Muda… sì ma io?

Esiste una parola giapponese poco conosciuta nel mondo del pubblico. Muda.

Significa attività inutili, sprechi e tutto ciò che non è funzionale all’ottenimento efficace e, soprattutto, efficiente di un risultato.

Agli addetti di organizzazione e di management viene in mente quando si sente parlare di burocrazia. Quest’ultimo termine ha ormai assunto un significato negativo rispetto alla sua origine di forma organizzativa per il lavoro di tipo amministrativo e d’ufficio (il bureau). E immediatamente ne consegue la richiesta di semplificazione delle attività svolte.

Il Muda è una proposta, con la sua tecnicalità, che si inserisce nel filone manageriale cosiddetto Lean: indica principi organizzativi da seguire, offre soluzioni per semplificare ciò che si fa concentrandolo sull’essenziale.

In sintesi, le cose inutili si ritrovano in: difetti (errori di realizzazione e rifacimenti); sovraproduzioni (il fare in eccesso prima che ne si dimostrata la necessità); trasporto e trasferimento (materiale o virtuale di oggetti, documenti); attese (i tempi morti); scorte (non ottimizzate); il movimento (di persone e mezzi); processi e procedure inutilmente costosi.

Credo che in molti di questi sprechi chi opera nel pubblico riconosca parecchie situazioni quotidianamente vissute.

Non entriamo qui nel metodo specifico di come si opera per l’eliminazione degli sprechi, ma solleviamo una questione preliminare la cui risposta innesca o meno il metodo.

Quando si attiva un progetto di revisione del modo di operare, dovrebbe essere il sistema a condurre le danze, ma l’impatto diretto è sulle persone del sistema. Ne deriva una questione di mindset individuale e non di consapevolezza: molti sono perfettamente consapevoli che la modificazione genera la distruzione della propria zona di comfort lavorativo; tanti sono consapevoli che guardare dentro i processi e le procedure farebbe emergere l’inutilità di tanti aspetti di ciò che si fa, descrivendo chiaramente ciò che si è. Quanti invece, vorrebbero proprio mettere mano ad un’opera di risistemazione, ossia hanno una forma mentale orientata al co-progettare (uno dei principi della lean) il ben operare e dimostrando anche la propria professionalità?

Io credo altrettanti, persone in attesa di poter cogliere l’occasione di ri-energizzare il lavoro, il ruolo, le relazioni, magari anche grazie ad un approccio Muda. Perché attendere: forza, cominciamo!