatibili con le potenzialità organizzative e con la qualità e l'effettività del servizio erogato.

A questo punto, è utile accennare qualche breve considerazione in merito al POLA, Piano Organizzativo Lavoro Agile, da intendersi come un «nocchiero che traghetta» la modalità di lavoro agile, dalla pandemia alla post pandemia o, ancora, come un «Giano Bifronte» che si pone a metà tra il passato ed il futuro.

È per tale motivo che occorre partire da parametri e concetti diversi da quelli sinora metabolizzati per lo smart working in tempi pandemici.

Le Linee Guida sul Lavoro Agile, stilate dalla Funzione Pubblica ante pandemia, precisano che nello S.W. occorre definire il numero di giorni, di ore, di mesi, di anni di durata dello stesso, con prevalenza della modalità di prestazione in sede.

Non tutti coloro che svolgono lavori "d'ufficio" possono farlo in smart working. Autonomia e responsabilità, orientamento al risultato e capacità di lavorare per progetti sono i presupposti del moderno lavoratore agile. Il concetto di responsabilizzazione è strettamente legato all’autonomia, cioè alla capacità, del lavoratore, di prendere decisioni sulla programmazione dell’attività e sulle modalità da utilizzare per raggiungere gli obiettivi prestabiliti.

Una professionalità tale da consentire lo svolgimento del lavoro in autonomia è il principale requisito per accedere allo smart working. Altro requisito, non certamente secondario, è la digitalizzazione di tutte le fasi procedurali. Uno smart worker che abbisogna, per il conseguimento degli obiettivi giornalieri, della documentazione cartacea depositata in ufficio; di interagire costantemente con colleghi al fine di acquisire note, documenti, informazioni (interazione per richieste d’ufficio che spesso avviene al di fuori dell’orario di lavoro e al di fuori del turno di rientro del collega stesso), di ricevere una costante revisione nell’iter procedurale seguito, in considerazione anche della possibilità di svolgere attività lavorativa in orari non necessariamente prestabiliti, non potrebbe essere inquadrato come lavoratore da adibire efficacemente allo smart working, se non per periodi limitatissimi.

Ciò a causa dei requisiti soggettivi e funzionali (es. mansioni di competenza, caratteristiche comportamentali, capacità di organizzazione e di decisione, propensione all’assunzione di responsabilità), nonché per le caratteristiche delle procedure stesse, le quali, non essendo di tipo digitalizzato, stentano ad essere svolte in autonomia e con responsabilità. Ricordo, a tal riguardo, che tra le principali sfide dell’introduzione dello smart working nelle amministrazioni pubbliche vi è il cambiamento della cultura organizzativa, il miglioramento dei servizi, l’incremento della produttività, la riduzione dei costi e non solo un maggiore benessere organizzativo e la conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

È per tali considerazioni che risulta opportuno comprendere come ciascuna Amministrazione dovrà pensare, rectius riconsiderare, il programma di svolgimento del lavoro agile pianificato su base giornaliera, settimanale o plurisettimanale. La percentuale di coinvolgimento (naturalmente si parla del personale impegnato in attività che possono essere svolte in modalità agile) sarà quantificata includendo tutto il personale autorizzato al lavoro agile, a prescindere dalla frequenza. È importante comprendere come il coinvolgimento non deve essere inteso in modo fisso e tassativo. Vi potranno essere unità di personale coinvolte con una giornata di lavoro agile a settimana ed altre unità che potranno fruire di tale modalità per una giornata ogni due o più settimane. Parimenti, ci potranno essere unità di personale per le quali la lavorazione da remoto sarà sostenuta anche per più giorni settimanali.

Anche la formazione, che deve interessare tutta la piramide amministrativa, il monitoraggio del raggiungimento degli obiettivi, il grado di garanzia degli adeguati livelli di performance, sono ulteriori e fondamentali tasselli per l’effettiva implementazione dello smart working.

Le misure organizzative adottate nell’ambito dei futuri POLA, non possono prescindere da un’attenta analisi dei criteri sopra rappresentati, che sono solo una parte di quelli esplicitati nelle linee guida ministeriali.

Sarà interessante apprendere come il nuovo ministro per la Pubblica Amministrazione, intenderà il connubio tra il lavoro agile e la performance organizzativa e individuale.